应付账款操作流程

应付账款操作流程

1、严格执行“采购与付款业务”岗位职责分工控制制度

建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容。岗位间相互分离、制约和监督。采购、验收、储存、应付账款业务记录和货币资金的支付必须由不同的部门或人员独立办理，确保应付账款发生和核准采购业务的协调性，应付账款金额和实际验收物品或接受劳务价值的一致性。

大体流程是：由生产部与厂家联系，拟制所需物资的订单，交予财务审批，财务制定产品的相关成本和需求量后，交付生产部进行生产；厂家在签订相关合同后将合同白联交予财务，财务及时更新账上合同；当厂家将货交付仓库时，仓库上交进仓单于财务，财务及时更新进仓单明细，并与合同白联核对相关金额及数量。流程图如下：

图1

2、健全会计科目，严格规范应付账款的挂账工作

生产部门及时将入库单、发票等原始票据传到财务部门，财务部门根据原始

票据及时进行相应的账务处理。对发票已到、材料已验收入库但未付款的交易应及时进行账务处理，借记相关科目，贷记“应付账款”;对材料已验收入库但发票至月末仍未收到的交易，根据仓库部门等提供的入库单暂估入账，待下月初用红字冲销。同时要求生产部门及时将手续齐全的有关原始票据(包括发票和入库单)送财务部门进行账务处理，对不符合物资采购合同规定的坚决不挂账，操作流程如下：

（1）、根据供应商能否提供合法发票将供应商进行分开管理，将入库单、合同留存联（白联）和结算联、发票齐全的交予总账进行挂账；将没有发票但有入库单、合同两联的单据归于无票管理。

（2）、将分类好的单据用表格进行汇总分类，做好相关合同和应付金额的登记，及时更新表格，与生产部核对。

图2

3、优化付款安全的内控措施

首先将生产部递交过来的付款审批表进行审核，包括单位名称、开户银行、

银行账号、供应商地址、联系人等内容，如发生变更，需经生产部门确认、财务部门存档后方可生效。其次在每次支付款项时，经生产部门、财务部门两方审核确认无误，经院领导审批后才能付款。操作流程如下：

（1）、在登记账上查清合同金额、已付金额是否正确，若相关合同有开具合法发票，在总账上查清是否已经挂账，若为无票合同，在管理账上查明是否有相关记录。

（2）、在审批表上标明相关批注，交付领导审批，审批单上需有财务部门和生产部门领导的签字，否则不能付款。

（3）、及时更新账上付款数据，每日将出纳发来的期票明细表进行更新，及时入账，对已兑期票做付款登记，对私户付款的进行无票账管理。

图3

4、每半个月与生产部核对账上数据，找出财务账上与生产部门的应付账款差额，及时找出差距原因，催促生产部门及时上交相关资料，保证财务资料的及时准确。