行政执法文书制作基本要求

行政执法文书制作基本要求

行政执法文书是食品药品监督管理部门进行执法活动的法律凭证。食品药品监督执法人员在制作行政执法文书时，应符合以下四项基本要求：

（一）格式：必须按照《药品监督行政处罚程序规定》的格式统一文书名称，统一编制文号，每一部分要写清必备的要素，准确引用所依据的法律条文，作出符合法律规定的结论。

（二）内容：第一，文书的项目填写要齐全。在制作行政执法文书时，文字中的项目都必须按要求填写齐全，不能空缺。若有空缺，可能会丧失某种重要信息，严重时则可造成所作的文书无效，例如《现场检查笔录》、《调查笔录》没有被检查人、被检查人签字就不能成为有效地笔录。第二，文书的正文（实体内容）书写要严谨。描述事实要客观真实，引用法律要准确完整，行政决定量罚幅度要适当。

（三）语言：第一，要使用公文语体。语言必须规范、严谨，使用准确，不能渲染、虚饰、比喻和夸张，应直截了当，文字平实。第二，语言要庄重、严肃，力求“法字法语”，尽量避免口语、方言和文学语言。如将假劣药品表述为伪劣药品，前者是法律用语，后者是口头用语。第三，语言要科学。由于行政执法文书是具有较强专业性、技术性的法律文书，在制作过程时应适当地运用法律名词和专业术语，使其更加严谨科学和规范。第四，语言要完整。文书中出现的各种名称，如法律名称、单位名称或当事人名称以及物品名称等应使用全称，不得随意省略和使用代号。第五，文书结构要有逻辑性。一是要注意叙述事实本身的逻辑性，事实的前因后果、来龙去脉要层次分明，使人看得清楚。其次要注意事实、理由、结论之间的逻辑关系，事实、理由和结论之间要互相印证，一环扣一环，使其顺理成章，无懈可击，同时防止前后矛盾、牵强附会。第六，标点符号如使用不当，会引起内容歧义或改变原意。

（四）填写：在不具备微机打印的情况下，填写执法文书应当使用蓝黑色、黑色钢笔或者签字笔，要求字迹清楚，文字规范，用词准确，标点正确。两联以上的文书

应当使用无碳复写纸印制，第一联留存归档。

本文以药品行政执法文书为例，对主要文书的制作规范如下：

一、《现场检查笔录》

1、《现场检查笔录》是执法人员对涉嫌违法活动的现场及相关证物进行实地检查，或者对药品、医疗器械生产、经营及使用单位（人）进行日常监督检查时所作的文字记录。

不同的检查现场应分别制作《现场检查笔录》;

2、笔录起始部位要注明执法人员身份、证件名称、证件编号、检查目的；

3、笔录内容：首先要写明向具体人员“出示执法证件并告知其有申请执法人员回避的权利，在未提出回避申请后依法进行检查”字样，如法定代表人或企业负责人不在场，还应注明不在场的情况；依次列出检查发现的各种问题及具体情况，包括有关药品、医疗器械及其他产品标示的生产企业、规格、数量、批准文号，单据、凭证、账册等有关资料的数量、标示内容，应体现物品、资料存放或摆放位置；如对有关证据、物品采取了先行登记保存、查封（扣押）或抽样等措施，以及进行了摄像、录像等，应在笔录中写明；正文最后，应注明“整个现场检查过程**（人名）一直在现场”字样；尾部，应由被检查人写明“以上笔录我已看过，情况属实”字样，并签名、签日期；空白处应注明“以下空白”字样或加“斜杠”等空白符号；两名执法人员应分别签字，有单独记录人的，也应签字；

4、内容要尽量全面、准确，只能对现场检查情况进行客观描述，不能对当事人行为及案件性质进行定性，不能使用“大概、可能、估计、大约”等模糊性语言，也不能使用分析、判断、评价性语言；不得有询问情况出现，如：经向xx询问，该公司未取得xx证照，应写，在现场未发现xx证照；

5、如有更改内容，被检查人应在更改处按指纹或加盖单位公章；

6、一般要求被检查人在签名、页数等处按指纹，有公章的应加盖单位公章；

7、被检查人无正当理由拒绝签字的，执法人员在笔录中予以说明，并签字。

二、《调查笔录》

1、《调查笔录》是在进行案件调查时依法向案件当事人、直接负责人或者知情人调查了解有关情况时所填写的文字笔录。

调查笔录要有向被调查人出示执法证件及告知其有申请执法人员回避权利相关内容；

2、调查目的要明确，重点围绕违法主体，违法行为，违法行为发生的时间、地点、方式、后果及所涉及违法物品的名称、数量、来源、进销价格、规格（违法标的物的数量、质量、货值）等重要情节展开询问，不能直接提出结论性意见，让被调查人承认；

3、物品质量、长度必须使用法定计量单位，如kg（千克）、g（克），m（米）、cm （厘米）等；

4、内容较多可使用“副页”，被调查人应当逐页签字，并在笔录中终了处注明对笔录真实性的意见；

5、除不需加盖公章外，其余均同《现场检查笔录》；

6、在立案、调查取证阶段，案由均应当加“涉嫌”二字。自作出行政处罚决定时，不再用“涉嫌”二字。案由书写形式为：涉嫌+具体违法行为+案，例如：涉嫌销售假药xxx 口服液。

案由：山东省药品监督管理局鲁药监法字[2003]180号《关于印发药品监督执法文书实用说明的通知》中规定，要求写明涉嫌的违法主体和违法行为，违法行为应当按照相应法律法规中“法律责任”或“罚则”中的规范用语填写，如***药店涉嫌销售假药案，***公司未按照规定实施《药品经营质量管理规范》案。

三、《立案申请表》

1、《立案申请表》是呈请主管领导决定是否立案的文书。

案件来源：《济南市食品药品监督管理局行政处罚管理办法（试行）》规定的情形，一是在日常监督检查中发现的，二是社会公众举报投诉的，三是检验监测机构报告的，四是新闻媒体、网络披露的，五是上级主管部门交办、有关部门移送的；

2、案情摘要：写明案件来源情况，附举报登记表、案件移送书、药品检验报告书、现场检查笔录、案件交办（督办）函等文书，即相关来源文书应在案卷中存档；写明初步调查合适的过程、所调取的证据材料及明确的违法嫌疑人和客观的违法事实，可附证据目录；

3、申请立案的法律依据：详细写明当事人涉嫌违反的有关法律、法规、规章的条、款、项、目，一般是义务性条款或禁止性条款；义务性条款是指从正面要求行为人应当做什么或应当怎么做的规范，通常表现为带有“应、应当、应该、须、必须、方可”等字样的条款，禁止性条款是从负面要求行为人不能做什么或不能怎么做的规范，通常表现为带有“禁止、不得”等字样；有关法律法规、规章的名称必须写明全称，如《中华人民共和国食品安全法》；

4、《药品监督行政处罚程序规定》第十四条规定，发现违法行为符合立案条件的，应当在七个工作日内立案；第二十四条规定，对查封、扣押的物品，应当在7日内作出是否立案的决定；需要检验的，应当自检验报告书发出之日起15日内作出是否立案的决定。

《济南市食品药品监督管理局行政处罚管理办法（试行）》第十五条规定，符合条件的，执法办案机构应当自受理之日起七日内立案；

5、经办人：案件受理人员签字；

6.审批意见：由局领导写明同意或不同意立案的意见和理由，并确定立案日期和案件承办人。

案件承办人须有二人以上，其中应当指定一人为首席办案员，具体负责案件调查、文书制作等工作。