43 供应商付款结算管理办法

供应商付款结算管理办法

1 目的

为保证公司各项往来债权债务的真实性、完整性，规范采购物资结算流程，明确相关部门的职能职责，理顺结算关系，提高结算效率，加强企业内控及防范风险，加强经营风险及坏账损失管理，有效控制资金支出和占用，提高资金使用效率，结合公司实际情况，制定本办法。

2 适用范围

本办法适用于公司物资采购结算及其债权债务往来的核算管理。

3 术语及定义

直入供应商：直接入库公司生管物流部仓库的供应商；

寄售供应商：入库第三方物流公司仓库，由三方配送物料的供应商；

预付款供应商：需要预先支付货款，才能发货的供应商；

入库单据：直入供应商《入库单》和寄售供应商《调拨单》的统称。

4 职责

4.1 采购部

4.1.1 负责SAP系统内供应商信息的建立及维护；

4.1.2 负责采购物资结算价格的报批、发布及录入SAP系统；

4.1.3 负责向供应商提供开票信息；

4.1.4 负责对供应商错开发票（图号、名称、数量及价格有误）的退票并提出处理意见；

4.1.5 负责督促供应商及时开具发票并初步审核，递交财务部；

4.1.6 负责供应商发票的接收登记及相关台账管理；

4.1.7 负责《付款申请表》的编制及签批流程；

4.1.8 负责分配承兑汇票金额；

4.1.9 负责对供应商的供货业绩考核及申述处理，并将最终考核结论传递给财务部执行扣款；

4.2 生管物流部

4.2.1 负责开票数据的核对和发放；

4.2.2 负责入库单据的传递、存档；

4.2.3 负责已入物流仓库物资的保管；

4.2.4 负责寄售供应商《调拨单》真实性及SAP系统移库处理，形成结算凭证；

4.2.5 负责直入供应商物料型号、规格、数量检查，入库及SAP系统移库处理，形成结算凭证；

4.2.5 负责SAP系统工废、料废的退库处理，形成退库凭证。

4.3 财务部

4.3.1零部件成本科

4.3.1.1 负责SAP系统内零部件单价的审核及维护；

4.3.1.2 负责检查入库单据SAP系统移库数量和实收数量的一致性；

4.3.1.3 负责发票开具数量与系统数量以及入库单据数量的一致性；

4.3.1.4 负责发票物料价格与所签订合同的一致性；

4.3.1.5 负责发票核实无误之后的入账；

4.3.1.6 负责发票抵扣联的认证；

4.3.1.7 负责《应付账款明细》的编制及确认；

4.3.1.8 负责收取银行回执单进行系统清账；

4.3.1.9 负责会计凭证打印，装订以及相关资料（发票联、入库单据等）的存档；

4.3.1.10 负责对不规范的采购物资结算行为进行考核管理；

4.3.1.11 负责根据生产需求，及时审核订单及付款流程；

4.3.2 会计综合科

4.3.2.1 负责依据《付款申请表》进行付款；

4.3.2.2 负责银行回执单的打印及传递；

4.3.2.3 负责提供公司开票信息；

4.3.2.4 负责承兑汇票金额的提供；

4.3.3 成本预算科

4.3.3.1 负责接收、审核试制物资发票并进行入账处理；

4.4 第三方物流公司

4.4.1 负责供应商到货的清点及入库办理；

4.4.2 负责供应商开票数据的核对；

4.4.3 负责供应商物料台账与实物的一致性；

4.4.4 负责供应商《调拨单》的归类、保存及移交

4.5 供应商品质部

4.5.1 零部件检验科

4.5.1.1 负责供应商来料检验；

4.5.1.2 负责供应商来料《检查成绩书》及《送货清单》的存档；

4.5.1.3 负责提出零部件质量问题让步接收的索赔建议及罚款流程。

5 工作程序

5.1 入库管理

5.1.1 第三方物流公司按照供应商《送货清单》中零部件型号、规格、数量进行实物验收，经零部件检验科检验合格后，打印《入库单》，并做实收记录及存档，且办理SAP系统入库手续。

5.1.2 第三方物流公司根据生产需求，配送生产物料，打印《调拨单》，经生管物流部确认数

量及产品质量后，做SAP移库处理，形成结算凭证。

5.2 入库单据管理

5.2.1 寄售供应商：第三方物流公司根据寄售供应商的《送货清单》，经零部件检验科检验合格后，打印《入库单》，按供应商分类存档。按照总装生产需求，配送生产物料，打印《调拨单》，《调拨单》按供应商分类及保存，红联由第三方物流公司保存，白联由生管物流保存，绿联由采购部保存，蓝联由财务部保存，黄联由库管员保存；

5.2.2 直入供应商：生管物流部根据直入供应商的《送货清单》，经零部件检验科检验合格后，打印《入库单》，且按供应商分类保存，白联由生管物流部保存，绿联由采购部保存，蓝联由财务部保存，黄联由库管员保存。

5.3 开票管理

5.3.1 生管物流部核查上月对账数据无误后，在每月3号前向供应商提供开票数据；

5.3.2 供应商需在每月8日前与生管物流部完成账、物核对，开具增值税专用发票并于当月15日前将发票寄到公司采购部，否则将顺延一个月付款；

5.3.3 采购部收到发票之后，核对发票单价及数量后及时移交财务；

5.3.4 供应商需开具增值税专用发票，非增值税专用发票公司财务部原则上不予结算；特殊情况下只能开具普通发票的，要求采购部在合同中做好相关规定，在结算价格中扣除进项税金；

5.3.5 供应商的增值税专用发票应符合税务机关相关规定；

5.4 发票入账管理

5.4.1 财务部对应会计人员依据《财务票据粘贴单》所附的发票和入库单据，核对无误之后，在SAP系统中做发票入账，入账完毕后发票进行系统认证；

5.4.2 财务部对应会计人员核对发票发现单价、物料名称、物料数量有误是，做退票处理；5.5 付款管理

5.5.1 通常情况下，财务部零部件成本科每月20日前提供《应付账款明细》，如遇节假日顺延，特殊情况以当月通知为准；

5.5.2 采购部依照《应付账款明细》，结合实际情况，做每家供应商当月《付款申请表》，并走审批流程，签批完成后财务部会计综合科应在 3个工作日内支付完成，且付款完成后以邮件形式通知采购部；

5.5.3 在正常付款范围外，供应商确有资金需求的，可办理临时批款，一单一签，由供应商提交书面申请，由采购主管工程师提出付款流程，签批后转会计综合科，由资金会计进行付款；

5.6 扣款管理

5.6.1 对各项往来扣款以月为期限，由扣款责任部门提出索赔及罚款流程，通知供应商后，财务部当月汇总并于次月执行；

5.6.2 对订单、到货等采购部考核项，供应商如需申诉，需提出书面申请，经采购部审核确认