沟通秘诀十篇

沟通秘诀十篇

抓住听众耳朵的时间原则

大家都讨厌那种根本是浪费时间的无聊会议，也没有人想当个会让听众睡倒成一片的无聊讲者，沟通大师格朗维尔?涂古德（Granville N. Toogood）指出，不管是提案或是演讲，有两个不可不知的重要时间点，正是主导一场谈话会不会成功的关键。

原则1：8秒鐘规则

意思是，听众会在一开始的8秒内决定你的话值不值得听。这就是为什么开场的客套话其实是废话，请不要说：「大家早，很高兴来到这里，今天我想来谈谈我们对未来的计画与展望。」你必须选择一个更有力的开场，好抓住听众的耳朵。

以结尾来开头是最容易使用的改善方式，何不试试：「我们已经努力注意全盘的合约成本，而且从今天开始，我们要推出一项计画，光是制造一年就可以省下超过6000万美元。」

不然以故事、趣闻、引述、回顾过去或是预测未来开场都很好，从一个吸引人的话题切入，再导入主题，就可以避免让人觉得无聊，所以请记住：一个有力的开头，胜过十几句客套话。

原则2：18分鐘撞墙期

18分撞墙期是你和听众间可能会出现的无形障碍。涂古德综合多年的经验与统计，发现大部分的人在18分鐘后就会注意力漂移、精神涣散。

所以一场45分鐘的提案该怎么做才好？你必须学会将冗长的报告分段，像是以2～3位报告人分阶段主持的方式打破节奏；使用道具辅助说明、放个DVD或录影带、配合连续的趣闻或故事来陈述重点；或是进一步邀请听众提问来增加双方的互动，例如发言15分鐘，然后接下来的半小时让人发问，就是一个好办法。

最后要记住的是，就算我们能把各种谈话技巧都发挥到极致，也不可能好到让别人乐意被我们绑住超过必要的时间，所以「简洁生动」是每个人上台前都必须牢记的沟通基本原则。

提出构想有诀窍！

《穿越地平线的创新》一书作者玛当?贝拉（Madan Birla）表示，以他在联邦快递工作22年的经验，其实主管的门常常是开著的，不过因为主管们的时间非常有限，如果你不能在第

一时间就呈现出意见的重点和重要性，提案当然会落得失败的下场。贝拉表示，你必须先将构想好好想一遍，并且在书面上回答以下问题，然后才和上司提出来：

■改善目前业务程序的机会为何？

■根据你的分析，公司不会利用这个机会的根本原因为何？

■你要如何解决这些根本原因？

■最后，这项改善对业务有何好处？

想想你以前提出意见，有没有先试著回答过这几个问题，并能清楚说明你的改善提案，才交给上司呢？事实上，很多事情如果不能以白纸黑字写清楚，就无法沟通，在书面上写下来这些问题，不仅可以让你对问题想得更透彻，也可让主管一下子就得到你所想表达的重点。毕竟，如果连你自己对问题都没有一个清楚的答案，你又怎么能期待主管会接受你的意见呢？

沟通，长不如短

15分鐘是人类集中注意力的极限，超过15分鐘的沟通，效果就会大打折扣。

电视剧每隔15分鐘左右就插播广告，也是这个道理。

现代人愈来愈没有耐性，要如何才能有效传达我们的讯息呢？

1. 推销时：

当你只有30秒去抓住别人的注意，不论是卖产品、介绍公司或是自我推销，请从这3点开始说起：你在做什么、你跟别人有什么不一样，以及为什么对方该注意你。

2. e-mail时：

当你必须移动滑鼠去下拉页面才能把信看完时，这件事最好还是当面说。

3. 打电话时：

很多人在留言结束前，就会直接把它删除。所以，要在对方的语音信箱留言，你最好准备约30秒的草稿。在接触新客户时，在留言的开始及结束时，都要说出自己的电话。

4. 简报时：

如果是一个长达半天的课程或有特别目的的简报，记得「15分鐘原则」，每隔15分鐘就要改变主题或休息一下。

争吵的9大游戏规则

其实，争吵这件事并不像我们想像中那么负面，如果懂得争吵的学问，不仅事后不会伤了和气，而且还可以了解对方的想法，达到沟通的效果。不过沟通专家珍亚格（Jan Yager）也指出，要做这一点，争吵的双方必需要强调「公平」的原则，并且遵守争吵的9大游戏规则：

规则1：不中伤对方

指名道姓的谩骂和中伤，是既残酷又有害的争吵方式，而且会在对方心中留下长久的伤害。

规则2：使用「第一人称」

争吵时最好这样说：「我觉得你说的话伤害到我了，因为……」或是「我觉得你的意思是……」，强调这是「你的」感受、「你的」反应，而不是「唯一」的解释。

规则3：严禁肢体冲突、捣毁物品

不管有什么看似正当的理由，挥拳、吐口水、砸东西等行为，在争吵时必须绝对禁止，任何非言语的动作都是完全错误的争吵方式。

规则4：直截了当

拐弯抹角、冷嘲热讽很难让对方了解你的意思是什么。要解决争议，应该要明确且直接切入重点。

规则5：给对方时间

公平争吵不是泼妇骂街，只想逞口舌之快，有意义的争吵必须要允许彼此有时间去思考和回应对方提出的看法和议题。

规则6：要听别人讲话

一个铜板敲不响，如果在争吵时能够去倾听对方的理由或感觉，可能就会发现双方意见不合的原因所在，是来自于错误的认知或解读。

规则7：大家都是对的

即使是亲朋好友，也不代表必须要对每件事都抱持同样的看法。意见不合没有谁对谁错的问题，这一点是消除争端、化解歧见的必要认知。

规则8：不要传播彼此的争吵过程

不要对同事、客户等相关人员重述或谈论争吵的过程，这会让对方觉得难堪，并且让你们之间的关系更恶化。如果真的需要一吐为快，那就找个不相干的局外人吧！

规则9：保守祕密

就算争吵很激烈，也要忍住说出对方私密事情的冲动。公平的争吵必须要有义务保守对方曾经对你託付的祕密，违背这一点就是辜负和牺牲别人的信任，反倒会让你因小失大。

用全身聆听的5个要点

俄亥俄州立大学的临床心理学者拉库罗西（LaCross, M.B.）博士说：「善于聆听的人不只用「耳朵」听，而是用「全身」听。」能用全身聆听的人，不仅比较具有亲切感、吸引力、说服力，评价与印象也都更令人满意。所以想要得到对方的信赖，让对方说出真心话，听话时的态度十分重要。那么如何「用全身聆听」呢？拉库罗西博士提出下列5个要点：

1.和蔼可亲的笑容

有一句话说：「想拜託人的话，请保持笑容，板起脸孔的话是没有人会理你的。」面对亲切的笑容，总比紧皱的双眉来得容易交谈，只要让人保持愉快，对方就会为你敞开心胸。所以要努力培养自己的幽默感，即使是老掉牙的笑话、打哈哈也没关系，不要觉得不好意思，因为不管多拙劣的詼谐都有让对方敞开心胸的效果，即使是在一开始时苦笑的对方，也会在笑容中感受到「愉快」的气氛。

2.频频点头

大部分的人都认为自己边说「嗯、嗯」时会边点头，但其实这种象徵性的点头动作太小了，如果不用「更快且夸张的点头」这种心理技巧，表现出「真的，我是一心一意地在听你说话」，可能无法让对方乐于开口。点头有一种让人感到温暖的力量，所以如果能把现在的点头幅度加大两倍，必定能让对方双倍地喜欢你。

3.谈话中80%的时间注视对方的眼睛

这其中「80%的时间」是重点。说话时要看著对方眼睛才有礼貌，但如果是100%的时间，那就会变成一直瞪著别人的眼睛，反而会让对方有压迫感而紧张。因此，适时的将视线离开对方，可以免去对方一直被注视著的压力，而让谈话顺畅而轻鬆地进行下去。

4.端坐在对方的正前面