项目档案管理制度

项目档案管理制度

1.目的

对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为完整、系统的现行有效版本。

2.范围

用于公司各部门、各项目所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。

3．职责

项目部的档案管理员负责对项目资料和竣工资料的收集、整理和管理，工程完工后，负责把项目资料和竣工资料移交管理部统一管理。项目经理负责对移交管理部的档案进行审核。

4.内容

4.1．1工程项目资料的收集，工程项目过程中，项目部统一收集的所涉及该项目的上级批文、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同（包括设计合同、监理合同、施工合同等）以及各类证书在产生后，及时把复印件或是原件送至项目管理部档案管理员保管，工程竣工前，再把相关资料的原件移交项目部，准备办理竣工验收。

4.1.2工程项目竣工后，项目部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料和电子文档，归纳、整理、附上移交文件清单，经项目经理审批后，移交管理部统一管理。

4.2归档

工程项目过程中，项目档案管理员对所接收的项目资料，应按不同专业和文件类别进行分类、编号、装盒标识，并分别存放。

4.2.1 公司所开发的项目均有项目名称，且档案盒使用统一的标识。

4. 2.2 文件类别：1土地合同类，包括上级批文、合作协议、土地合同等，2政府批文类，如计划批文，3“五证”，包括用地许可证、规划许可证、投资许可证、预售许可证、开工许可证，4合同类，包括施工合同、设计合同、监理合同等，5项目发展类文件，包括项目进行过程中的各种中间报建报批文件等，6施工资料和监理资料，包括真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况的文件，7竣工验收类，包括专项验收8证，8图纸类，包括项目的各专业图纸及CAD电子文件、设计变更、签证、洽商等。

4.2.3 编号

项目档案管理员对所接收的项目资料，在专业不同的基础上分类后按接收的先后顺序进行编号，并在首页打印出目录表。

4.2.4 标识

对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。

4.3 借阅

各部门如需借用相关资料，应到管理部部档案管理员处办理借阅手续，填写借阅登记表，使用完后，立即归还。有特殊说明的资料应在总经理签字确认后方可借阅。

4.4 销毁

对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经项目经理部确认，方可销毁，销毁清单应予以保存。

4.5 档案立卷的要求

4.5.1 文字资料立卷要求

4.5.1.1 档案材料归档时，以A4（即210mm x 297mm）规格为标准，不足A4规格的应用A4白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格。

4.5.1.2 档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。

4.5.1.3 文字材料组卷时，一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。

4.5.1.4 装订时，根据文件类型及格式采用相应装订方式装订成册。

4.5.2 图纸的立卷要求

纸质竣工图（或其它归档的纸质图），归档组卷时以手风琴式折叠为4＃图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。

4.5.3 立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。

4.5.4 立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。

4.5.5 立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。