商务会议礼仪

②谈判桌摆放及座次安排
横放，则正面对门为上座，应属于客方，背面对门为下座，属于主方。
竖放，则应以进门方向为准，右侧为上，属客方，左侧为下，属主方
双方主谈人(首席代表)各在己方一边的中间就坐，译员安排在主谈人右侧，其余人员则遵循右高左低的原则，依照职位高低自近而远地分别在主谈人两侧就坐。
多边谈判一般采用圆形谈判桌(见图9—3)，国际惯例上称为“圆桌会议”。
小型的谈判，也可不设谈判桌，直接在会客室沙发上进行，双方主谈人在中间长沙发就坐，主左客右，译员在主谈人后面，双方其余人员分坐两边(见图9—4).
“入乡随俗、客随主便”，对一些非原则性问题采取宽容的态度，以保证谈判的顺利进行。
明确告诉主方自己代表团的来意目的、成员人数、成员组成、抵离的具体时间、航班车次、食宿标准等等，以方便主方的接待安排。
<Tips:可与主方协商提出自己的参观访问、游览观光等活动要求，但应尊重主方安排。>
谈判期间，对主方安排的各项活动要准时参加,通常应在约定时间的5分钟之前到达约定地点。
到主方公司做公务拜访或有私人访问要先预约。
对主方的接待，在适当的时间以适当的方式表示感谢。
客座谈判有时也可视双方的情况,除谈判的日程外，自行安排食宿、交通、访问、游览等活动。
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。
有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。
12、准备会议文件资料
主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、
主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。
公司大小型会议中尊位及位次排序方法
小型会议的两种尊位及位次排序的方法
秘书组、文件组、
接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单
出席会议和列席会议的有关人员。
应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。
8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。
有时也考虑政治、经济、环境等因素。
9、安排会议议程与日程
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。
②了解客方基本情况，收集有关信息
可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据。
掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。
③拟订接待方案
根据客方的意图、情况和主方的实际，拟订出接待计划和日程安排表。
日程安排还要注意时间上紧凑。
会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。
主方谈判的接待准备
主座谈判，作为东道主一方出面安排各项谈判事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随客便，主应客求，以获得客方的理解、信赖和尊重。
①成立接待小组
成员由后勤保障(食宿方面)、交通、通讯、医疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备有翻译。
面部：保持干净清爽，养成每天上班前必剃须的习惯，不准留胡子，
也不能留大鬓角。
<注意：谈判前，不要进食大蒜、葱、韭菜、洋葱、腐乳之类的食物，保持牙齿清洁，没有食品残留物，也没有异味。>
出席商务谈判的女性，应选择端庄大方的发型，过于时髦、怪异的发型，染发和不加以固定的长发，都不适合出现在这种场合，选用的发卡、发箍以朴实素雅为佳。
出席商务谈判的仪表仪态要求
仪容是指一个人的身体不着装的部位，主要是头发、面部和手部。
商界人士仪容的要求是干净整齐，端庄大方。
头发：发型简单大方，长短适当，干净整齐，不准留新潮、怪异的发型，不准蓬头乱发，亦不准染发，最好也不要烫发。
手：谈判时，握手问候、交换名片和递送文件等都会将手展示于人，因此，及时修剪指甲，保持手的干净整齐也是必要的。
会场检查
报到及接待工作——组织签到——做好会议记录——会议信息工作——编写会议简报或快报——做好会议值班保卫工作——做好会议保密工作——做好后勤保障工作
安排与会人员离会——撰写会议纪要——会议的宣传报道——会议总结——催办与反馈工作——会议文书的立卷归档
指导会务工作的原则：
准备充分组织严密服务周到确保安全
掌握公司会议的工作流程
了解会议准备的内容
掌握会议座次安排的原则
了解商务谈的礼仪规范
组能力
策划能力
协调能力
沟通能力
公司会议
工作会议的会前工作流程
工作会议的会中工作流程
工作会的会后工作流程
确定会议主题与议题——确定会议名称——确定会议规模与规格——确定会议时间与会期——明确会议所需设备和工具——明确会议组织机构——确定与会者名单——选择会议地点——安排会议议程和日程——制发会议通知——制作会议证件——准备会议文件材料——安排食住行——制定会议经费预算方案——布置会场——
主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等。
准确掌握对方抵离的时间，主方所有迎送人员都应先于客方到达指定地点迎候。
主方应主动到机场、车站、码头迎接，在到达前15分钟赶到。
对于客方身份特殊或尊贵的领导，还可以安排献花。
迎接的客人较多的时候，主方迎接人员可以按身份职位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，问候寒暄。
大型会议中主席台排座、发言者座席、主持人席位、群众席安排
椭圆形
回字形
Ｔ字型
长方形
半圆型、课堂型。
礼堂型、众星拱月型。
主席台
主席台的布置一是对称；二是要简化。
主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。
②场内其他人员的座次安排
横排法。竖排法。左右排列法。
③会场内外的布置：
重要的谈判，在正式开始前，双方作简短致辞，互赠纪念品，安排合影后再入座。
合影位置排列，通常主方主谈人居中，其右侧是客方主谈人，客方其余代表依次排列，主方其余代表一般站在两端。
双方人员入座后谈判正式开始，这时非谈判人员应全部离开谈判室；在谈判进行中，双方要关闭所有的通讯工具(或调到静音)，人员也不要随便进出。
日程安排表拟出后，可传真给客方征询意见，待客方无异议确定以后，即可打印。
注意：
如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放在客方成员住房的桌上。
主座谈判时，东道主可根据实际情况举行接风、送行、庆祝签约的宴会或招待会，客方谈判代表在谈判期间的费用通常都是由其自理的。
谈判中，主方应提供茶水、咖啡等饮料，服务人员添茶续水要小心动作，可在休会或某一方密谈时进行。
谈判结束后，主方人员应将客方人员送至电梯口或送到大楼门口上车，握手告别，目送客人汽车开动后再离开。
如果安排了与谈判内容密切相关的参观考察活动，则应在参观点安排专门的接待人员，并悬挂欢迎性的标语横幅。
出席商务谈判的女性，切忌穿得太紧、太透、太花、太露、太短的休闲装或牛仔装、运动装，也不要佩戴太多的首饰，否则既显得没有教养，也显得没有品味。
商务谈判人员要求说话表达准确，口齿清晰，言词有礼，要多用敬语和谦语，尽量采用委婉的表达方式。
商务谈判时，还要善于倾听对方的意见，要求准确把握对方的意图。
注意：说话速度不宜太快，涉外谈判时，更应照顾到翻译的方便。
脸部应化淡雅的日妆，保持妆容的和谐清爽，一般不宜文眉、文眼线，唇膏和眼影也不要过于浓艳，要与服饰协调。可适当使用清新的淡香水，但香气不可过于浓烈。
女性手部除保持干净整齐外，可适当使用指甲油美饰一下指甲，不宜涂抹彩色指甲油。
应穿深色(蓝、黑、灰、棕)的三件套或两件套西装，白色(或与西装同色系)衬衣、打素色或条纹领带，配深色袜子和黑色皮鞋。
如果主方主要领导陪同乘车，应该请客方主要领导坐在其右侧。最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上车，避免从客人座前穿过。
①谈判室的选择与布置
谈判室布置以高雅、宁静、和谐为宜，环境安静，没有外人和电话干扰，光线充足，室温适宜，装饰陈设简洁、实用、美观。
小规模谈判还可在会客室，有条件的话最好安排二三个房间，一间作为主要谈判室外，另一间作为双方进行内部协商的密谈室，再配一个休息室。
10、制发会议通知
会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、
议题及要求等。
会议通知的种类有书信式和柬帖式。
会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。
会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。
11、制作会议证件
会议证件（3类）
会议正式证件（代表证、出席证、列席证、来宾证）
旁听证
会议工作证件（工作证、记者证、出入证）
确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
5、确定会议所需用品和设备
（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、
除结婚戒指外，一般不戴其他首饰，最好能戴上一只有品味的手表，既能掌握时间，又是最好的装饰品。
在商务谈判场合，男性不应穿着茄克衫、牛仔裤、T恤衫、旅游鞋、凉鞋等休闲服装出席。
端庄、典雅的套裙是商界女性出席谈判场合的最佳选择。以体现着装者的稳重、端庄，配上肉色的长筒或连裤丝袜和黑色的高(中)跟鞋。与服饰配搭，适当点缀一两件首饰或胸针(花)、丝巾等。
说话的态度要友好、和善，面带微笑，以有助于促使问题的解决。
出席谈判人员的举止要自然大方，优雅得体：
商务谈判过程中，自始至终都贯穿一定的礼仪规范:
主方准时迎候。主方人员应先于客方到达谈判地点，当客方人员到达时，主方人员在大楼门口迎候，亦可指定专人在大楼门口接引客人，主方人员只在谈判室门口迎候。