档案管理课件 四 归档文件整理、文书归档(第2、3节)
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(三)分类 分类是指将所有归档的文书，按照自身 的内容、形式、时间、来源等方面的异 同，分门别类地组织在一起，使所有归 档文件构成一个有机的整体。
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类 1.分类方法
⑴按年度分类：将文件按其形成年度分类，同年度的组在一 起。
① 一份文件作一件时，按文件签发年度确定； ② 几份文件作为一件时年度的确定： 正本与定稿为一件时，以正本日期为准； 正件与附件为一件时，以正件日期为准； 转发文与被转发文为一件时，以转发文日期为准； 请示与复文为一件时，以复文日期为准。
四、文件整理的步骤和方法
（五）编号 b.全宗号：是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的 代号，便于档案馆对各单位移交进馆的档案进行管理。 c.年度：指归档文件的形成年度，用4位阿拉伯数字表示。 d.保管期限：是整理文件时按照《文书档案保管期限表》 等有关规定划定的文件保存期限。保管期限分为永久、定 期两种，定期一般分为30年、10年。 e.机构（问题）。机构是形成文件的单位、部门。填写机 构项时，填写作为分类方案类目的机构名称；填写问题项 时，可根据分类方案直接填写。
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类 ⑸保管期限—年度—机构分类法：适用于内设机构较
稳定、归档文件较多的立档单位。缺点是要预留三 种保管期限的空间、会出现倒架情况。如: 永久：2001年—办公室、业务一科、业务二科； 2002年…… 30年:2001年……2002年……. 10年:2001年……2002年……
四、文件整理的步骤和方法
（六）编目 编目是编制归档文件目录。应以“件”
为单位，根据分类方案和件号顺序编制 归档文件目录，系统、全面地反映归档 文件面貌 。
四、文件整理的步骤和方法
归档文件目录包括的项目有： 1.件号：件号指室编件号。 2.责任者：责任者指制发文件的组织或个人。多个责任联合发文时，应
（二）《归档文件整理规则》的适用范围： 从文件载体上：纸质文书材料。 从种类上：文书档案，暂不涉及科技档
案、会计档案等专门档案，也不涉及声 像、电子等特殊载体档案的整理工作。
四、文件整理的步骤和方法
（一）修整 修整的主要内容包括： 1.修复破损文件，复制字迹模糊或褪变的文
件； 2.去除原装订文件用的易锈蚀的金属物； 3.对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材
四、文件整理的步骤和方法
归档文件目录
机构：指导科 保管期限：短期
a.件号：是归档文件的排列顺序号，分为室编件号和馆编件号。室编件号是 文件在本单位的档案室内的编号，是文件在最低一级类目内的排列顺序号， 按文件顺序排列从“1”开始标注。馆编件号是档案移交进馆的编号，按进 馆要求标注。
如某单位归档文件按“年度—机构—保管期限”分类，其最后一级类目为 保管期限，则在同一年度、同一机构内，按归档文件排列顺序，先编永久 保管期限的归档文件件号（从1至N），再编长期保管期限的（从1至 N）。
四、文件整理的步骤和方法
（五）编号 2.填写归档章 归档章的位置在每份文件首页的上端居 中的空白处，不要压盖文件字迹。归档 章设置全宗号、年度、保管期限、件号 等必备项和机构（问题）、种类等选择 项。
四、文件整理的步骤和方法
全宗号
归档章
年度
室编件号
机构（问题） 保管期限
馆编件号
长：3*15mm 宽：2*8mm
选填三个以内的重要责任者。 3.文号：文号即文件的发文字号，无文号的不填。 4.题名：即文件标题。没有标题或标题不规范，可以自拟标题，并加
“[ ]”。 5.日期：即文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如：
20070526 6.页数：填写每件文件的总页数。文件中有图文的页面为一页，大于或
小于A4幅面的纸张，有内容的1幅面算1页。 7.备注。填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、
补充、移出、销毁等。
四、文件整理的步骤和方法
在编目过程中，应注意一下几点： 1.归档文件应逐件编目； 2.来文与复文作为一件，只对复文进行编目； 3.归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型； 4.归档文件目录应装订成册并编制封面。 5. 归档文件目录封面可以根据需要设置年度、保管期限、机构等项目。 6.归档文件目录应一式2份。一份随档案进馆，一份留存于本单位。
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类
⑵年度—问题--保管期限分类法，是将归档文件按年度分类，每 个年度下按问题分类，再在问题下按保管期限分类 。适用于 单位较小、内设机构不稳定、分工不明确，没有内设机构，内 设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架 不必留空位，避免库房的倒架。
如：2001年：党群类—永久、 30年、10年；业务类—永久、 30年、10年；行政类—永久、 30年、10年。2002年：党群 类…业务类….行政类
三、归档文件整理规则
（一）《归档文件整理规则》的有关规定 文件整理以件为整理单位。一般以每份
文件为一件，文件正本与定稿为一件， 正文与附件为一件，原件与复印件为一 件，转发文与被转发文为一件，报表、 名册、图册等一册为一件，来文与复文 为一件，文件处理单（表）与被处理文 件为一件。
三、归档文件整理规则
四、文件整理的步骤和方法
（四）排列 2.排列的实际操作分步：
a.在最低一级类目内，先按照事由原则 将属于同一事由的文件按形成时间或文 件的重要程度排列。 b.对不同事由间的文件可以按不同事由 形成时间的先后顺序或事由的重要程度 排列。
四、文件整理的步骤和方法
（四）排列 3.文件的排列原则： a.不同年度的文件分别排列； b.不同保管期限的文件分别排列； c.同一年度、同一保管期限的文件，如果是同一 问题的文件按时间先后顺序排列;如果是不同问 题的文件，一般按问题的时间先后顺序排列； d.文件数量较多的，可先按机构顺序排列，同一 机构的文件再按问题的时间先后顺序排列。
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类 1.分类方法
⑵按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类，分 为永久和定期，定期又分30年和10年。 ⑶按组织机构（问题）分类：
①按组织机构分类：即按机关内部各部门名称分类。 如：单位的内部机构有办公室、人事处、后勤处，可直 接采用机构名称作为类名进行分类。
②按问题分类：即按工作性质及内容分类，如：技术 类、宣传类、政法类等。
三、归档文件整理规则
（一）《归档文件整理规则》的有关规定
国家档案局2000年12月发布《归档文件整理规 则》，作为改革传统立卷方式的一个新标准，核心在 于适应办公现代化条件下计算机管理文档的新形势。
《归档文件整理规则》规定：文书整理工作以“件” 取代“卷”，实行文件级管理；以“案盒”取代“案 卷”，“案盒”作为保管单位；以年度、机构（问 题）、保管期限的文书整理分类方式取代以往按几大 特征的分类方式；以归档文件目录替换卷内文件目录； 取消硬卷皮和软卷皮，取消案卷目录、目录号。
(三)分类 ⑷保管期限—年度—问题分类法：这种方法适用于内设
机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构 少、同一机构归档文件少的立档单位。缺点是要预留 三种保管期限的空间、会出现倒架情况。如： 永久：2001年—党群类、业务类、行政类；2002 年……,30年:2001年……2002年…….10年:2001 年……2002年……
一、归档文件整理的含义
（二）有查考利用价值的文件才整理归档 （三）文书归档前必须经过科学的整理：
修整、装订、分类、排列、编号、编目、 装盒等技术工作。
二、归档文件整理的作用
保持文件之间的历史联系，便于查找利 用。
维护文件的完整与安全，便于保管。 保证工作活动的连续性，为档案工作奠
定基础。
四、文件整理的步骤和方法
（四）排列 指按一定顺序叠放以“件” 为单位的文件，不作装订，以代替过去的“案卷”。
《归档文件整理规则》强调了“事由原则”，即同一事由有密切联系的文件材料应 当排列在一起。 “事由”是指一件具体的事或一个具体的问题或一段较紧密的 工作过程。
1.文件排列可以按三种方法进行： a.事由结合时间排列：案盒中的文件，可先按事由排列，将相同事由的文件排列在
一起，然后再将相同事由的文件按时间先后进行排列。 b.事由结合重要程度排列：案盒中的文件，可先按事由排列，将相同事由的文件排
列在一起，然后再将相同事由的文件按重要程度排列，即重要的文件排在前面， 次要的文件排在后面，依次进行。 c. 成套文件可集中排列：一次事件所产生的所有文件可放在一起，然后结合时间 或重要程度进行排列。
不是指文书内容所涉及的事情已全部办理完毕。其界定要 视具体情况： 1.文书中涉及的事情只需近期办理，并确定已经办理完毕。 2.文件需要长期办理或执行时，如重要决议、年度计划、 长远规划等，发文机关在文件发出前就可以将定稿整理归 档；收文机关经有关领导阅知、研究、传达并采取具体执 行的措施后，可整理归档。 3.对于不必办复的文件，经有关负责人批阅或传阅等文书 办理程序完毕，即可以整理归档。
四、文件整理的步骤和方法
来自百度文库 (三)分类
2.复式分类法 《规则》提供了年度、保管期限、组织机构（问题）
三种分类方法，可以组合成多种复式的分类法，同时 规定年度、保管期限是必选项，任何单位都必须分年 度、分保管期限来整理归档文件。
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类
⑴年度——组织机构——保管期限法，是将归档文件按年度 分类，每个年度下按组织机构分类，再在组织机构下按保 管期限分类，这种方法适用于单位较大、内设机构较稳定、 归档文件数量较多的立档单位。优点是按这种分类方法排 列档案时，档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。一般 单位可采用此方法。如： 2001年：办公室---永久、30年、10年；业务一科---永 久、 30年、10年；业务二科---永久、 30年、10年。 2002年：办公室…..业务一科…..业务二科……
第四章第二节归档文件的整理
归档文件整理是将归档文件以件为单位 进行修整、装订、分类、排列、编号、 编目、装盒等技术工作，使之有序化的 过程。
国家档案局发布的《归档文件整理规则》 明确了归档文件的整理方法和质量要求， 为文件整理工作确立了标准和依据。
一、归档文件整理的含义
（一）办理完毕的文书才整理归档 所谓办理完毕，是指文书在处理程序上已经办理完毕，而
四、文件整理的步骤和方法
（二）装订 2.对齐方式： a.采用左上角装订的，应将左、上侧对齐； b.采用左侧装订的，应将左、下侧对齐； 3.装订方法： a.线装：缝纫机压线； b.黏结式：裱糊糨糊、热封胶； c.穿孔式：订书钉、铁夹背； d.变形材料：钢夹、塑料夹；
四、文件整理的步骤和方法
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类
⑶年度—保管期限分类法：这种分类方法适用于内设机
构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是 操作方便，便于档案的管理，缺点是不能集中同一机 构或问题的归档文件。
如：2001年：永久、 30年、10年；2002年：永 久、 30年、10年；2003年……
四、文件整理的步骤和方法
四、文件整理的步骤和方法
（五）编号 编号：反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重 要标识。文件依据分类方案和排列顺序逐件编号。
1.确定编号项目。编号的作用是固定归档文件在全宗中的位置，是代表编号 项目的一组数字和字符的组合。编号项目包括全宗号、年度、保管期限、 机构（问题）、件号等。
料，按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少 折叠层次，折痕处尽量位于字迹之外。
四、文件整理的步骤和方法
（二）装订 文件按件装订。将文件按件构成基本整理单位，进行文件材料
的排序，逐件固定文件的页次，保护文件，方便管理和利用。 1.件内排列方式： a.正本在前，定稿在后； b.正文在前，附件在后； c.原件在前，复制件在后； d.转发件在前，被转发件在后； e.批复在前，请示在后； f.不同文字的文本，中文本在前，原文本在后；
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类 1.分类方法
⑴按年度分类：将文件按其形成年度分类，同年度的组在一 起。
① 一份文件作一件时，按文件签发年度确定； ② 几份文件作为一件时年度的确定： 正本与定稿为一件时，以正本日期为准； 正件与附件为一件时，以正件日期为准； 转发文与被转发文为一件时，以转发文日期为准； 请示与复文为一件时，以复文日期为准。
四、文件整理的步骤和方法
（五）编号 b.全宗号：是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的 代号，便于档案馆对各单位移交进馆的档案进行管理。 c.年度：指归档文件的形成年度，用4位阿拉伯数字表示。 d.保管期限：是整理文件时按照《文书档案保管期限表》 等有关规定划定的文件保存期限。保管期限分为永久、定 期两种，定期一般分为30年、10年。 e.机构（问题）。机构是形成文件的单位、部门。填写机 构项时，填写作为分类方案类目的机构名称；填写问题项 时，可根据分类方案直接填写。
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类 ⑸保管期限—年度—机构分类法：适用于内设机构较
稳定、归档文件较多的立档单位。缺点是要预留三 种保管期限的空间、会出现倒架情况。如: 永久：2001年—办公室、业务一科、业务二科； 2002年…… 30年:2001年……2002年……. 10年:2001年……2002年……
四、文件整理的步骤和方法
（六）编目 编目是编制归档文件目录。应以“件”
为单位，根据分类方案和件号顺序编制 归档文件目录，系统、全面地反映归档 文件面貌 。
四、文件整理的步骤和方法
归档文件目录包括的项目有： 1.件号：件号指室编件号。 2.责任者：责任者指制发文件的组织或个人。多个责任联合发文时，应
（二）《归档文件整理规则》的适用范围： 从文件载体上：纸质文书材料。 从种类上：文书档案，暂不涉及科技档
案、会计档案等专门档案，也不涉及声 像、电子等特殊载体档案的整理工作。
四、文件整理的步骤和方法
（一）修整 修整的主要内容包括： 1.修复破损文件，复制字迹模糊或褪变的文
件； 2.去除原装订文件用的易锈蚀的金属物； 3.对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材
四、文件整理的步骤和方法
归档文件目录
机构：指导科 保管期限：短期
a.件号：是归档文件的排列顺序号，分为室编件号和馆编件号。室编件号是 文件在本单位的档案室内的编号，是文件在最低一级类目内的排列顺序号， 按文件顺序排列从“1”开始标注。馆编件号是档案移交进馆的编号，按进 馆要求标注。
如某单位归档文件按“年度—机构—保管期限”分类，其最后一级类目为 保管期限，则在同一年度、同一机构内，按归档文件排列顺序，先编永久 保管期限的归档文件件号（从1至N），再编长期保管期限的（从1至 N）。
四、文件整理的步骤和方法
（五）编号 2.填写归档章 归档章的位置在每份文件首页的上端居 中的空白处，不要压盖文件字迹。归档 章设置全宗号、年度、保管期限、件号 等必备项和机构（问题）、种类等选择 项。
四、文件整理的步骤和方法
全宗号
归档章
年度
室编件号
机构（问题） 保管期限
馆编件号
长：3*15mm 宽：2*8mm
选填三个以内的重要责任者。 3.文号：文号即文件的发文字号，无文号的不填。 4.题名：即文件标题。没有标题或标题不规范，可以自拟标题，并加
“[ ]”。 5.日期：即文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如：
20070526 6.页数：填写每件文件的总页数。文件中有图文的页面为一页，大于或
小于A4幅面的纸张，有内容的1幅面算1页。 7.备注。填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、
补充、移出、销毁等。
四、文件整理的步骤和方法
在编目过程中，应注意一下几点： 1.归档文件应逐件编目； 2.来文与复文作为一件，只对复文进行编目； 3.归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型； 4.归档文件目录应装订成册并编制封面。 5. 归档文件目录封面可以根据需要设置年度、保管期限、机构等项目。 6.归档文件目录应一式2份。一份随档案进馆，一份留存于本单位。
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类
⑵年度—问题--保管期限分类法，是将归档文件按年度分类，每 个年度下按问题分类，再在问题下按保管期限分类 。适用于 单位较小、内设机构不稳定、分工不明确，没有内设机构，内 设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架 不必留空位，避免库房的倒架。
如：2001年：党群类—永久、 30年、10年；业务类—永久、 30年、10年；行政类—永久、 30年、10年。2002年：党群 类…业务类….行政类
三、归档文件整理规则
（一）《归档文件整理规则》的有关规定 文件整理以件为整理单位。一般以每份
文件为一件，文件正本与定稿为一件， 正文与附件为一件，原件与复印件为一 件，转发文与被转发文为一件，报表、 名册、图册等一册为一件，来文与复文 为一件，文件处理单（表）与被处理文 件为一件。
三、归档文件整理规则
四、文件整理的步骤和方法
（四）排列 2.排列的实际操作分步：
a.在最低一级类目内，先按照事由原则 将属于同一事由的文件按形成时间或文 件的重要程度排列。 b.对不同事由间的文件可以按不同事由 形成时间的先后顺序或事由的重要程度 排列。
四、文件整理的步骤和方法
（四）排列 3.文件的排列原则： a.不同年度的文件分别排列； b.不同保管期限的文件分别排列； c.同一年度、同一保管期限的文件，如果是同一 问题的文件按时间先后顺序排列;如果是不同问 题的文件，一般按问题的时间先后顺序排列； d.文件数量较多的，可先按机构顺序排列，同一 机构的文件再按问题的时间先后顺序排列。
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类 1.分类方法
⑵按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类，分 为永久和定期，定期又分30年和10年。 ⑶按组织机构（问题）分类：
①按组织机构分类：即按机关内部各部门名称分类。 如：单位的内部机构有办公室、人事处、后勤处，可直 接采用机构名称作为类名进行分类。
②按问题分类：即按工作性质及内容分类，如：技术 类、宣传类、政法类等。
三、归档文件整理规则
（一）《归档文件整理规则》的有关规定
国家档案局2000年12月发布《归档文件整理规 则》，作为改革传统立卷方式的一个新标准，核心在 于适应办公现代化条件下计算机管理文档的新形势。
《归档文件整理规则》规定：文书整理工作以“件” 取代“卷”，实行文件级管理；以“案盒”取代“案 卷”，“案盒”作为保管单位；以年度、机构（问 题）、保管期限的文书整理分类方式取代以往按几大 特征的分类方式；以归档文件目录替换卷内文件目录； 取消硬卷皮和软卷皮，取消案卷目录、目录号。
(三)分类 ⑷保管期限—年度—问题分类法：这种方法适用于内设
机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构 少、同一机构归档文件少的立档单位。缺点是要预留 三种保管期限的空间、会出现倒架情况。如： 永久：2001年—党群类、业务类、行政类；2002 年……,30年:2001年……2002年…….10年:2001 年……2002年……
一、归档文件整理的含义
（二）有查考利用价值的文件才整理归档 （三）文书归档前必须经过科学的整理：
修整、装订、分类、排列、编号、编目、 装盒等技术工作。
二、归档文件整理的作用
保持文件之间的历史联系，便于查找利 用。
维护文件的完整与安全，便于保管。 保证工作活动的连续性，为档案工作奠
定基础。
四、文件整理的步骤和方法
（四）排列 指按一定顺序叠放以“件” 为单位的文件，不作装订，以代替过去的“案卷”。
《归档文件整理规则》强调了“事由原则”，即同一事由有密切联系的文件材料应 当排列在一起。 “事由”是指一件具体的事或一个具体的问题或一段较紧密的 工作过程。
1.文件排列可以按三种方法进行： a.事由结合时间排列：案盒中的文件，可先按事由排列，将相同事由的文件排列在
一起，然后再将相同事由的文件按时间先后进行排列。 b.事由结合重要程度排列：案盒中的文件，可先按事由排列，将相同事由的文件排
列在一起，然后再将相同事由的文件按重要程度排列，即重要的文件排在前面， 次要的文件排在后面，依次进行。 c. 成套文件可集中排列：一次事件所产生的所有文件可放在一起，然后结合时间 或重要程度进行排列。
不是指文书内容所涉及的事情已全部办理完毕。其界定要 视具体情况： 1.文书中涉及的事情只需近期办理，并确定已经办理完毕。 2.文件需要长期办理或执行时，如重要决议、年度计划、 长远规划等，发文机关在文件发出前就可以将定稿整理归 档；收文机关经有关领导阅知、研究、传达并采取具体执 行的措施后，可整理归档。 3.对于不必办复的文件，经有关负责人批阅或传阅等文书 办理程序完毕，即可以整理归档。
四、文件整理的步骤和方法
来自百度文库 (三)分类
2.复式分类法 《规则》提供了年度、保管期限、组织机构（问题）
三种分类方法，可以组合成多种复式的分类法，同时 规定年度、保管期限是必选项，任何单位都必须分年 度、分保管期限来整理归档文件。
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类
⑴年度——组织机构——保管期限法，是将归档文件按年度 分类，每个年度下按组织机构分类，再在组织机构下按保 管期限分类，这种方法适用于单位较大、内设机构较稳定、 归档文件数量较多的立档单位。优点是按这种分类方法排 列档案时，档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。一般 单位可采用此方法。如： 2001年：办公室---永久、30年、10年；业务一科---永 久、 30年、10年；业务二科---永久、 30年、10年。 2002年：办公室…..业务一科…..业务二科……
第四章第二节归档文件的整理
归档文件整理是将归档文件以件为单位 进行修整、装订、分类、排列、编号、 编目、装盒等技术工作，使之有序化的 过程。
国家档案局发布的《归档文件整理规则》 明确了归档文件的整理方法和质量要求， 为文件整理工作确立了标准和依据。
一、归档文件整理的含义
（一）办理完毕的文书才整理归档 所谓办理完毕，是指文书在处理程序上已经办理完毕，而
四、文件整理的步骤和方法
（二）装订 2.对齐方式： a.采用左上角装订的，应将左、上侧对齐； b.采用左侧装订的，应将左、下侧对齐； 3.装订方法： a.线装：缝纫机压线； b.黏结式：裱糊糨糊、热封胶； c.穿孔式：订书钉、铁夹背； d.变形材料：钢夹、塑料夹；
四、文件整理的步骤和方法
四、文件整理的步骤和方法
(三)分类
⑶年度—保管期限分类法：这种分类方法适用于内设机
构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是 操作方便，便于档案的管理，缺点是不能集中同一机 构或问题的归档文件。
如：2001年：永久、 30年、10年；2002年：永 久、 30年、10年；2003年……
四、文件整理的步骤和方法
四、文件整理的步骤和方法
（五）编号 编号：反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重 要标识。文件依据分类方案和排列顺序逐件编号。
1.确定编号项目。编号的作用是固定归档文件在全宗中的位置，是代表编号 项目的一组数字和字符的组合。编号项目包括全宗号、年度、保管期限、 机构（问题）、件号等。
料，按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少 折叠层次，折痕处尽量位于字迹之外。
四、文件整理的步骤和方法
（二）装订 文件按件装订。将文件按件构成基本整理单位，进行文件材料
的排序，逐件固定文件的页次，保护文件，方便管理和利用。 1.件内排列方式： a.正本在前，定稿在后； b.正文在前，附件在后； c.原件在前，复制件在后； d.转发件在前，被转发件在后； e.批复在前，请示在后； f.不同文字的文本，中文本在前，原文本在后；