话务台操作手册

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AVAYA话务台(302D)操作手册

一.基本键位:

图一

1.听筒8. 显示屏

2.听筒架9. 选择按键

3.话务台激活按钮10. 音量调节按键

4.拨号按键区11. 中继线选择按键及指示灯

5.呼叫等待灯及告警指示灯12. 功能按键区

6.中继线选择按键及指示灯13. 呼叫通路按键区

7.状态显示按键

二.基本操作:

1.启动话务台:

a.按话务台的任意按键,则显示屏上显示以下信息:

STANDBY MODE (On-hook) - Press Button

On Left Side to Activate Console

b.按下话务台左侧小按钮(如图一3所示),则话务台被启动

c.按下夜服键(如图二第23键所示),则话务台进入正常工作状态

1.关闭话务台:

a.按下话务台左侧小按钮(如图一3所示),则话务台被关闭

b.则显示屏上显示以下信息:

STANDBY MODE (On-hook) - Press Button

On Left Side to Activate Console

2.拨打电话:

拿起听筒后直接拨打号码(图一中“拨号按键区”的数字键)即可,内线直接拨分机号,外线先拨“9”,再拨打外线号码;

3.接听电话:

当有来话到话务台时,话务台发出“嘀,嘀”的声音,同时在呼叫通路按键区(图一中的13)的按键指示灯会闪烁,屏幕上显示内线分机号或外线号码,此时拿起听筒后再按下指示灯对应的呼叫通路按键即可接听该来话。

4.转接来话到内部分机:

a.按下正在闪烁的呼叫通路键

b.与来电通话

c.直接拨打想要转接的内线分机号码

d.根据情况选择以下几种操所之一:

1)如话务员无需与内线分机通话,则分机振铃后按下“Release”键即可

2)如话务员要先与内线分机通话,则当分机接听后,可以询问其是否接听来话,如对方要接听,则按下“Release”键即可;如不接听,则按下“Cancel”键,然后重新与来电方通话,并告知无法接通。

3)如拨打的内线分机占线或没人接听则按下“Cancel”键,可以重新与来电方通话,并告知无法接通。

4)如拨错内线分机号则可以按下“Cancel”键,并重新输入要转接的分机号码。5.转接内线分机到外线电话:

a.按下正在闪烁的呼叫通路键

b.与内线分机通话

c.先拨“9”,再拨打外线号码

d.根据情况选择以下几种操所之一:

1)如话务员无需与外线方通话,则听到振铃后按下“Release”键即可

2)如话务员要先与外线方通话,则当外线方接听后,可以告知对方是代替某人拨打,再按下“Release”键,则内线分机即可与外线方通话。

3)如拨打的外线方无法接通,则按下“Cancel”键,可以重新与内线分机通话,并告知无法接通。

4)如拨错外线号码则可以按下“Cancel”键,并重新输入号码。

6.保留呼叫:

a.按下正在闪烁的呼叫通路键

b.与来电通话

c.按下“Hold”键即可,对方处于保留状态,同时该呼叫通路键的指示灯“On Hold”亮起

d.如果要取回被保留的来话,按要取回的呼叫通路键即可。

7.接听多路来话:

当话务员正在通话时,又有第二路来话时,话务台发出短促“滴,滴”的提示音,同时“Calls Waiting”指示灯(如图一5所示)亮起,根据情况选择以下几种操所之一:a.如果话务员与第一路来电通话结束,则直接按下“Release”键,再按下正在闪烁的呼叫通路键,即可与第二路来电通话。

b.如果话务员与第一路来电通话未结束,需要保留,则先按下“Hold”键,使其处于保留状态,再按下正在闪烁的第二路来电的呼叫通路键,即可与第二路来电通话;如果处理完第二路来话,需要接回第一路来话,则按第一路来电的呼叫通路键,即可恢复通话。

c.如果同时有多路来话,则重复以上步骤操作即可。

三.功能操作:

图二

1.多方会议:

当有多个电话需要同时通话时,使用该功能。可以是内线分机也可以是外线号码,具体操作如下:

a.话务员先拨打第一方的分机号,形成通话;

b.按下该键,再拨第二方的号码(可以是分机号,也可以是外线号码);

c.与第二方形成通话后,再按下该键,则话务员与第一、二方的电话同时可以通话。

d.如果还有第三方以上,最多到第五方的电话需加入以上电话会议,则重复以上b,c 步骤即可。

2.设置分机叫醒电话:

该功能是在客人要求的规定时间(在24小时之内)设置叫醒电话,具体操作如下:a.按下该键,则显示:“AUTO WAKEUP - Ext:”

b.输入要设置客房的分机号(如:1908)+“#”(表示分机号输入完毕),显示:“AUTO WAKEUP - Ext: 1908 Time: --:-- ”。如果该分机已经设置过叫醒电话,则会显示上次所设置的时间;如果输错分机号,再按下该键,回到步骤a重新开始。

c.输入要设置的叫醒时间,4位数,格式为:“小时(两位):分钟(两位)”。

如果输入的时间在13:00到00:59之间(如:1430),则直接显示:“WAKEUP MESSAGE:

XXXX”,直接跳到步骤e。

如果输入的时间在01:00到12:59之间(如:0750),则显示:“AUTO WAKEUP - Ext: 1908 Time: 07:50 -M”。

d.如果按2表示上午,显示“AUTO WAKEUP - Ext: 1908 Time: 07:50 AM”;如果按7表示下午,显示“AUTO WAKEUP - Ext: 1908 Time: 07:50 PM”,然后显示:“WAKEUP MESSAGE: XXXX”。

e.再按“#”,表示输入完毕,显示以下几种情况之一:

※“WAKEUP REQUEST CONFIRMED”表示设置的叫醒电话成功

※“WAKEUP ENTRY DENIED - TOO SOON”表示设置的叫醒电话时间,由于离当前时间太近(五分钟内)而没有成功。

※“WAKEUP ENTRY DENIED - INTERVAL FULL”表示设置的叫醒电话,由于在设置的时间段内(每15分钟为一段),允许设置叫醒分机数量已经达到最大,无法在该段时间内再设置新的叫醒分机,而没有成功。

※“WAKEUP ENTRY DENIED - SYSTEM FULL”表示设置的叫醒电话,由于系统允许设置叫醒分机数量已经达到最大,无法在再设置新的叫醒分机,而没有成功。

取消或更改分机叫醒电话:

如果客人要取消或更改原先设定好的叫醒电话,按以下的步骤操作:

和a.按下该键,则显示:“AUTO WAKEUP - Ext:”

b.输入要取消或更改叫醒的客房分机号(如:1908)+“#”(表示分机号输入完毕),显示:“AUTO WAKEUP - Ext: 1908 Time: 07:50 ”。

c.如果按下删除键(图二第22键),显示“WAKEUP REQUEST CANCELED”,表示取消叫醒成功。

d.如果要更改叫醒时间,则直接输入新的叫醒时间,4位数,格式为:“小时(两位):分钟(两位)”。具体操作同设置叫醒时间。如显示“WAKEUP REQUEST CONFIRMED”,则表示更改叫醒时间成功。

3.设置分机免打扰:

从话务员开始设置到客人指定的时间段内,所有打到该客房分机的电话将转到话务台上,具体操作如下:

a.按下该键,显示“DO NOT DIST- Ext:”

b.输入要设置客房的分机号(如:1908)+“#”(表示分机号输入完毕),显示:“DO

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