(完整版)文件编写培训
2024Excel培训教程完整版
利用Excel进行邮件合并操作
邮件合并功能介绍
Excel的邮件合并功能可以将数据表中的内容与 邮件模板合并，批量生成个性化的邮件。
创建邮件合并模板
在Word中创建邮件合并模板，设置好邮件格式 和占位符。
ABCD
准备数据源
在Excel中准备好需要发送的数据源，包括收件 人、主题、正文等内容。
执行邮件合并
高级函数应用：数组公式和自定义函数
• 实例演示：={SUM（A1:A10*B1:B10）}计算A1到A10与 B1到B10对应相乘后的和。
高级函数应用：数组公式和自定义函数
自定义函数
输标02入题
通过VBA编程实现自定义函数，扩展Excel的功能。
01
03
实例演示：自定义一个计算两个日期之间天数的函数 DaysBetween，在Excel中输入=DaysBetween（D1，
实现自动化处理。
录制宏
在“开发工具”选项卡中选择 “录制宏”，设置宏名称、快捷 键等参数，然后开始录制操作步 骤。
运行宏
录制完成后，可以通过快捷键或 点击宏按钮来运行宏，自动执行 录制的操作步骤。
VBA编程基础
了解VBA编程的基本概念、语法 和常用对象模型，为进一步学习
自动化处理打下基础。
使用模板快速创建相似工作表或图表
计算指定单元格区域中所有数值的平 均值。
语法
AVERAGE（number1， [number2]，…）
实例演示
=AVERAGE（B1:B10）计算B1到B10 单元格区域中所有数值的平均值。
常用函数介绍及实例演示
MAX和MIN函数
01
分别返回指定单元格区域中的最大值和最小值。
11文件编写培训
❖部门 ❖明确由哪个部门 职责按 负责管理什么事务， 照流程 赋予其什么管理职 图中各 权和事权。 部门纵 向栏目 中业务 活动内 容来写。
2019/4/12
16
二、文件编写内容
3、管理文件的内容（续2）
3.5、文件“管理程序”（业务管理主题内容）
1）业务 管理主题 要求是核 心内容， 与范围的 内容相呼 应。 2）业务管 理主题内 容的编写 要与流程 图描述相 互对应。
滞后性
策划不周或变 化未能预见，更改 文件通常是滞后的。 切记不能让文件的 规定束缚住思维， 阻碍灵感和创新。
2019/4/12
6
一、文件是什么
5、文件分类
2019/4/12
7
一、文件是什么
6、文件层级
管理文件的管辖范围（公司、地方、区域） 下级文件的要求必须服从上级文件的要求 下级文件是否需要编写，取决于: ★上级文件是否强制规定 ★体系管理标准是否规定要编制文件要求 ★上级文件是否直接可以执行、操作 ★上级文件是否直接发到执行者 ★下级是否需要提出高于上级文件的要求
23
二、文件编写内容
6、文件拟稿人基本要求
❖熟悉公司（部门、单位）的总体业务分工和本专业业务 运作的要求及流程。
❖了解公司（部门、单位）综合管理体系适用标准的总体要求，
熟悉标准要求中与本专业业务相关的主题内容。
❖了解拟定管理文件的主题内容和具体要求，并能在日常工 作中监督其贯彻执行。
2019/4/12
❖将涉及文 件业务过程 的所有部门 列入。 ❖按业务过程 的职责和顺序 分别列入业务 的活动模块。 ❖业务活动 模块要求用 动词，简洁、 明了。 ❖业务活动模块是各责任部门 必须的工作，不承担任何责任 的活动都是没有意义的过程 （不增值），就是要通过流程 梳理明确后取消，缩短工作流 程以达到提高工作效率的目的。
2023全新文件培训标准完整版.doc
2023全新文件培训标准完整版.doc范本1：一、项目背景本项目旨在培训员工使用全新的文件管理系统，以提高工作效率和文档管理的质量。
该文档将详细介绍文件管理系统的功能和使用方法，并提供相应的培训材料。
二、文件管理系统介绍1. 系统概述描述文件管理系统的定义、目标和主要功能。
2. 系统架构说明文件管理系统的系统架构和各个组件的功能。
3. 功能模块文件管理系统的各个功能模块及其作用。
三、系统安装与配置1. 硬件要求列出安装文件管理系统所需要的硬件要求。
2. 软件要求列出安装文件管理系统所需要的软件要求。
3. 安装步骤详细说明文件管理系统的安装步骤和注意事项。
4. 配置文件描述文件管理系统的配置文件及其各个参数的含义和配置方法。
四、系统使用指南1. 登录与注销介绍如何登录和注销文件管理系统。
2. 文件与说明如何和文件，并介绍各种文件格式的支持情况。
3. 文件搜索与筛选阐述如何使用文件管理系统的搜索和筛选功能。
4. 文件权限管理介绍文件管理系统的权限管理功能，包括权限和角色权限的设置方法。
5. 文件版本控制说明如何使用文件管理系统的版本控制功能，包括版本的查看、恢复和比较等操作。
6. 文件夹管理介绍如何创建、删除和管理文件夹。
附件：文件管理系统手册、系统安装包。
法律名词及注释：1. 文件管理系统：指用于管理和组织文件的软件系统。
2. 权限管理：指对文件的访问权限和操作权限进行管理和控制的功能。
3. 版本控制：指对文件的不同版本进行管理和控制的功能。
范本2：一、培训需求分析本培训文档旨在满足员工学习某个具体技能的需求。
在分析需要培训的内容和程度之后，制定相应的培训计划。
二、培训目标和内容1. 培训目标确定培训的总体目标和具体目标。
培训内容的详细清单，包括知识点和技能要求等。
三、培训计划1. 培训周期和时间安排给出培训的总体周期和每次培训的时间安排。
2. 培训方法说明采用的培训方法和教学手段。
3. 培训资源列出培训所需的资源，如培训场所、设备和材料等。
文件培训范本
文件培训范本概述文件是组织中非常重要的信息载体，在各个部门和岗位都扮演着重要的角色。
为了确保文件的规范性、准确性和高效性，对于文件的培训是必不可少的。
本文将介绍一份有效的文件培训范本，旨在提供一个可操作的指南，帮助组织进行文件培训。
1. 培训目标首先，在进行文件培训前，明确培训的目标是非常重要的。
以下是一些示例目标，可以根据具体情况进行调整：- 确保员工了解组织的文件管理政策和流程；- 培养员工编写、编辑和格式化文件的能力；- 提高员工对文件版本控制和文档备份的意识；- 促进团队合作和协作，以确保文件的一致性和准确性。
2. 培训内容根据培训目标，确定需要涵盖的培训内容。
以下是一些示例内容，供参考：- 文件管理政策和流程：介绍组织的文件管理政策，包括文件的创建、审查、批准和归档等流程；- 文件编写技巧：培养员工良好的文件编写能力，包括清晰的语言表达、逻辑结构和有效的段落划分；- 文件格式化指南：介绍标准的文件格式化要求，包括字体、字号、标题和页眉等；- 文件版本控制：引导员工了解文件版本控制的重要性，以及如何使用版本控制工具进行协作；- 文件备份策略：提醒员工根据组织的备份策略，定期备份和存档重要文件。
3. 培训方法根据培训内容和目标，选择适合的培训方法。
以下是一些常用的培训方法：- 班级培训：组织面对面的培训课程，可以由专业培训师进行讲解和演示；- 在线培训：利用学习管理系统（LMS）提供在线培训材料，员工可以根据自己的节奏进行学习；- 内部培训师：培训内部员工成为培训师，进行小组或团队的培训，促进内部知识共享；- 文件示范：提供示范文件供员工学习，结合实际案例进行讨论和练习。
4. 培训评估培训结束后，评估培训的有效性是必要的。
以下是一些示例评估方法：- 测验：提供文件编写或格式化的测验，评估员工的知识掌握程度；- 反馈调查：通过匿名问卷或面谈形式，收集员工对培训内容和方法的反馈意见；- 绩效评估：观察员工在实际工作中应用培训知识和技巧的情况，评估其绩效改善情况。
文件编写培训教程
管理文件的内容
二、文件编写内容
*
*
培训材料之三
管理文件的内容（续1）
二、文件编写内容
*
*
01
培训材料之三
02
管理文件的内容（续2）
二、文件编写内容
*
*
培训材料之三
管理文件的内容（续3）
培训材料之三
*
*
01
文件编写内容
02
管理文件的内容（续4）
培训材料之三
*
*
01
文件编写内容
02
四、程序文件编写
*
*
培训材料之三
01
程序的定义及其理解
02
程序 procedure
03
四、程序文件编写
*
*
程序文件的编写
培训材料之三
四、程序文件编写
*
*
培训材料之三
01
文件编制准备
02
四、程序文件编写
*
*
培训材料之三
01
02
文件编制准备（续）
培训材料之三
*
*
培训提纲
一 文件是什么 二 文件编写内容 三 流程图 四 程序文件编写 文件编写出现的问题
管理文件的内容（续5）
二、文件编写内容
*
*
01
02
培训材料之三
管理文件的内容（续6）
二、文件编写内容
*
*
培训材料之三
4、文件编写注意事项
三稿一定工作过程 文件编写内容 培训材料之三 文件编制流程
二、文件编写内容
*
*
培训材料之三
6、文件拟稿人基本要求
培训提纲
文件编写培训教程
培训材料之三
管理 文件 的 构成
A、范围 B、定义或术语（需要时） C、管理职责 D、业务管理程序和主题内容 E、记录 F、附图附表：管理流程图、记录表
*
14
二、文件编写内容
3、管理文件的内容
培训材料之三
-
*
15
二、文件编写内容
3、管理文件的内容（续1）
培训材料之三
*
16
二、文件编写内容
3、管理文件的内容（续2）
要
职责—明确负责做什么即可。
求
程序内容按5W1H描述。即WHAT(干什么)、WHY(何故)、WHO(何人)、
WHEN(何时)、WHERE(何处)、HOW(如何控制)。
作业文件—按作业流程中的事项面面俱到，要详细、具体。重点是描述干什 么、怎么干、干到什么程度或要求，遇到问题时怎么办，留下什么记录等。
培训材料之三
*
33
培训材料之三
四、程序文件编写
1、程序的定义及其理解 程序 procedure
为进行某项活动或过程(3.4.1)
注1 注2：当程序形成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件的程序”。含有程
序的文件(3.7.2)可称为“程序文件”
➠程序是形成客观事实或过程结果的逻辑顺序的活动步骤及其要求。 ➠程序文件可以是管理过程活动的，也可以是管理作业活动的；可以 是跨部门管理，也可以是部门内管理。
培训材料之三
*
26
三、流程图
2、流程图的编制要点
培训材料之三
*
27
三、流程图
2、流程图的编制要点
培训材料之三
*
28
三、流程图
3、流程图的编制
培训材料之三
文件编写培训_2
课堂练习 列出《安全教育培训管理制度》的提纲
安全教育培训要求
• 5.1教育培训管理建立安全教育培训的管理制度。 确定安全教育培训主管部门，定期识别安全教育培训需求， 制定各类人员的培训计划。 按计划进行安全教育培训，对 安全培训效果进行评估和改进。做好培训记录，并建立档案。
• 5.2安全生产管理人员教育培训 主要负责人和安全生产管 理人员，必须具备与本单位所从事的生产经营活动相应的安 全生产知识和管理能力，须经考核合格后方可任职。
•
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20.11.2621:25:3821:25Nov-2026-Nov-20
•
重于泰山，轻于鸿毛。21:25:3821:25:3821:25Thursday, November 26, 2020
•
不可麻痹大意，要防微杜渐。20.11.2620.11.2621:25:3821:25:38November 26, 2020
•
务实，奋斗，成就，成功。2020年11月26日 星期四9时25分 38秒T hursday, November 26, 2020
•
抓住每一次机会不能轻易流失，这样 我们才 能真正 强大。20.11.262020年 11月26日星期 四9时25分38秒20.11.26
谢谢大家！
文件的格式
1 目的 2 适用范围 3 编写依据（可选） 4 定义和术语（可选） 5 职责 6 工作内容和要求 7 记录
第一章
安全生产目标
文件要求
1、 《安全生产目标管理制度》
编写要点：制定、分解、实施、考核及责任部门或责任人 的相应责任。
2、《年度安全生产目标与指标》
编写要点：依据上述管理制度制定的要求。
文件编写培训教程2024新版
采用适合团队的项目管理工具，如JIRA、Trello等，帮助团队成员 更好地跟踪和管理任务。
定期评估和改进
定期评估团队协作的效果和效率，发现问题并及时改进，不断提升 团队的协作能力。
06 文件编写实战演 练与反馈评估
实战演练：分组完成一个文件编写任务
1 2
分组与角色分配
根据参与者数量和背景，进行合理分组，并分配 各自在文件编写过程中的角色，如主编、副主编 、校对等。
图表展示和解读技巧
选择合适的图表类型
根据数据类型和分析目的，选择合适的图表类型，如柱状图、折 线图、饼图、散点图等。
图表设计原则
遵循简洁明了、重点突出、色彩搭配合理等原则，设计出易于理 解和美观的图表。
图表解读技巧
掌握图表解读的基本技巧，如识别图表中的关键信息、理解数据 间的关系和趋势等。
案例分析：某公司年度报告编写过程
织，确保内容条理清晰、易于理解。
数据收集、整理和分析方法
01
02
03
确定数据来源
根据报告需求，确定合适 的数据来源，如公司内部 数据库、公开数据、调查 问卷等。
数据收集与整理
采用合适的方法和工具进 行数据收集，并对数据进 行和分析目的 ，选择合适的数据分析方 法，如描述性统计、推论 性统计、数据挖掘等。
在编写文件内容时，应注意准确性和完整性。避免遗漏重要信息或提 供不准确的数据，以免误导读者或造成不良影响。
命名错误
在命名文件时，应注意准确性和一致性。避免使用模糊或误导性的文 件名，以便于文件的查找和管理。
02 文字处理软件操 作技巧
Word界面介绍与功能概览
01
Word启动与界面组成
介绍如何启动Word程序，以及Word界面的主要组成部分，如标题栏
文件编制及文件程序流程培训
根据文件的性质、用途和重要性 ，文件可分为行政文件、技术文 件、质量文件、合同文件等。
文件编制目的和意义
目的
确保组织内部或外部沟通顺畅，提高 工作效率，规范工作流程，保证工作 质量和可追溯性。
意义
文件编制是组织管理的基础工作之一 ，对于提高工作效率、保证工作质量 、加强组织内部管理具有重要意义。
制定风险防范措施
针对可能出现的风险和问 题，制定相应的防范和应 对措施。
强化风险意识培训
加强对员工的风险意识培 训，提高其对潜在风险的 识别和应对能力。
持续改进和优化策略部署
收集反馈意见
鼓励员工提出改进意见和建议 ，以便更好地优化流程。
分析流程瓶颈
对流程中的瓶颈进行分析，找 出制约流程效率的关键因素。
常见文件格式及规范
常见文件格式
Word、Excel、PDF、PPT等。
文件规范
文件名应简明扼要，包含文件主题和版本号；文件内容应结构清晰，层次分明 ，语言简练；文件排版应美观大方，字体、字号、行距等应符合规范要求。
02 文件程序流程概述
流程概念及作用
流程定义
文件程序流程是指文件从创建、审批、发布、执行到归档等一系列有序、连贯的 操作过程。
关键知识点回顾
文件编制的基本概念和原则
包括文件编制的定义、目的、基本原则等，强调文件编制在企业管理和项目执行中的重要 性。
文件程序流程的核心要素
详细解析了文件程序流程中的关键步骤，如文件起草、审核、批准、发布、实施、修订等 ，以及各步骤中的注意事项和最佳实践。
文件编制与程序流程中的常见问题及解决方案
流程作用
确保文件在组织内部按照规定的路径和时限进行传递和处理，提高工作效率，降 低出错率。
文件编写培训
文件编写培训一、与文件有关的术语：3.35过程 3.55程序 3.73信息 3.74文件3.75规范 3.76质量健康安全环境管理手册（QHSE手册）3.77质量计划 3.78记录二、标准对文件的要求：1、标准4.1总要求；（建立：四个符合；实施：四个凡事；保持：四个结合；改进：四件工作；见GB/T19001）2、Q/SY2.2 4.2文件要求；3、Q/SY2.2 4.3法律、法规及其他要求；三、文件编写的准备工作：（体系文件的必要条件）1、完成公司QHSE方针、目标、指标和管理方案的编制；2、完成公司QHSE管理体系组织结构图的确定；3、完成职能部门的职责分配表；（见职能分配表）4、组成文件编写小组，小组成员应满足以下条件：1）、具备一定的专业知识；2）、熟悉所在部门的运作方式；3）、有相当的工作经历和工作经验；4）、熟悉、理解和掌握相关QHSE标准条款；5）、具有一定的写作能力；6)、应获得相应的标准、资料及文件等。
5、建立程序文件（包括体系程序和运行控制程序）及作业指导书清单。
并明确分工（指编制人员的分工）。
（见清单）6、资源的配备：（人：（文件编写小组；）、财：相关的经费；物：设备的保障—电脑、打印机、复印机、纸张等）7、体系策划策划前准备的工作：我们前面开展的初始评审、过程识别与控制、危害因素识别与风险评价、环境因素与环境影响评价工作，都是为QHSE管理体系的体系设计做准备的。
策划：首先确定体系文件的框架；体系文件的结构说明：1、管理手册描述的是“面”，体系程序和运行控制程序描述的是“线”，作业指导书描述的是“点”；2、体系程序是由省公司各职能部门按照职责分配的要求对本部门所主控的QHSE标准要素如何实现管理和控制进行描述形成一条主线，并按分级管理的要求管理到分公司和控制到点，实现主线与支线、主线与点的结合；3、运行控制程序是各分公司职能部门按其职责分配的要求，结合本部门所主控的QHSE标准要素如何实现管理和控制进行描述形成一条支线，并将管理和控制要求贯彻落实到点上，完成对上与主线联接，对下与点联接；4、管理手册、程序文件、作业指导书在描述过程中都必须遵循“过程方法”和“PDCA”方法。
2024版程序文件编写培训资料
根据项目进度和需求变化，及时更新文档内容，确保文档与实际情况保持一致。更新时 应注明修改人、修改时间和修改内容。
维护策略
定期对文档进行审查和维护，确保文档的完整性、准确性和一致性。维护过程中应注意 保留历史版本和修改记录。
常见问题解答
问题1
如何保证文档的质量？
答
通过制定编写规范、提供模板、组织评审等措施，可以确保 文档的质量。同时，编写人员应具备相关专业知识和经验， 注重细节和逻辑性。
界面设计原则及技巧
用户友好性
界面设计应符合作界面。
一致性与规范性
界面设计应保持一致性，遵循行 业规范和标准，以便于用户快速 掌握操作方法。
响应速度与反馈机制
界面应具有良好的响应速度和反 馈机制，及时响应用户的操作， 并提供相应的提示信息。
美观与实用性平衡
程序文件作用
程序文件是软件开发的重要组成部 分，用于实现特定的功能或解决特 定的问题，是软件运行的基础。
编写规范与标准
编写规范
程序文件编写应遵循一定的规范，如 命名规范、缩进规范、注释规范等， 以保证代码的可读性和可维护性。
编写标准
程序文件编写应符合相关标准和规范， 如国际标准化组织的ISO/IEC标准、美 国国家标准协会的ANSI标准等，以确 保代码的质量和兼容性。
05
测试、调试与优化策 略
单元测试方法介绍
1 2
单元测试的概念和重要性 确保每个模块的功能正常，提高代码质量。
单元测试框架介绍 如JUnit、TestNG等，提供测试用例管理、执行 和结果展示等功能。
3
编写单元测试的技巧 包括测试用例设计、断言使用、测试数据准备等。
调试技巧和经验分享
文件编制培训教程.doc
文件编制培训教程1、文件的概念信息及其承载媒体。
包括：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准2、文件的作用1）满足顾客要求和质量改进2）提供适宜的培训3）重复性和可追溯性4）提供客观证据5）评价质量管理体系的有效性和持续适宜性3、文件的类型1）质量手册2）质量计划3）规范4）指南5）程序、作业指导书、图样4、质量管理体系文件的范围1）形成文件的质量方针和质量目标2）质量手册3）标准要求的程序文件4）组织所需的文件5）标准所要求的记录5、质量管理体系文件的结构塔式结构1）三层结构，适用于小型企业1 质量方针、质量目标2 包括程序的质量手册3 其它质量文件2）四层结构，适用于中型企业1 质量方针、质量目标2 质量手册3 质量管理体系程序文件4 其它质量文件（作业文件、报告、记录）3）五层结构，适用于大型企业1 质量方针、质量目标2 质量手册为什么3 质量管理体系程序4 作业文件怎么做5 记录证据说明：1）质量手册是规定组织质量管理体系的文件，供各级管理者使用。
2）质量管理体系程序，描述质量活动如何开展，应支持质量手册，供职能部门或基层单位的管理者使用。
3）作业文件，描述具体作业活动或质量活动，供具体业务的管理人员和操作人员使用。
4）质量计划，可视为特定范围内的质量手册和程序。
前面应加限定词，如设计质量计划、过程控制质量计划、检验质量计划等。
5）其他质量文件，如计划、报告等。
6）记录表格，规定在记录中应该填写什么内容，可作为程序文件的附录。
6、质量管理体系文件的编制原则6.1符合性1）符合企业的质量方针和质量目标；2）符合质量管理体系标准的要求；3）符合法律、法规的要求。
6.2创新性1）创新思维是持续改进的源泉；2）创新会带来效益3）创新的范围——技术——管理6.3确定性确定做什么、谁来做、何时、何地、如何做、依据什么文件、如何控制、怎么记录等。
6.4相容性6.5可操作性——符合企业实际——深入实际调查研究——通过落实职责来保证6.6系统性——分清文件的层次，保证文件的唯一性；——横向，接口必须清楚；——纵向，支撑关系必须清晰。
文件编写培训
保持成文信息以“建立并保持书面的体系，以全面满足此标准的要求”。 （2）工作的依据 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持一致和
稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作 方式和标准，或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚。
一、文件的认识
文件的分类—按架构分：
1.准则：企业宪章、管理准则的统称。是阐明组织运行的宗旨、理念的原 则类、方向类文件。
2.手册：阐明组织运行的架构、方针、目标并描述管理体系的纲领性文件 。如质量管理体系手册。
3.标准/程序：阐述企业管理某一标准化领域中需要协调统一的管理事项的 管理标准和管理框架（如流程架构图、流程视图）。
3、管理文件的内容（续3）
3.5、文件“管理内容与要求”（业务管理主题内容）（续）
5)涉及合规管理的，必须将公司遵守的法 定要求和做法在文件中描述。例如：产品 标准管理，必须明确企业标准经公司批准 后，报市场监督管理局备案。新产品控制 管理，必须明确设计评审、设计验证和设 计确认的要求。否则，存在不合规风险。
口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。 （6）员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确了自己
的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。
文件编写、修订培训
一、文件的认识
体系文件编写的重要性(续2)
传达管理者 规定活动最优化的方法 确定评价准则
的意志（思想 （合适的、有效率的），（正确的标 提供培
用范围。
❖适用范 围是指行政范 围、地理范围 或作业活动范 围。明确必须 遵守本管理文 件的行政组织 范围。
文件编写培训
二、体系文件之要求(续)
标准要求质量管理体系程序应
至少保持以下19类质量记录：
签收
使用
评审 更改
审批
N版 作废 发布 回收
发放号
文件保管
报批稿
首版 文件
N版 文件
作废 （无效）
文件
16
二、体系文件之要求
1、质量体系文件的标准要求详见“4.2文件化要求” 。 标准要求质量管理体系程序应至少包括以下6个成文的程序：
文件控制程序（见4.2.3） 质量记录控制程序（见4.2.4） 内部审核程序（见8.2.2） 不合格控制程序（见8.3） 纠正措施程序（见8.5.2） 预防措施程序（见8.5.3） 人力资源管理程序（见6.2.2.2TS要求）
1
目录
一、体系文件的作用 二、体系文件标准及我司体系文件之要求 三、体系文件之撰写 四、质量文件、记录之管制实务 五、文件管制注意事项 附：文件管制程序范例
2
文件的定义
“文件”：信息及其承载媒体。 注1：媒体可以是纸张，计算机磁盘、光 盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或 它们的组合。
3
体系文件的作用
问题出现在哪些部门比较多，主要体现在ISO9000中的哪些要素上。找出问题
的所在，对质量体系文件进行修改，改进体系结构的可行性，使之更适应于本
单位的运作。然后进行下一轮的循环。
5
质量管理体系P-D-C-A循环图
P-D-C-A
6
ISO/TS16949:2002
4.2.1 总则
质量管理体系标准要求
质量管理体系文件应包括：
a) 形成文件的质量方针和质量目标；
b) 质量手册；
c) 本标准所要求的形成文件的程序；
文件编写培训
四、 作业指导书
1、 功能 、 作业指导书是组织实施各种管理的 操作规范， 操作规范 ， 或者说是组织规范某些行为 的可操作性规章制度， 的可操作性规章制度 ， 是体系运行的保 障与基础。 障与基础。
2、适用范围 、
• 作业指导书适用于相关岗位的操作人员、 作业指导书适用于相关岗位的操作人员、 责任者及他们的直接领导或管理者。 责任者及他们的直接领导或管理者。
2、 优先确定组织机构框图及各部门的职责与 、 权限，必要时同最高管理者商定。 权限 ， 必要时同最高管理者商定 。 每位编写 以此为基础，以避免差异和矛盾； 者，以此为基础，以避免差异和矛盾； 3、 优先编写 “ 文件管理 ” 的部分内容 ， 包括 、 优先编写“ 文件管理” 的部分内容， 文件编写、文件名称、文件结构、书写格式， 文件编写 、 文件名称 、 文件结构 、 书写格式 ， 页眉规定等。每位编写者均应按规定编写， 页眉规定等 。 每位编写者均应按规定编写 ， 以免过多修改； 以免过多修改； 4、 手册某一要素和对应的程序文件应由同一 、 人编写； 人编写； 5、 每份文件初稿编写后 ， 应由其他编写者修 、 每份文件初稿编写后， 校对； 改、校对； 6、 所有文件编写后 ， 应由一人统稿 ， 检查有 、 所有文件编写后， 应由一人统稿， 无矛盾和前后不一致之处。 无矛盾和前后不一致之处。
三、手册、程序、作业指导书各 手册、程序、 有侧重， 有侧重，不宜重复
1、手册注重写原则规定， 不写具体作法，对具体规定采取引用程 、 手册注重写原则规定，不写具体作法， 序文件办法处理。对没有编写程序文件的要素， 序文件办法处理。对没有编写程序文件的要素，在手册中应适当 详细论述。 详细论述。 2、程序文件注重写体系运行规定，写主要要素的实施过程，不写 、 程序文件注重写体系运行规定， 写主要要素的实施过程， 质量行为的操作过程，但要与手册相一致， 质量行为的操作过程，但要与手册相一致，涉及到的某种质量管 理活动或环境行为的具体操作办法， 理活动或环境行为的具体操作办法，采取引用作业指导书的办法 处理。 处理。 3、作业指导书则应依特定的质量管理活动或质量行为， 写详细的 、 作业指导书则应依特定的质量管理活动或质量行为， 操作过程具体做法、注意的问题等规定。且与程序文件相一致。 操作过程具体做法、注意的问题等规定。且与程序文件相一致。 4、表格设计要清晰醒目， 容易理解， 方便填写。 但不能过于简单 、 表格设计要清晰醒目，容易理解，方便填写。 或万事格式化。 或万事格式化。 5、三级文件各有所侧重，不宜过分重复。 、三级文件各有所侧重，不宜过分重复。
文件编写培训
程序文件的编写方法（三） 流程图法
在你着手解决问题之前，必须明确问题所 在 在你尝试掌控某一过程时，必须弄懂它 在掌控任何事情之前，必须明确要点
流程图是解决这些问题的起点
程序文件的编写方法（三） 流程图法
过程 联系决策Fra bibliotek结束练习：画出看电视流程图
程序文件的编写方法（一）
5W2H
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. WHY—目的 WHAT—范围 WHO—职责 WHERE— 何地 WHEN—何时 HOW TO DO—工作程序 HOW MUCH—程度及效果
程序文件的编写方法（二） PDCA
每个运作过程都应遵循PDCA，规范运作过 程的文件也应反应PDCA四个阶段 文件控制怎样PDCA？ 记录控制怎样PDCA？
程序文件编写
文件的价值
企业的法规，规范管理的最有效手段 培训教材 客观证据 持续改进的依据
程序文件的基本内容
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 目的 范围 术语和定义 职责 运作程序 引用文件 使用表单
程序文件的编写原则
可操作性原则 明确性原则 --不要使用可能、大致、也许等模糊字眼 --不要使用特殊、重要、一般情况等未定 义清晰的词语 KISS（Keep It Simple and Stupid）原则
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
质量体系文件编写课程1 质量体系文件概论述………………………………………………………………2 质量手册的编制……………………………………………………………………3 程序文件的编写……………………………………………………………………4 作业指导书编写……………………………………………………………………5 质量记录编写………………………………………………………………………6 质量计划的编写……………………………………………………………………１质量体系文件概论述1.1量体系文件的价值和作用1.1.1文件的价值--编制和使用文件具有动态高增值作用。
a文件的动态性,表现在文件随本系统的运作环境变化而变化,始终保持文件的有效性。
b文件的高增值表现在人们在执行文件过程中,可以改进服务质量减少客户投诉,提高管理水平,赢得顾客的信任,为公司带来经济效益。
1.1.2文件的作用a作为供方体系存在的体现(载体),是企业从事质量活动的标准和法规。
b作为内部和外部质量审核的依据,是评价质量体系运行有效的标准。
c为达到所要求(服务)质量提供指导。
d是开展培训的依据。
e是维持质量改进的基地。
f 新的质量改进从现行的质量体系文件入手, 改进后的质量体系文件又是新的行为准则, 从而使质量体系持续有效运行。
1.2 质量体系文件层次1.2.1典型的质量体系文件层次a A层:质量手册(阐明企业的质量方针、组织结构、人员职责并描述其质量体系)b B层：程序文件（描述为实施质量体系要素所涉及的各职能部门的活动）c C层：作业文件(作业指导书、表格、报告)。
1.2.2常见企业的质量体系文件层次a A层:程序文件；b B层:详细作业指导性文件；c C层:质量记录。
1.1质量体系文件编制要求a 系统性、协调性-- 从全局出发、接口关系处理好、相互衔接。
b 符合性--符合ISO9000族标准要求, 遵循国家法律、法规。
c 可操作性--便于实施。
d 适应性--应体现产品特点、企业规模、质量活动性质和自身管理经验。
e 唯一性--一个(组织)质量体系文件是唯一的。
f 证实检查性。
1.2注意问题1.2.1事先做好策划准备;1.2.2质量手册集中组织编写，程序文件和第三层作业文件, 按职责分配到各主管业各部门, 谁管的事、谁来编写文件;1.2.3既要符合ISO9000标准要求, 又要切合企业的实际, 做不到的事情不要写, 但必须做到文件具有质量保证能力。
1.2.4加强文件层次, 反复讨论, 不断完善。
1.5.5 采用标准名词、术语、概念、语言文字运用应规范。
a 名词、术语、概念应符合ISIO9000的规定。
b 技术或行业的术语和概念应使用行业和专业词语。
c 文字表达应准确、防止含混不清、产生误解。
1.3编写过程2 质量手册的编制2.1质量手册内容2.1.1 质量手册概念：规定组织质量管理体系活动过程的文件2.1.2 内容一般包括以下几点：a 质量手册可以涉及一个组织的全部活动或部分活动。
手册的标题和范围反映其应用的领域。
b 质量手册通常至少包括或涉及:●质量方针&目标;●影响质量的管理、执行、验证或评审工作的人员职责、权限和●相互关系;●质量体系程序和说明;●关于手册评审、修改和控制的规定。
2.1.3 质量手册在深度和形式上可以不同, 以适应组织的需要。
2.2 质量手册的编制步骤a 确定公司的组织机构和质量职能;b 不确定本企业的质量方针、目标;c 依据程序文件或质量活动的文件资料确定质量体系要素控制的要求；d 对质量体系要素进行具体的逐项描述, 既符合标准要求, 也符合组织实际。
e 按照预定的格式和结构, 形成质量手册初稿;f 对质量手册初稿进一步协调、修改和审定。
2.3 质量方针的编制2.3.1 质量方针一般包括:a 组织有关质量的宗旨和发展方向;b 组织所追求的质量水平和质量目标（包括对顾客、供方的要求和持续改进的承诺）；c 为制定和评审质量目标提供框架。
●切忌抽象空洞,不联系实际;●用容易理解的语言表达;●是公司形象和文化的一方面;●与公司产品质量、技术和市场相适应。
质量方针实例一实例摘要今天的质量就是明天的市场。
以设计为龙头，以精品为目标。
竭诚为国内外广大用户提供尽善尽美的服务，为人类创造更为优雅舒适的环境。
－每年创二个以上样板工程；质量方针实例二●以“质量唯首、顾客至尊”为宗旨，创造出“优质、优价、由市”的上佳产品。
为实现以上宗旨，公司必须：●----不断的培训与考核，拥有更优秀员工；●----质量坚持全面“预防”，警惕片面“治疗”；●----信赖技术的持续更新创造更优产品；●----上下同仁全力以赴，同心协力，以事实为根据，以持续完善的体系标准为准则，做到更上一层；●---检讨较有限策略，实施上乘计划，永无止境。
3程序文件的编写1.1程序文件的作用：1.1.1是针对某一体系要素中所需的某项活动编制。
1.1.2是质量手册中活动要求的具体体现。
1.1.3是公司质量活动涉及的过程的控制和管理文件1.2编写程序文件的准备工作1.2.1确定编制程序文件的格式和编制要求（编写导则）。
1.2.2针对质量体系要素及涉及的活动确定程序文件清单。
1.2.3所编程序进行任务分配，编制进度计划要求。
1.2.4对参与文件编写的人员进行培训。
1.2.5对组织现有文件进行整理分析。
1.3程序文件编制的注意事项1.3.1符合组织管理特点和产品、过程的特点和要求;1.3.2符合ISO9001/2000版标准要求；1.3.3一份程序可以另涉及一个要素或多个要素, 或者一份程序只涉及一项质量活动或多项质量活动;1.3.4必须体现可操作性, 可验证性, 实用性。
1.4程序文件内容1.4.1目的●说明此程序的目的和作用。
● 3.4.2 适用范围●本程序适用的产品类型和工作范围。
●主要职责●此程序中主要管理和执行的部门和人员的责任权限。
3.4.4 控制要点编写时应考虑a如有流程, 请画出流程图,并作出说明;b 写出每一步骤的管理方法和要求;c 在编写时考虑以下几个方面d如需要按某个程序或具体的操作指导书执行, 需明确操作指导书的名称;e 如需按上级有关部门文件执行, 应明确其名称。
3.4.5 引用文件a 引用质量手册的某一条;b 引用有关标准,规范及行业规定;d 引用相应的程序。
3.4.6 支持文件a 与程序有关的操作指导书:b 公司制定的有关规范。
3.4.7 相关记录a 操作中所涉及的记录。
1.5程序文件编号方式1. 以标准要素或手册章节号编号。
例1 XXCOP/5.0-012. 以程序文件序号编号例2 XX／COP-013. 以程序的主要责任部门编号例3 XX/COP-AO1A一部门代号4 作业指导书编写4.1 定义作业指导书是规定某项活动如何进行的文件, 是操作性和技术性文件, 是程序文件的支持性文件, 是对过程中具体细节作出规定的文件。
4.2 作业指导书常见种类4.2.1 工作指导书基本的管理方法和要求。
4.2.2 操作指导书（规范）指导操作者如何进行操作的文件。
4.2.3 检验规范检验和试验的操作方法和要求。
4.2.4 图纸、工艺文件4.3 作业指导书的控制要求4.3.1 必须经批准正式发布。
4.3.2 应有编号、版本/状态、分发号等识别标记。
4.3.3 作业指导书为受控文件。
4.3.4 必须在应用岗位的现场,随时能查阅。
5 质量记录5.1 质量记录的定义5.1.1 记录:阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件5.1.2 质量记录:为证明满足质量要求的程度或为质量体系的要素运行的有效性提供客观证据。
5.1.3 质量记录的目的是证实:可追溯性、预防措施、纠正措施和持续改进。
5.1.4 记录可以是书面的,也可以贮存在任何媒体上。
5.1.5 质量记录包括:产品质量记录、质量体系运行记录。
5.1.6 供方的记录也成为组织质量记录的一部分。
5.2 质量记录的控制要求5.2.1 对质量记录进行编号。
(QR-XXX)5.2.2 规定保存期限(合同要求、产品寿命、证实需要)。
5.2.3 定期收集、归档、保存好。
5.2.4 建立质量记录汇总表, 包括：序号、记录名称、编号、发出单位、使用单位、保管单位、保存期、备注6 质量计划的编写6.1质量计划的定义规定用于某一具体情况的质量管理体系要素和资源的文件*具体情况是指：特定的产品、项目或合同规定的专门质量措施、资源和活动顺序6.2 质量计划和质量体系的关系6.2.1 在已有正式质量体系情况下, 质量计划可以直接采用或引用相关的程序文件和作业文件, 说明如何执行所要求的活动, 对产品、项目或合同有关部分控制或作出专门的规定。
6.2.2 在没有正式质量体系时, 则应根据产品、项目或合同的要求,按ISO9000标准要求, 编写详细的质量计划, 明确标准中各要素的实施要求。
6.2.3 质量计划通常参照质量手册适用于特定情况的有关部分。
并与质量手册的要求相一致。
6.2.4 质量计划应形成书面文件, 它是质量体系文件的组成部分。
质量计划编写的对象是特定的产品、项目或合同。
6.2.5 针对具体的新产品、新项目或新合同的专门要求, 而现有产品工艺或施工安装方法和质量保证不能满足要求时, 应进行质量策划活动并制订质量计划文件。
6.3 质量计划的编写内容6.3.1 应着重规定为达到特定目标所需要的组织结构,程序过程和资源。
并对质量体系要求作出描述。
6.3.2 质量计划的具体内容,应包括(但不限于):a 批准页(与封面合一)b 目的c 适用范围d 职责e 引用文件6.4 质量计划的编写内容B6.4.1 运作程序a 参照本企业质量体系要素编写(例如ISO9001标准有关要素或全部要素):b 各过程步骤可用流程图展示过程要求;c 质量控制的要求, 应达到目标技术组织措施;d 检验试验所用的设备仪器, 质量目标的实现方法;e 人员资格的要求。
6.4.2 支持文件6.4.3 质量记录。