项目档案整理规范.

• 页号，填写每份文件的首页号，最后一 份文件填写起止页号。(最后一份文件只 有一页 , 也需填写起止页号 , 如 12/12) ，。 • 备注，对卷内文件变化作必要说明。没 有特殊情况，一般不填。
（三）、编制备考表
• 卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不 同载体文件的数量，如：文字材料 100 页，照 片10张，附图1张。 • 说明组卷情况：立卷人由责任立卷人签名；立 卷日期填写完成立卷的日期；检查人由案卷质 量审核者签名；检查日期填写审核的日期。 • 互见号，填写反映同一内容而形式不同且另行 保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档 案载体形式，并用括号括起。
• 3 、编号的位置：单面书写的科技文件材料在 其右下角编写页号；双面书写的科技文件材料， 正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。 图样页号编写在标题栏外。 • 4、成套图样或印刷成册的科技文件材料，自 成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新 编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的， 应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件 填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注 中注明总页数。
• （ 6 ）设备类案卷按设备依据性材料、外购设 备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、 设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设 备维护等排列。 • （ 7 ）管理性文件按问题、时间或重要程度排 列。 • （ 8 ）卷内文件一般文字在前、图样在后；译 文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印 件在前，定（草）稿在后。
三、建设项目档案整理工作的 基本要求
• 建设项目档案的整理就是在对应归档的 技术文件材料、图纸进行完整收集的基 础上，通过科学筛选、系统整理、编目， 将其内容、成份确切地揭示出来的一项 工作。（定义） • 成套性、阶段性、专业性是基建项目技 术文件材料的三个基本特性
三、建设项目档案整理工作的 基本要求
• 1、归档前的审查，施工单位在项目竣工文件 收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编 制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准 确情况和案卷质量进行审查或三方会审；经建 设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全 部交建设单位档案管理机构。 • 主要包括以下三个方面：①检查归档的文件材 料是否完整、准确。②检查归档的文件材料是 否经过系统整理。③检查归档的文件材料的编 制是否符合各种技术规范。
三、建设项目档案整理工作的 基本要求
• 3、建设项目档案编目方法： • 编目工作内容可分为编制页号、卷内目 录、备考表、案卷封面、案卷目录、档 案号。
（一）、编页号
• 1 、卷内的文件，凡有文字、符号、图形的每 一面都必须依次编号，折叠的大张文件或附贴 的字条，均按页编号（无论是筒子页、折叠页、 大小页、一纸上贴数张小页等，都应逐页编页， 信封也不例外），空白页不编号。图表和声像 材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件 编号； • 2、每个案卷应用阿拉伯数字编制自“1”开始 的流水顺序页号(保管单位之间不连号，一个保 管单位一个顺序号)；之一、之二卷的也要分开 编号。
二、建设项目技术文件材料的 归档要求
• 2、归档的时间：归档时间应该根据项目 技术文件材料的形成规律和特点来做具 体规定，方法基本有以下四种： • ①项目结束时归档 • ②按工作阶段归档 • ③按年度归档 • ④随时归档
二、建设项目技术文件材料的 归档要求
• 3、归档的手续：建立和明确技术文件材料的 归档手续，有利于明确责任和义务，保证归档 质量，主要包括以下两个方面的内容，①对归 档材料的简要说明，为了便于对归档材料进行 检查和验收，并且有助于日后对归档材料的管 理和有效的组织利用，应建立填写“归档材料 说明书”制度，由有关的技术部门或归档人员 撰写。②编制技术文件材料归档移交清单，归 档清单一式两份，移交时按清单交点清楚，交 接双方签字，各留一份，以便查考。
一、项目档案的基本知识
• ⑤项目调试及试运行阶段形成的文件——由试 运行单位负责收集； • ⑥项目器材供应形成的文件——项目器材供应 单位负责收集； • ⑦项目财务管理形成的文件——项目财务管理 单位负责收集； • ⑧文件由二个单位共同形成的——由主要形成 单位收集整理；
二、建设项目技术文件材料的 归档要求
• 文件制作时普遍使用的装订用品，如订 书钉、曲别针、大头针等，其材质以铁、 铝等化学性质活泼的金属为主，容易被 空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧 化和腐蚀，这些金属物如果在装订组卷 时不加以清除，易使文件纸张受到损害。 因此，在装订以前，逐份检查并把文件 上的订书钉、回形针、大头针等金属物 全部去掉，清除时注意不要损坏文件。
一、项目档案的基本知识
5、项目建设各阶段文件的收集与各方责任 ①项目准备阶段形成的前期文件，设备、工艺和 涉外文件，以及工程决算文件——由建设单位 各承办机构负责收集、积累； ②勘察、设计文件——由勘察、设计单位负责收 集、积累，并按规定向建设单位档案部门提交 有关设计基础资料和设计文件；
一、项目档案的基本知识
一、项目档案的基本知识
• 3、基本建设工程项目施工文件的运转 • 收进验收——登记分发——调剂使用— —现场收集——变更汇总——材料整 理——编制竣工材料——材料移交—— 归档保存
一、项目档案的基本知识
• 4、项目档案材料的积累 • （1）原始性、中间性、基础性和过程性 文件材料的积累 • （2）管理性、依据性、结论性、保密性 和工具性文件材料的积累 • （3）更改补充文件材料的积累 • （4）积累的重点阶段
项目档案整理规范
刘 峰
一、项目档案的基本知识
• • • • • 1、项目档案材料的基本类型： （1）文字材料 （2）图样材料 （3）表式材料 （4）特种材料
一、项目档案的基本知识
• • • • • • 2、项目档案材料的构成 （1）规划勘察文件材料 （2）设计文件材料 （3）施工文件材料 （4）监理文件材料 （5）竣工验收文件材料
（五）、编制案卷目录
• 按照案卷封面认真填写齐全、规范即可。
（六）、编制档案号
• 唯一性、合理性、稳定性 • 结构：类别号——项目号——案卷号
三、建设项目档案整理工作的 基本要求
• 4、建设项目档案案卷的装订方法 • 文字材料可采用整卷装订与单份文件装 订两种形式；图纸可不装订，但同一项 目应统一。 • 案卷装订前，一般应做好如下一些工作：
• 责任者，填写文件形成部门或主要责任 者，亦即对档案内容进行创造或负有责 任的团体和个人。可以简称的需用通用 简称，无法简称的抄写全称，不得随意 简化；非本市单位要冠以地名；多个作 者可抄主要作者后加“等”字；领导讲 话稿、信件等作者为个人的，填写姓名 （尽量注明职位）。
• 文件题名，填写文件标题全称，或拟写文件题 名；原则上一文一题，照实抄录，不要随意简 化；文件无标题或只是“通知”、“嘉奖令” 等无实质性内容的标题，应拟写简明、扼要的 文件标题或摘要，外加[ ]号；文件如有副题， 应把副题写上； • 日期，填写文件形成日期；没有日期的文件应 考证清楚后填写。一律使用阿拉伯数字填写， 需写全“年月日”，填写时可省略“年”、 “月”、“日”字。在表示年、月、日的数字 右下角加“.”号。如：2001.3.20
• 5、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 • 6、编号时须耐心细致，力求准确，无重 号、跳号、错号、漏编现象。
（二）、编写卷内目录
• 序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷 内文件的顺序，一个文件（或部件）一 个号； • 文件编号，填写文件文号（发文号由机 关代字、年度、顺序号组成，编制时不 能省略），或图样的图号，或设备，项 目代号；
• 1、建设项目档案分类组卷方法： • 单项（标段）工程是建设项目中能够独 立发挥生产能力或效益的工程； • 单位工程是指单项工程中性质不同，可 以独立组织施工的工程。 • 一般有：单项工程分类法、单位工程分 类法、形成阶段分类法
三、建设项目档案整理工作的 基本要求
• 2、建设项目档案的排列： • （1）产品类案卷按产品开发设计（含初 步设计、技术设计）、工艺、工装、加 工制造、生产定型等工作程序，或按其 产品系列、结构排列。 • （2）科研类案卷按课题准备立项阶段、 研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申 报奖励和推广应用等阶段排列。
三、建设项目档案整理工作的 基本要求
• （3）基建类案卷按项目依据性材料、基 础性材料、工程设计（含初步设计、技 术设计、施工图设计）、工程施工、工 程监理、工程竣工验收等排列。 • （4）施工文件按管理、依据、建筑、安 装、检测实验记录、评定、验收排列 • （5）竣工图按专业、图号排列。
三、建设项目档案整理工作的 基本要求
（五）、装订边硬衬纸板的加 垫
• 由于大张纸的折叠和纸张的裱糊等原因 引起案卷的右边厚、左边薄现象，为使 装订后的案卷达到左右厚薄相一致应在 装订边增添若干张硬板纸衬垫，尺寸大 小为宽25毫米，长295毫米，所衬纸的张 数应视案卷而定，一般衬至与右边厚度 相一致为止。
（一）、图纸折叠
• 竣工图应按GB/T10609.3—1989《技术 用图复制图的折叠方法》，统一折叠成 A4图幅（210MM╳297MM）。图面内 折，手风琴式，标题栏应露在外面，以 便利用。为使图纸折叠能够整齐划一， 可以自制一块折叠模型板，折叠时用模 型板衬托，建议折上面。
（二）、金属物的去除
• ③项目施工阶段形成的文件 —— 实行总承包的，各分 包单位负责其分包项目全部文件的收集、整理，然后 提交总包单位汇总；建设单位分别发包的，各承包单 位负责收集、整理其承包项目的全部文件； • ④项目监理文件 —— 监理单位收集、积累；同时应负 责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准 确情况，以及竣工验收中文件资料审核情况，并经审 核、签认后向建设单位提交其监理业务范围内的有关 专项报告、验证材料及监理文件；
（四）、编制案卷封面
• 内容主要包括：案卷题名、立卷单位、 起止日期、保管期限、密级、档案号 • 案卷题名：指保管单位标题，应简明、 准确揭示卷内文件内容。以便利用者查 找检索。拟写时既要符合工程术语，同 时又不违背档案用语，一般情况下标题 不宜过于繁杂，也不宜过于笼统。归档 外文资料的题名及主要内容应译成中文。
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• 基建项目档案标题主要包括8个组成要素： 工程建设单位名称、工程项目名称、工 程子项名称、工程地址、时间、工程性 质、卷内文件材料内容、卷册数。主要 由工程建设单位（即立档单位）名称、 工程项目名称（含子项名称）、卷内文 件材料内容三个主要部分组成，另可根 据实际情况增加其他要素说明。
• 南京市人防办 北极阁三号口 地下商 场 施工技术文件材料 • 立档单位名称 工程地址 工程项目 名称 卷内文件材料内容 • 中山路（长江路至珠江路段） 1980 年 翻修水泥路面 竣工图 • 工程项目名称 工程地址 时间 工 程性质 内容
• 双门楼宾馆 原美国大使馆楼 1978 年 扩建部分 建筑竣工图 • 立档单位名称 项目名称 时间 工程性质 内容 • 中国人民银行南京支行办公大厦金库工 程隐蔽工程验收记录 之一 • 工程建设单位名称 工程名称 子项名 称 内容 卷册数
• 立卷单位：应填写负责科技文件材料组 卷的部门或项目负责部门。 • 起止时间：应填写案卷内科技文件材料 形成的起止时间。 • 保管期限：应依据有关规定填写组卷时 划定的保管期限。
（三）、小尺寸纸张的裱糊
• 对于无装订线位置的文件，或重要内容 书于装订线外和未留边、窄幅文件应加 宽贴边；破损的文件材料应按裱糊技术 要求托裱；对纸张过小的文件，要衬纸。 修裱、加边或衬纸应用修裱专用纸或无 字的70克以上书写纸，裱糊浆糊采用化 学浆糊(防霉防蛀)，浆糊不宜过厚。
（四）、复制
• 字迹已扩散、褪变的文件应复制并与原 件一起装订（放在原件前面）。传真件 字迹耐久性差，需复制后才能归档，但 复印件本身也存在耐久性方面的问题， 如易粘连等，所以复印时墨粉浓度不宜 太大，颜色不宜太深，最好采用单面复 印。