东博煤炭有限责任公司物资管理办法(试行)

东博煤炭有限责任公司物资管理办法(试行)

东博煤炭有限责任公司物资管理办法（试行）

总则

一、目的为了规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本，确保公司各部门生产经营所需的物资供给，加强公司各项物资采购的监督管理力度，规范采购行为；结合公司实际，特制定本管理办法。

二、适用范围：本公司物资采购，土建、矿建、设备采购，备品配件，机电产品、生产技改、大修项目、以及综合性原辅材料、行政物资采购。

三、公司物资采购实行统一管理、集中采购、分级负责的体制。

本办法所称物资采购管理包括物资采购计划、实施、仓储、供应等全过程的管理、控制和监督。

四、物资采购遵守的原则

1、未经审核批准的物资采购计划一律不得采购；

2、库内已有的闲置物资首先使用，不得采购；

3、凡本地区能解决的，不到外地采购；

4、采购金额达到5万元以上的或外地采购的，必须签订经济合同；

5、在比价过程中，严格执行同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比信誉，择优确定采购单位；

6、对于先试用的物资，不得在试用鉴定前采购。

7、坚持集中采购，发挥规模优势；规范采购行为，实行阳光采购；

第一章采购管理部门的职能职责

11、负责对不合格产品的组织、联络、协调、处置工作；

12、负责本部门各项资料汇总和存档工作；

第二章物资的采购供应及监督

一、公司对所属物资采购管理按年度进行考核，具体考核办法由总合管理部、财务部共同确定。采购前的控制由综合管理部对询价全过程的监督，财务应当对询价后全程跟进督查；

二、公司和所属综合管理部、财务部门按照各自的职责范围，对物资采购工作进行定期或专项审计、监察，由监察部门对违规行为进行处理。违反本办法规定，有下列情形之一的，给予批评教育，情节较重的，按照《公司管理人员违纪违规行为处分规定》给予处分：

1、未按照规定订立书面采购合同，或未按照规定方式进行采购的；

2、无计划采购非应急物资，或盲目制定采购物资计划造成物资积压的；

3、擅自采购未授权物资的；

4、采购质量不合格物资的；

三、监督部门要对供销部自行组织采购的物资要实行严格的监督检查，对采购行为可以采取实地调查、电话咨询、信息化查询，对采购方式是否实行了比价采购，采购价格与备案的（三方询价经审批后的）价格对照等手段进行监督；对采购质量要听取使用部门的反馈意见等有效地对采购的物资实施监督和管理。

四、对生产急需、紧急抢险以及不可预料因素而急需材料、设备、配件的采购，电话请示分管领导后执行采购，采购结束后5天内必须补办有关手续（计划、审批单）。

第三章物资的管理

一、采购审批权限：

1、公司实行集中采购制，凡是需采购的物资必须由部门负责人审核，报公司主管领导审批后实施。采购物资计划实行动态管理，供销部根据实际情况及时进行调整。

2、凡是公司内需采购的物资计划，根据权限报相关分管领导审批的：

（1）采购概算在5万元以下的，由经办部门分管领导审批；

（2）采购概算在5万元以上，30万元以下的，由经办部门分管领导、总经理审批；

（3）采购概算在30万元以上的，由董事长/总经理或其授权人审批；

（4）设备、固定资产等重大物资由董事长或集团公司高管审批；

3、凡是需采购的物资计划未按规定执行审批程序的供销部一律不接收计划或实施采购。

二、采购计划：

1、物资采购实行计划管理。所有采购物资必须依据财务预算安排编制采购计划，按照分级管理权限，经计划或预算管理部门审核后，按计划实施上报；

2、物资采购计划分为月度采购计划和零星采购计划、行政物资采购计划。月度采购计划由生产技术部统一负责编制，零星采购计划由所属部门负责编制；行政物资采购计划由综合管理部负责编制；

3、编制物资采购计划须明确物资的名称、规格、型号、数量、用途、技术要求、供货时间、采购方式、标准、建议生产厂家等内容。

4、物资采购计划依据物资需求建议计划，综合平衡库存、期货等资源进

行编制。能够调剂平衡的，不得列入当期采购计划；

5、物资需求建议计划由物资需求单位提出，报公司主管领导审批；

物资需求建议计划分为年度、季度和工程项目需求建议计划。年度需求建议计划应当依据本公司物资消耗规律和储备定额编制；季度和工程项目需求建议计划应当依据生产、矿建、建设任务、投资计划、财务预算、供货周期等进行编制。编制需求建议计划应按标准选用技术成熟、性能稳定、安全可靠的物资。

6、物资采购计划按以下程序编制：

（1）各部室物资采购计划要按程序进行上报。在每月的25日之前上报下个月的采购计划，由生产技术部编报；零星物资采购计划应在当月的10号前上报，由各部室编报；行政物资采购计划应在当月的20号前上报供销部，由综合管理部编报；

各部室如不按规定时间上报计划，造成物资缺口及发生的经济损失，由迟报部室承担经济责任。

（2）计划外急需采购的物资，由部室填制《急需物资采购计划单》，负责人签字，分管领导签署意见，总经理批准。

（3）工程项目所需物资需要提前采购的，有关采购计划应报公司总经理审批提前20天上报。

7、物资采购计划已经实施必须严格执行。确因生产建设计划或设计变更等原因需要调整的，在物资采购计划实施前，可变更物资采购计划必须报总经理批准；

8、因物资采购计划变更造成的盈亏，由申请部门或单位承担。对积压物

资，生产技术部应通过调剂、代用等措施加以利用；

9、多报计划致使设备、大型材料（备用除外）闲置一个月以上者，每发现一台/次，绩效考核扣除申报部门1分，月度内除正常二次计划外，只允许报一次应急计划外，每多报一次，绩效考核扣除申报部门1分。

10、物资采购计划表格式统一（后附）

三、供应商管理

1、公司对物资供应商实行统一归口管理，统一建立公司物资供应商库，供销部负责物资供应商管理；

2、公司实行供应商准入制度。供应商准入必须具备以下基本条件：

（1）具有法人资格；

（2）具备国家和公司要求必须取得的质量、安全、环保以及其它生产经营资格；

（3）具有良好的商业信誉和业绩，近三年经营活动中无违法记录；具有完善的质量保证体系，近三年在国家、行业以及集团公司、地方政府质量监督检查中无不合格情况；

3、提供经国家有关部门认可的新产品、节能环保型产品、具有自主知识产权产品的供应商和集团公司内部符合准入条件的生产企业，应当优先准入；

4、采购物资供应商准入由综合管理部组织招标的或组织有关部门、专业技术人员、使用单位评审确定；准入供应商有效期为三年，期满后复审。复审合格的，列入合格供应商；不合格的，取消合格供应商资格；

5、供销部和所属部门每年对供应商进行一次考评，考评内容包括交货数量、物资质量、合同履约、售后服务、诚信经营等。考评结果作为确定供应商