行政公文知识讲座

公文知识讲座
第一章概述
一、关于公文概念
1、文书：指机关团体、企事业单位及个人等行为主体，在工作、生产、学习、生活中形成并使用的，具有惯用格式的文字材料，包括公务文书、私务文书两大范畴。

2、公文：指法定的机关、组织等行为主体，在其公务实践中，依据规范的程序、体式撰制、运行，通过特定渠道向特定对象表述意志，旨在实施管理、处理公务并产生法定效力的文书。

3、文件：指机关团体、企事业单位等行为主体制发的具有红色版头的公文，即人们常说的“红头文件”。

具体言之，则指党的机关公文14 种，国家行政机关公文13 种。

插环形图
二、公文的基本功能
1、导向功能
2、管理、控制功能
3、协调功能
4、教育功能
三、有关公文的法规
1 、《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）
2、《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）
3、《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）
4、《中国人民解放军机关公文处理条例》
5、《人大机关公文处理办法》
6、《人民法院公文处理条例》
四、党的机关公文与行政机关公文的比较
（一）形成不同
党的机关公文，是党的机关为了传达贯彻党的路线、方针、政策，在实施党的领导过程中所形成的。

行政机关公文，是行政机关为了依法行政，进行行政公务活动，在行政管理过程中所形成的。

（二）发布机关不同党的机关公文的有关规定是由中国共产党最高机关的办公部门——中共中央办公厅颁布。

行政机关公文的有关规定则是由国家的最高行政机关——国务院颁布。

（三）使用对象不同
党的机关公文，主要是中共中央、地方各级党委及其所属各部门党的组织系统使用，以行政机关、企事业单位、社会团体里的党委（或党组）名义发布公文时使用。

如“中国共产党江苏大学委员会文件”。

行政机关公文，则是国务院、地方各级人民政府及其所属各部门使用，企事业单位、社会团体等一系列行政组织系统使用。

如“江苏大学文件”。

（四）用纸规格要求不同党的机关公文，用纸幅面规格可采用16 开
型。

行政机关公文，用纸一般采用国际标准A4 型。

（五）所列文种不同党的机关公文，《条例》共列出14 个文种。

条例》《办法》
决定决定
决议命令
（令）
指示议案
通知通知
通报通报
报告报告
请示请示
批复批复
会议纪要会议纪要
函函
公报通告
条例公告
意见意见
规定
法定文种可以直接行文，如：江苏大学关于加强学科建设与研究生教育工作的若干意见应用性文种必须借助法定文种作为“载体”来行文，
如：江苏大学2008 党政工作要点应为：关于印发江苏大学2008 党政工作要点的通知
（六）制作格式、内容写法不同
1、党的机关公文版头与行政机关公文的发文机关标识不完全相同
党的机关公文由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字，如：中共
中央xxx 省委办公厅文件
或加园括号标明文种组成，括号标注文种的字不套红印刷，如：中国共
产党xxx 委员会（批复）
行政机关公文的发文机关标识（如同党的机关公文的版头），由发文机关全称或规范化简称加“文件” 组成，或加文种而不加“文件” 二字，如：
江苏大学文件
江苏大学校长办公会会议纪要
以前学校行政部门文件的发文机关标识是不规范的。

如：插图
2、党的机关公文版头部分、行政机关公文的眉首部分与行文部分之间间隔线不完全相同
插版头
3、党的机关公文与行政机关公文的落款中的署名、成文日期书写要求不同
党的机关公文，发文机关署名应使用全称或规范化的简称，成文日期
用阿拉伯数字，写明年月日全称，如“ 2007 年6 月12 日”。

行政机关公文，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名
称，只标识成文日期，用汉字数码标注，如“二OO七年六月十二日”。

4、党的机关公文与行政机关公文的首页、末页正文文字的处理方式不同
党的机关公文，公文首页正文文字应不少于2 行。

正文无空间署名时，可另加空白页标注，并在该页第2 行，左空2 字标明“（此页无正文）”字样，即末页可以无正文。

行政机关公文的首页必须显示正文，末页也必须显示正文。

即，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距等措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第二章公文种类
1 、命令（令）——国家行政机关使用的一个公布性文种（《办法》）。

如《中华人民共和国主席令》。

2、议案——国家行政机关专用的一个文种（《办法》）。

如《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》。

3、决定——党政机关使用的下行文的一种（《条例》、《办法》）。

如《关于授予2005 年度镇江市科技进步奖的决定》
4、决议——党政机关使用的下行文的一种（《条例》）。

用于经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项。

5、指示——党政机关使用的下行文的一种（《条例》）。

适用于对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则。

如《中共中央关于加强政法工作的指示》。

6 、公告——党和国家高级机关使用的公布性文件的一种《办法》。

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

如《中华人民共和国外交部公告》。

公告
经学校研究，请下列同志在*** 年*** 月之前回校办理离校手续，否
则将作自动离职处理。

******
******
** 年** 月
7、通告——党政机关使用的一个公布性文种（《办法》）。

用于在一
定范围内，公布应当遵守或需要周知的事项。

如《** 市工商行政管理局通告》。

8、通知——党政机关使用的下行文的一种（《条例》、《办法》）。

通知按其所起作用的不同，又具体划分为: 用于颁布行政法规的“公布性通知”；用于批转下级机关来文的“批转性通知”；用于印发、转发上级机关、同级机关或不相隶属机关来文的“转发性通知”；
用于对下级机关某项工作有所指示的“指示性通知”；用于告知一般事
项的“一般性通知”；用于通知有关开会事宜的“会议通知”；用于发布有关任免事宜的“任免性通知”
党团组织职务任免公文的标题一般是“关于*** 同志任职的通知”。

如，中共亳州市委组织部《关于*** 同志任职的通知》（亳组干
〔2006 〕152 号）：“市药业发展局党组：市委常委会议研究决定：*** 同志任市药业发展局党组副书记。

”
非党团组织则是“关于*** 任职的通知” 如：嘉兴市发展和改革委员
会《关于*** 任职的通知》（嘉发改〔2006 〕52 号）：“本委各处室、委属单位：经研究决定，任命*** 为嘉兴市发展和改革委员会办公室副主任。

”
9、通报——党政机关使用的下行文的一种（《条例》、《办法》）。

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

按其内容可分为表扬性、批评性、指导性和沟通情况四种。

如《国务院办公厅关于江西上栗县
“ 3.11 ”特大爆炸事故情况的通报》。

10、报告——党政机关使用的上行文的一种（《条例》、《办法》）。

适用于向上级机关汇报工作, 反映情况, 答复上级机关的询问。

11、请示——党政机关使用的上行文的一种（《条例》、《办
法》）。

适用于向上级机关请求指示、批准。

“报告”和“请示”的区别主要表现在：
第一，对上级要求不同
“报告”不要求上级批复，上级机关对收到的“报告”只需“阅知”；而“请示”则要求上级批复。

第二，行文时间不同“报告”是事中或事后行文，而“请示”只能是事前行文。

第三，文种性质不同
“报告”属陈述性的上行公文，而“请示”属请求性的上行公文。

第四，结尾用语不同
“报告”结尾一般用“专此报告”等词语，有的干脆不用，报告事项完
结全文即告结束
请示”则一般用“妥否，请批示”。

关于** 大学变更省学位与研究生教育研究会理事的报告
省学位与研究生教育研究会：
由于我校人事变动，*** 自*** 年起任我校研究生处处长，任省学
位与研究生教育研究会理事。

特此报告！
** 大学
** 年** 月** 日应该为：
关于申请变更** 大学省学位与研究生教育研究会理事的请示
省学位与研究生教育研究会：
由于我校人事变动，*** 自*** 年起任我校研究生处处长，我校拟变更***担任省学位与研究生教育研究会理事。

妥否，请批示。

** 年** 月** 日
*** 市人民政府关于解决抗旱保栽资金物资的请示报告
应改为：***市人民政府关于请求解决抗旱保栽资金物资的请示
12、批复——党政机关使用的下行文的一种（《条例》、《办法》）
适用于答复下级机关的请示事项。

它是根据下级机关的请示而制发的，针对性、目的性很强。

注意，各主管部门批准同级或不相隶属部门所请求的事项不能用“批复”，一律用“复函”。

对一份批复的评改：
**市地方税务局关于批转税收管理员制度实施方案的通知
**县地方税务局征管科：经市局研究决定，同意你局报来的税收管理员制度实施方案。

运行中有何问题，请及时向市局反馈。

2006 年2 月5 日（签章）
修改后的批复：
**市地方税务局关于税收管理员制度实施方案的批复
**县地方税务局：
你局《关于税收管理员制度实施方案的请示》（* 地税呈〔2006 〕*号）收悉。

根据国家税务总局、省、市局实施税收管理员制度的有关要求，经市局研究，同意你局制定的税收管理员制度实施方案。

在运行中有何问
题，要及时向市局反馈。

二OO六年二月五日（签章）
13、会议纪要——党政机关使用的下行文的一种（《条例》、《办法》）。

是传达会议决定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的一种纪实性和指导性的文种。

一般比较重要的会议都要制作纪要。

会议纪要大致有二种类型：
一是办公会议纪要，又称日常行政工作会议纪要；二是专项会议纪要，如各种各样的交流会、座谈会、研讨会的会议纪要。

会议纪要的写作格式：标题：由会议名称、文种两个要素构成。

如：江苏大学校长办公会会议纪要
成文日期：成文日期一般加括号标写于标题下方正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。

正文：主要包括：前言——简要介绍会议的基本情况，叙述召开会议的根据、目的、会议的起止时间、地点、参加会议的人员、会议的基本议程、主要活动和会议结果。

主体——具体阐述会议讨论的问题和意见、结论和决定，以及对今后工作所提出的要求，从而把会议的主要精神和成果全面、具体、详尽地反映出来。

这一部分是纪要的中心。

结尾——通常情况下的会议纪要不单独写结尾，主体部分的最后一个问题写完即结束全文。

有的会议纪要要单独写一段结尾，或是写会议号召。

插会议纪要、会议记录范例
14、函——党政机关公文中一个平行文（《条例》、《办法》）。

适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

关于设立湖北现代科技学校为江苏大学武汉函授站的函
湖北省教育厅高教处：江苏大学与湖北现代科技学校联合办学多年，并在该
校设立了江苏大学武汉函授站。

2008 年我校继续与湖北现代科技学校联合办学，并在该校设立函授教学站。

特此函报。

江苏大学（公章）二OO八年七月十六日修改为：
关于在湖北现代科技学校设立江苏大学武汉函授站的函湖北省教育厅高教处：江苏大学与湖北现代科技学校联合办学多年，并在该校设立了江苏大学武汉函授站。

多年来，该函授站严格执行我校关于函授站教学点管理工作的有关规定，管理规范，质量较高，信誉较好。

经研究，2008 年我校拟继续与湖北现代科技学校联合办学，并在该校设立函授教学站。

请予大力支持。

江苏大学（公章）二
OO八年七月十六日
15、公报——党政机关使用的公布性文件的一种（《条例》）。

用于公开发布重大事件或重大事项。

例如《中国共产党第十六届中央委员会第三次全体会议公报》。

16、条例——党的机关公文中的主要文种（《条例》）。

适用于中央组织制定规范党组织工作、活动和党员行为的规章制度。

“条例”又是国家行政法规、地方性法规的主要形式。

如《中国共产党党内监督条例（试行）》、《婚姻登记条例》等。

17、规定——党的机关使用的主要公文文种（《条例》）。

用于
对特定范围的工作和事务制度具有约束力的行为规范；同时，它又是国家行政法规、地方法规、部门规章（即国务院各部门）、政府规章（即地方人民政府规章）的主要形式。

18、意见——党政机关公文中既含上行又具下行意义的一种公文
（《条例》、《办法》）。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

一般情况下，来自下级机关的“意见”只具有参谋建议性质，一经上级机关批转或批准，即转化为决策性的文件；另一种是出自于上级机关的“意见”，这是
具有指挥性、决定性的。

如《镇江市2005 年社会治安防控体系建设实施意见》。

第三章公文格式
公文格式专指法定（或称主要）公文文种外形结构的组织与安排。

公文一般由版头（党政机关公文称“版头”，行政机关公文称“发文机关”）、份号（党政机关公文称“份号”，行政机关公文称“公文份数序号”）、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名（党政机关公文称“发文机关署名” ，行政机关公文称“落款”，即公文生效标识）、成文日期、印章、印发传达范围（党政机关公文称“印发传达范围” ，行政机关公文称“附注”）、主题词、抄送单位、印制版记（党政机关公文称“印制版记” ，行政机关公文称“印发机关和印发日期”）。

插图
你局《关于税收管理员制度实施方案的请示》（* 地税呈〔2006 〕*号）收悉。

公文标题是公文的重要组成部分，它“居文之首，勾文之要”，被人们比喻为文章的“眼睛”。

公文标题一般有三种形式：
1、由发文机关、事由和文种构成，如《国务院关于全面推进依法行政的决定》；
2、由发文机关和文种构成，如《国家税务总局公告》；
3 、由事由和文种构成，如：《关于*** 职务聘任的通知》；公文标
题常见的错误：
1、只用文种作标题，如《通知》、《通告》。

2、将理由当事由关于更换班车发动机的请示应改为：关于核拨汽车维
修专项经费的请示
3、缺少介词“关于”
如：** 大学自学考试报名通告
由于缺少“关于”，完全可以理解为** 大学自己自学考试报名，另外“报名”和“通告”之间也缺少必要词语。

应改成：** 大学关于自学考试报名事宜的通告
4、缺少主要动词
如：** 县公安局关于偷猎国家珍稀野生动物的通告由于缺少主要动词，造成了县公安局发通知让市民去偷猎的歧义。

应改为：** 县公安局关于严禁偷猎国家珍稀野生动物的通告或：**县公安局关于严厉打击偷猎国家珍稀野生动物违法犯罪活动的通告
5、“关于”后面词或短语错用
如：** 等七个单位关于自费出国留学的请示由于“关于”后面的短语是动词性偏正短语，且和行文单位发生了联系，因此存在七个单位自己自费出国留学的歧义，应在“留学” 后面加上“事宜”或“问题”，将“关于”后面改变成名词性偏正短语，即《**等七个单位关于自费出国留学事宜的请示》
6、介词“对”使用不当
如：办公厅人事处关于** 同志的考察报告“关于”后面可视为以“考察报告”为中心词的偏正短语，从语义分析是“ ** 的考察报告”，而不是“对** 的考察”，应改为《办公厅人事处关于对** 同志考察情况的报告》
7、词语顺序颠倒
如：**市公安局关于严禁打架斗殴和收缴武器的通告
应改为：** 市公安局关于收缴武器和严禁打架斗殴和的通告
8、事由概括不确切如：有这样一份报告，标题是《关于张** 受贿案的调查报告》。

开头写到：根据领导指示，我们于 **年**月**日对赵**揭发张 **受贿 一案进行了调查；中间是调查过程，结尾写到：综上所述，我们认为 赵**的揭发虽事出有因，但纯属主观推测，事不成立。

应改为《关于赵 **揭发张** 受贿一案的调查报告》
9、公文标题的书写不适当，如：
（1）把一个词拆开，分在两行 信息集锦 苏州局限时装 电话说到做到 （2）把助词“的”移到下一行行首
短讯荟萃
思想政治建设
的基础工程
（3）由于句读不明而产生歧义 外交部发言人沈国放说 中国对美再次袭击 伊拉克深表不满
10 、公文标题事由用词与文种重复
如：关于申请将泰安市列为国家历史文化名城的请示 关于请求批准思茅
市及相关县区更名的请示
应改为：关于将泰安市列为国家历史文化名城的请示 关于批准思茅市及相关县区更名的请示 需要说明的是，对“请示”标题中使用请求类动词的使用问题， 公文学界一直有不同意见。

据粗略统计， 2005 年《国务院公报》所 载复文中提到的“请示”看，标题带有请求性动词的，约占 20% 左
无论用与不用，我的观点是看它是否“准确概括公文的主要内 ，在不用的情况下能准确概括公文的主要内容，就不用，否则就 形式服从内容。

女口：山西省人民政府《关于请求批准山西省做实•…••方案的请
示》
（晋政〔 2006 〕 14 号）
河南省人民政府《关于河南省做实•…:方案的请示》（豫政
文〔2006 〕75 号）
《办法》第十条第六款规定： “公文标题中除法规、规章名称加 书名号外，一般不用标点符号。

”
容”
用。

关于申报校优秀青年骨干教师（第二、三层次）的通知如果没有顿号，“第二、三层次”就成了“第二三层次”，顿号一定要用。

xx 大学关于进一步加强本科教学工作，提高教育教学质量的若干意见关于印发《xx 大学教职工申诉裁定工作暂行办法》的通知若去掉逗
号、书名号并不影响表达，此时就不用标点符号。

如：
第十届全国人民代表大会第四次会议关于政府工作报告的决议，“政府工作报告”就没有加书名号。

xx 大学关于2006 年上半年出版《体育科学研究》增刊的请示“体育科学研究”不加书名号，就不清楚“增刊”应在书名号外面，会影响表达，所以要加书名号。

主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称，或者规范化简称、统称。

主送机关名称在标题下一行顶格写，后面加冒号。

抄送机关的名称写在公文末页下端，通常用两条横线隔开。

正文用3 号仿宋体字，一般每面排22 行，每行排28 个字。

插公文格式末页
一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，则采用中套
方式，即用印章的中心线压在成文年月日上。

插印章下弧无文字、下弧有文字时的图形
01 综合经济
01A 计划
规划统计指标分配统配调拨
04 农业林业水利气象
04A 农业
农村农民。

04B 林业
绿化木材。

04C 水利
河流。

水土保持节
水。

《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“水利”，在
标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。

第四章行文规则
《唐律》规定：应言上而不言上，不应言上而言上，不由所管而越言上，应行下而不行下及不应行下而行下者，各杖六十。

《国家行政机关公文处理办法》有这么一条规定，政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作外，一般不得向下一级政府正式行文。

也就是说行文要讲究对等原则。

根据这条规定，学校部门内设机构除办公室外，不得对外正式行文。

第十八条规定：“属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

”
关于开通空调的申请
校办、后勤集团：现在已进入了本科生实习期，有大批的学生在经济与管理实验室中心进行实验。

由于进入暑期天气炎热，大批的学生和大批电脑聚在一起，常常会使实验教室温度高达40 度以上，使得学生无法进行实验，电脑和服务器也无法正常工作。

故请求从今天起至20 周周末（7月11 日前，包括周六、周日）对1 号楼12 层开通空调，天气凉爽时除外。

申请开通时间：7：30——21：00
请求批准！
学院
2008 年6 月24 日
关于** 学院行政及教师办公室安装空调的申请
校领导：
**学院的整体装修已经接近尾声，现在整个办公室的空调还没有着落，我们已经和设备处、后勤处联系过，设备处、后勤处答复是学校当时批复的经费只是装修费用，而我们和后勤处在做装修预算时已经将空调等费用纳入预算。

目前学院已经准备搬家，但是空调安装问题仍然没有解决，现向学校申请，请予解决。

以上申请妥否，请批示。

2008 年6 月17 日
校内请示处理流程
原稿
**学校关于建造教学大楼的请示随着职业教育的深入发展，我校的办学规模不断扩大，现在校学生已达2000 人，并计划在五年内达到近4000 人的规模。

但我校现有的教学楼，不仅面积小，而且设施落后，影响教学。

鉴于上述情况，我校拟建一栋七层6000 平方米栋教学楼，预计造价600 万元，需省厅拨款。

以上意见，请研究批复。

修改稿正文：随着我国经济建设和改革开放的不断深入，中等职业教育的发展逐步加快。

自改革开放以来，我校已培养了近万名财经人才，他们在全省、乃至全国的财经工作岗位上发挥着重要作用，很多人已成为管理干部或单位骨干。

财经职业教育要发展，学校的规模要扩大。

我校现有学生2000 人，已
经省教育厅批准到“十五”计划末学生规模达4000 人。

但我校教学楼只能容纳2000 人，教室拥挤不堪，而且教学设施落后，不能适应现代化教学的需要，影响了对人才的培养。

我校作为省部级重点中专学校，在全省、全国享有一定的知名度，并力争在“十五”期间进入国家重点中专行列，因此，改善办学条件已成当务之急。

而且，我校地处沿海开放城市，新亚欧大陆桥东桥头堡，经常进行国际文化学术交流，我们担心因教学条件太差，不仅影响学校声誉，而且会影响国家的对外形象。

基于上述原因，我校拟建一栋七层6000 平方米的教学楼，预计造价600 万元，需省厅拨款。

以上请示当否，请批示。

第一，立意要高
班超：“但愿生入玉门关”（《绝域请还疏》）。

班昭：《为兄上书》，文中说其兄班超现已年老多病，而“蛮夷之性，悖逆侮老，而超旦暮入地，久不见代，恐开奸宄之源，生逆乱之心”，这样使西域时时处于危险状态。

为永保汉朝天下太平，只有将班超换回，派年轻的将领守边，才能“使国家无老远之虑，西域无仓促之忧”。

第二，思路要宽《谏逐客书》：使专制的秦王取消了“逐客令”。

李斯从三个方面进行了说理：一是秦国历史上由于任用了“客卿”，才使秦国至今强大。

二是秦王喜爱的珍宝美女皆非秦国所产，而秦王用之，但在用人上却是“非秦者去，为客者逐”，实非帝王之术，要想统一天下是不可能的。

三是五帝三王就是因为广纳人才，才成就伟业，深得民心，而秦王“逐客”却是损己利敌，其结果是使秦国面临严重的危险。

第三，实事求是
《陈情表》：“尽刘氏之日短，尽陛下之日长”。

文章呈上后，武帝揽其。