DA-T 79—2019 证券业务档案管理规范

证券业务档案管理规范

1范围

本标准规定了证券业务档案工作总则㊁管理体制㊁管理岗位职责,以及在办理证券业务活动中产生的具有保存价值的业务文件的整理㊁归档,证券业务档案的保管㊁利用㊁鉴定与处置的要求和方法,以及证券业务电子文件归档与电子档案管理㊂

本标准适用于证券公司证券业务档案的管理与利用㊂

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的㊂凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件㊂凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件㊂

G B/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

D A/T15磁性载体档案管理与保护规范

D A/T68档案服务外包工作规范

J R/T0110证券公司客户资料管理规范

J G J25档案馆建筑设计规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件㊂

3.1

证券公司s e c u r i t i e s c o r p o r a t i o n

依照‘中华人民共和国公司法“和‘中华人民共和国证券法“设立的经营证券业务的有限责任公司或者股份有限公司㊂

3.2

证券业务文件s e c u r i t i e s b u s i n e s s r e c o r d

证券公司在证券业务办理及服务活动中形成各种文字㊁图表㊁照片㊁声像等不同载体形式的记录㊂3.3

证券业务档案s e c u r i t i e s b u s i n e s s a r c h i v e

具有凭证㊁查考和保存价值的证券业务文件㊂

注:证券业务档案包括但不限于经纪业务档案㊁投资银行业务档案㊁证券投资业务档案㊁场外市场业务档案㊁信用业务档案㊁资产托管与运营外包业务档案㊂

3.3.1

经纪业务档案b r o k e r a g e b u s i n e s s a r c h i v e

证券公司在证券客户开户㊁委托㊁交易㊁客户回访等经纪业务处理及服务环节中形成的具有保存价值的文件材料㊂

3.3.2

投资银行业务档案i n v e s t m e n t b a n k i n g b u s i n e s s a r c h i v e

证券公司在证券发行㊁承销㊁交易㊁企业重组㊁兼并与收购㊁项目融资㊁财务顾问㊁持续督导等业务过程中形成的具有保存价值的文件材料㊂

3.3.3

证券投资业务档案s e c u r i t i e s i n v e s t m e n t b u s i n e s s a r c h i v e

证券公司在证券投资决策研究㊁制定投资决策㊁执行投资操作㊁接收反馈㊁修正投资方案和项目总结等过程中形成的具有保存价值的文件材料㊂

3.3.4

场外市场业务档案o v e r-t h e-c o u n t e rm a r k e t b u s i n e s s a r c h i v e

证券公司在交易所以外由买卖双方通过O T C或当面议价等形式成交过程中形成的具有保存价值的文件材料㊂

3.3.5

信用业务档案c r e d i t b u s i n e s s a r c h i v e

证券公司在信用业务中办理客户征信㊁客户筛选与初审,客户签订合同㊁开户㊁委托㊁交易等业务处理及服务环节中形成的具有保存价值的文件材料㊂

3.3.6

资产托管与运营外包业务档案a s s e t t r u s t e e s h i p a n do p e r a t i o no u t s o u r c i n g b u s i n e s s a r c h i v e

证券公司接受委托,依据法律法规的规定和合同协议的约定,作为独立的第三方,在为客户持有或管理的资产提供资产保管㊁投资清算㊁估值核算㊁投资监督㊁信息披露㊁份额登记㊁交易支持㊁投资风险㊁资金划拨㊁系统对接㊁数据传输㊁信息递送㊁报表对账㊁绩效评估等专业服务环节中形成的具有保存价值的文件材料㊂

3.4

立卷f i l i n g

将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程㊂

[D A/T1 2000,定义5.10]

注:证券业务档案的立卷方式包括但不限于按户立卷㊁按类型(项目)立卷两种㊂

3.4.1

按户立卷f i l i n g b y t h e c u s t o m e r

以客户为单位,按户组卷,原则上同一客户形成的所有文件材料立为一卷㊂

3.4.2

按类型(项目)立卷f i l i n g b y g e n r e(p r o j e c t)

以业务类型(项目)为单位,将同一业务类型(项目)形成的各种文件材料按时间顺序组成具有有机联系的案卷㊂

4总则

4.1证券业务档案是维护证券公司和客户利益的重要原始凭证,是证券公司档案的重要组成部分,应纳入证券公司档案工作体系,实行集中统一管理㊂

4.2证券公司应建立健全统一的业务文件材料归档管理制度和业务档案保管㊁利用㊁鉴定㊁销毁等管理制度,将证券业务文件材料的形成㊁积累㊁整理和归档工作列入业务工作流程,列入业务工作计划,列入业务机构职责范围和业务人员岗位责任制,列入公司考核体系和奖惩制度,确保证券业务文件材料的完整归档以及证券业务档案的真实㊁完整㊁有效和安全㊂

4.3证券公司应对证券业务档案中的客户信息保密,严禁擅自泄露客户信息㊂

4.4证券公司在做好纸质载体业务档案管理的同时,应将业务电子文件归档和电子档案管理纳入本单位信息化建设和档案工作规划㊁计划,配备必要的人员㊁资金和设施设备,为证券业务电子文件归档和电子档案管理提供保障㊂

4.5证券业务档案同时具有纸质与电子两种载体时,应在内容㊁相关说明及描述上保持纸质档案与电子档案之间的有机联系㊂

4.6证券公司在服务军工等项目时形成的涉密业务档案,应参照国家相关安全保密规定管理㊂

5管理体制和管理岗位职责

5.1档案工作体制

证券公司应明确档案工作的分管领导,设立专门档案管理机构和岗位,配备专职档案人员,各业务机构应配备专职或兼职档案人员㊂

5.2业务部门职责

5.2.1证券公司业务人员应负责积累其在工作中形成的业务文件,对归档文件的齐全㊁准确和形成质量负责,并及时将办理完毕㊁有保存价值的业务文件移交给本机构专兼职档案人员㊂

5.2.2证券公司业务机构专兼职档案人员应负责收集㊁整理本机构归档的业务文件,定期将已整理的业务文件及文件清单向档案部门移交,并办理归档交接手续㊂

5.3档案部门职责

5.3.1证券公司档案部门应对证券业务档案工作进行统筹规划,指导㊁监督业务机构业务文件的形成㊁积累㊁整理及归档工作,并负责证券业务档案的保管㊁利用㊁鉴定和销毁工作㊂

5.3.2证券公司档案部门应参与本单位业务系统的规划㊁设计㊁开发㊁实施等工作,提出电子文件归档需求和对实现过程的跟踪,确保所形成电子文件能够归档,归档后电子文件符合电子档案管理要求㊂

5.4信息技术部门职责

证券公司信息技术部门应负责为证券业务档案管理提供技术支持㊂

5.5档案人员要求

5.5.1档案人员应熟悉证券业务,具备档案专业知识和技能,并定期接受业务培训㊂

5.5.2档案人员应保持相对稳定㊂发生岗位变动时,应办理好档案工作交接手续㊂

5.6档案管理模式

证券公司对证券业务档案可采取本单位集中管理㊁全部或部分委托具有相应档案管理资质的档案服务承包方管理的管理方式㊂采取委托管理方式的,应按照D A/T68的相关规定执行㊂

6业务文件的整理与归档

6.1归档范围

6.1.1证券公司在证券业务办理及服务活动中直接形成的具有保存价值的业务文件均应收集㊁归档㊂6.1.2证券公司证券业务文件材料归档范围可参见㊁但不限于附录A㊂附录A中的保管期限为参考