文件编制管理规定
编制文件管理制度
编制文件管理制度第一章总则第一条为加强编制文件管理工作，规范编制文件管理行为，提高编制文件利用效率，促进工作科学决策和科学决策的实施，本制度制订之。
第二条本制度适用于全单位编制文件管理活动。
第三条编制文件管理包括文件的制定、审核、颁发和归档等活动。
第四条编制文件应当符合国家法律法规、有关规定和本单位制度的要求，具有科学性、前瞻性、权威性、操作性及可实施性。
第五条全体工作人员都有权参与编制文件管理。
第六条本制度由本单位文件管理办公室承担管理协调职责，定期调查检查编制文件工作的执行情况。
第七条本单位全体工作人员有义务遵守本制度的各项规定，并参与文件管理活动。
第二章编制文件的程序与要求第八条编制文件应当遵循下列程序：1.建议：由有关部门提出文件编制的建议，并报送文件管理办公室。
2.起草：由文件管理办公室指定专人负责起草，并征求意见。
3.审核：由文件管理办公室审核，经主管领导审批。
4.颁发：经主管领导签发，并通知有关部门。
5.归档：文件生效后，由文件管理办公室负责归档。
第九条编制文件应当具备下列要求：1.标题简洁准确、内容明确易懂、结构合理完整。
2.语言严谨规范，用词准确通顺。
3.数据真实可靠，论据明确充分。
4.审批签发人员签字、盖章齐全。
5.编号规范有序，归档完整清晰。
第十条重要文件应当向全体人员公示，并在公示时间内收集意见，形成共识后再颁发。
第十一条编制文件应该在保护国家机密和单位重要商业秘密的前提下，尽可能保证文件的公开透明。
第三章文件管理的规范与操作第十二条文件管理办公室应当负责文件管理的组织协调工作，统一规划文件管理的流程和制度。
第十三条文件管理办公室应当负责建立和维护本单位的文件档案库，保证文件的存档合理有序和安全可靠。
第十四条文件管理办公室应当负责定期清理档案库，淘汰陈旧无用的文件，确保档案库的容量和效率。
第十五条文件管理办公室应当根据需要，制定文件检索和归档管理的规范和操作指南，确保文件的检索和查阅的方便快捷。
文件编写及管理规范标准
文件编写及管理规范标准1 目的为规范公司各类文件（如制度、流程、通知、规范等）的管理，对各类文件的编写、管理予以标准化，结合公司实际情况，特制定本规范标准。
2 范围本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。
3 职责3.1 各职能部门：负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。
3.2 行政部：负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。
4 定义本标准所述的文件主要包括四大类：管理制度类文件（含：标准、规范、管理办法、手册等）、流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件（通报、公示、表彰等）。
5 管理规定5.1 管理制度类文件（除财务类）：5.1.1 “管理制度”定义：具有强制性的要求，由公司各职能部门编制，并经公司审批后下发各部门（门店）执行。
财务类文件的编制要求详见5.2的约定。
5.1.2 编号规则等要求：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。
5.2.1 定义：①财务制度：具有强制性要求的有关财务制度，经公司审批后下发各部门执行；②财务规范（总部）：由财务部起草，经审批后下发，对总部各部门具有强制性要求的规范；③财务规范（门店）：由财务部起草，经审批后下发，对门店具有强制性要求的规范；④财务操作指南：根据业务需要，经审批后下发，具有指导性、但不具有强制性要求的具体操作指南；⑤专项操作手册：根据项目需要，经审批后下发，对具体项目（如软件系统等）操作具有指导性的手册。
5.2.2 编号规则等规定：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。
5.4 任命书类文件：5.4.1 编排样式：参见附件4，须为红头文件。
5.4.2 编制发布：由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布，按序编号并存档管理。
5.5 通知类文件：5.5.1 编排样式：参见附件5。
通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料。
6 其它本办法由行政部负责制定、实施、修改和解释，经批准后实施，修改时亦同。
7 生效本制度由公司总裁办批准后生效，自颁布之日起执行。
行政类文件编制管理制度
行政类文件编制管理制度第一章总则第一条为加强行政类文件的编制管理工作，规范文件的编制程序，提高文件的质量和效率，依据《中华人民共和国行政法》等法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位及其下属机构的行政类文件编制管理工作。
第三条行政类文件是指对行政机关履行职责和行使权限所必需的书面规范性文件，包括法律、法规、规章、规范文件、工作方案、通知、通告、公告、命令、决定、公文等。
第四条行政类文件编制应坚持科学决策、民主程序、程序公开、内容公开、形式合法、严格执法的原则，确保文件的合法、合情、合理。
第五条本制度所称行政类文件编制管理是指对行政类文件的确定、编制、审查、签发、登记、发布、保存、使用等环节的管理和监督。
第六条各级领导干部应当加强对文件编制工作的领导，确保文件编制的合法合规，真实准确，严谨规范。
第七条本单位负责行政类文件的制定、审核的机构名为行政办公室（拟文、核稿、审审），对于行政类文件的审批，签发的机构名为办公室。
第八条行政类文件编制管理应当注重程序的规范性和形式的规范性，坚持以内容为主、形式为辅，落实好《中华人民共和国行政许可法》、《政务公开条例》等对行政类文件审核程序的规定。
第九条行政类文件的编制、审批、签发应当严格按照职责权限分工进行，并建立相关的审批、签发、登记、保存、使用等制度。
第十条合法合规的行政类文件应当依法保护，依法调取档案进行使用。
对造成损失的，依照法律承担法律责任。
第二章行政类文件的编制第十一条行政类文件的编制应当遵守法律、法规和规章的规定，严格按照程序规范操作，确保文件合法合规。
第十二条行政类文件的编制应当坚持精简原则，促进简政放权，简政放权的文件应当在文件中明确说明简政放权的依据。
第十三条行政类文件的起草人应当统筹各方面利益，充分征求各方意见，确保文件的科学合理。
第十四条起草行政类文件应当遵循民主决策程序，进行必要的合法性、逻辑性、系统性、规范性审查，确保文件的合法合规。
文件、编号、通知编制管理规定
文件编制管理规定1.0文件编号格式说明1.1程序文件类例如：XBWY-PZCX-01，即XX物业品质管理部第01号程序文件。
1.2作业指导类例如：XBWY-PZZD-01，即XX物业品质管理部第01号作业指导书。
1.3运行表单类例如：XBWY-KF-001，即XX物业客服第001号表单。
1.5公司公文类1.5.1公司发文例如：XX总字[2021]第001号，即总公司2021年1号文；XX品字[2021]第001号，即公司品质管理部2021年1号文。
1.5.2各部门发文字号明细详见下表，发文参照此标准编号：2.0文件编制要求2.1文件排版要求：2.1.1文字使用：〔1〕准确、简练、得当，无错别字，正确使用标点符号。
〔2〕禁止随意生造简化字。
〔3〕使用简体字。
2.1.2文件名称：〔1〕通知〔温馨提醒〕类：关于……的通知〔温馨提醒〕。
〔2〕函〔报告、请示、会议纪要等〕类：关于……的函〔报告、请示、会议纪要等〕。
2.1.3文件页眉2.1.4文件页边距2.1.5文件字体要求〔1〕文件名称：居中，加黑，宋体，小二号。
〔2〕段内标题：靠左，加黑，宋体，小四号。
〔2〕内容：靠左，宋体，小四号。
2.1.6页码：统一写成“第x页共y页格式〞，字体为：宋体，五号，如图：2.1.7段落及行距：〔1〕段落靠左，无首行缩进。
〔2〕行距为：1.5倍。
2.1.8文件落款：〔1〕末尾页右下角处，上行：发文单位；下行：日期。
〔2〕日期格式：年-月-日，年份要写完整，例如：2021年08月25日。
2.1.9封面要求：〔1〕应标明“编制部门，编制日期，审核日期，更新日期〞等要素，位置应与页脚居中。
〔2〕具体设计规格要求，根据公司元素结合VI视觉进行设置。
2.2文件内容：2.2.1目的：阐述文件编制运行的最终目标。
2.2.2范围：本文件适用于人事物的描写。
2.2.3职责：本文件中涉及的相关职务权限，在质量体系运行中应起到的职能表述。
2.2.4操作指导要求：〔1〕明确操作流程，内容应程序化、流程化。
文件编制管理制度
文件编制管理制度一、制度目的为了规范企业文件的编制流程，保证文件内容的准确性和合规性，提高企业内部文件管理的效率和质量。
二、适用范围适用于本企业职能部门的全部文件编制工作。
三、管理标准3.1 文件编制原则1.准确性原则：文件内容必需准确、实在、无歧义，以确保信息的转达和理解的全都性。
2.合规性原则：文件内容必需遵守国家法律法规和企业规章制度，禁止编制违反法律法规的文件。
3.简明性原则：文件语言简练，结构层次清楚，避开使用过于专业化和多而杂的术语，以便读者易于理解。
4.完整性原则：文件应包含必需的内容，确保读者取得所需信息时无漏洞。
3.2 文件编制流程1.确定编制需求：职能部门负责人提交编制文件的需求，明确文件类型、目的、主题和内容。
2.订立编制计划：文件编制人员依据需求订立编制计划，明确任务分工和完成时间。
3.收集资料和信息：文件编制人员依据主题和内容收集相关资料和信息，确保依据正确、准确。
4.初稿编制：依据收集的资料和信息，编制文件的初稿，并进行认真审核和修改，确保文档语言精准合规。
5.审核审定：编制完成后，提交给职能部门负责人审核。
6.文件签发：经审核审定后，由职能部门负责人签发，并注明生效日期和编号。
7.归档管理：将已签发的文件归档到特地的文件管理系统，确保文件的有效性和安全性。
3.3 文件命名规范1.文件命名应准确反映文件内容，使用简洁明白的词语，避开使用特殊符号和空格。
2.文件编号应依照肯定规定进行编制，确保唯一性和可追溯性。
3.4 文件传递规范1.传递文件时，应使用电子邮件或企业内部专用通信工具，确保信息传递的准确性和完整性。
2.文件的接收方应在收到文件后进行确认回复，以确保信息的传递和理解的全都性。
四、考核标准4.1 完成质量考核1.文件应符合文件编制原则和管理标准的要求。
2.文件的内容必需准确、实在，无任何错误。
3.文字表达清楚，逻辑性强，结构合理，确保读者易于理解。
4.2 完成时效考核1.文件编制计划应定时完成，确保文件编制工作的进度和效率。
政府文件管理办法(管理办法)
政府文件管理办法（管理办法）第一章总则第一条为了规范政府文件的编制、审批、印发、执行和归档管理，提高政府文件的质量和效率，便于对政府工作进行监督和评估，根据《中华人民共和国政府文件条例》等相关法律法规，制定本管理办法。
第二条本管理办法适用于中央和地方政府部门、机构的文件编制、审批、印发、执行和归档管理。
第三条政府文件应当遵循科学决策、民主决策、依法决策的原则，内容准确、简明扼要，语言通俗易懂，重点突出、层次分明。
第四条政府文件应当注重实际效果，注重适用性和可操作性，不准出现虚假、夸大宣传的内容。
第五条政府文件的版本控制应当严格管理，确保文件的准确性和时效性。
第二章文件编制第六条政府文件编制工作应当由具有相关业务知识和经验的工作人员负责，应当密切结合实际情况，紧密配合相关部门和单位进行协调。
第七条政府文件的编制应当根据工作内容的不同，采用相应的格式和排版要求。
常见的政府文件格式包括通知、批复、决定、指导意见、规划等。
第八条政府文件的编制应当遵循层级递进的原则，分别由相应层级的管理机构进行编制，经上级机构审批后方可印发执行。
第九条政府文件的编制应当充分调研和论证，确保依法合规，符合国家发展战略和政策导向。
第三章文件审批第十条政府文件的审批应当按照层级递进的原则进行，由上级机构负责对下级机构的文件进行审批。
第十一条政府文件的审批应当依法进行，保证法律法规的合规性和顺序性。
第十二条政府文件的审批程序应当简化，审批时间应当压缩，提高政府工作效率。
第四章文件印发第十三条政府文件应当采用正式印制方式进行印发，确保印发文件的真实性和合法性。
第十四条政府文件应当注明印发的机构、日期和文件编号，清晰明了。
第五章文件执行第十五条政府文件的执行应当严格按照规定进行，各级政府部门和机构要认真负责地执行文件要求，并建立相应的督查检查机制。
第十六条政府文件的执行期限应当明确，必要时可制定实施方案和具体的工作计划，确保文件的有效执行和落实。
文件编制管理规定
文件编制管理规定文件编制管理规定一、文件编制的目的和原则为了规范文件编制工作，提高文件编制质量，保证文件具有合法性、权威性和实效性，特制定本规定。
文件编制应遵循以下原则：（一）文件编制必须严格遵守国家法律、法规和有关规定；（二）文件编制应满足科学、合理、规范、简洁、适用的要求；（三）文件编制应充分考虑目标读者的水平和需要，需得到领导的批准或签字。
二、文件的定义和分类（一）文件的定义：指用于表达意思，记载事实或规定活动的书面记录资料。
（二）文件的分类1. 根据内容分为对外和对内文件；2. 根据ラン级别分为机要文件和普通文件；3. 根据用途分为公文、通知、通报、通告、指示、批示、公告、通讯、请示、报告、备忘录、简报、会议纪要、决策、规定等十几类。
三、文件格式和用词的规定文件的格式和用语在很大程度上影响到文件的品质，具体需遵循以下规定：（一）文件格式1. 文件应采用方便复制文件收费的A4纸或信封规格纸制作；2. 页边距应：上、下、左、右各为25mm；3. 行距应为15行/页；4. 字号不小于小四（4）号；5. 中、英文、数字之间留一个空格。
（二）文件用词1. 文字清晰，排版整洁，语句通顺；2. 避免使用错别字、生疏字、别字、马虎笔误等错误；3. 正文部分应用标准的汉字、简体字；4. 避免使用口语化、身体化或民间冷语，不用网络用语、小学语气；5. 语调应委婉、规范；6. 用词准确、恰当、得体、实际、蕴涵深刻。
四、文件编制程序文件编制应遵循以下程序：（一）会前准备制定文件编制任务书、发布等文件，明确编制的目的、培养目的和编制任务的要求。
（二）文件编制根据要求，编写材料，反复修改、审查和修整，确保材料准确完整、内容丰富。
（三）审核审批文件的审核、审批要逐级审核，确保文件内容准确、修改任务明确、知识表述清晰。
（四）领导签字经过审核审批后，需要得到领导的签字才能发布。
五、文件的保管文件的保管非常重要。
所有文件都需要妥善保管，确保文件资料完整、准确，并遵循保密的要求。
文件编号及格式编制规定
1.0目的对全公司质量管理体系文件、记录统一编号及格式，便于全公司质量管理体系文件的管理。
2.0适用范围适用于全公司各部门制定质量管理体系文件、记录时的编号及格式。
3.0职责3.1法规部负责监督各部门文件、记录编号及格式是否正确。
3.2各部门按规定对本部门质量管理体系文件、记录进行编号与确定格式。
4.0工作程序4.1质量手册的编号规定AHP/QM质量手册爱厚朴X/Y修订次数版本号4.1.1版本号X：用大写字母A、B、……依次排序如：A/0表示，A版没有修订；B/0表示，B版没有修订。
4.1.2修订次数Y：用1、2、……表示如：A/1表示：A版第一次修订；B/1表示，B版第一次修订。
4.2程序文件的编号规定AHP/QP--××文件序号程序文件爱厚朴4.2.1版次号：同4.1.1。
4.2.2修订状态：同4.1.2。
4.3第三层文件编号规定AHP3-XX-XXX文件序号部门代号4.3.1职能部门代号代号QG XS JS ZG SC CG FG 部门企管部销售部技术部质量部生产部采购部法规部例：AHP3-QG-004含义为：本公司企管部第三层文件：文件序号为004。
4.4第四层次文件（记录）编号规定AHP4-XX -XXX例：AHP4-QG-005含义为：本公司企管部质量记录：记录序号为005。
4.5图纸的编号与工艺文件的编号规定按《产品技术文件的编号规定》执行。
4.6外来文件的编号如果原文件有编号，引用原文件编号加流水号，如无编号按下列执行。
WL—××—×××流水号年度外来文件4.7文件受控号与文件发放号相同4.8文件的修订和修改4.9文件的修订：执行4.1.1、4.1.2规定4.10文件编制要求4.10.1每种文件格式统一，文件一律采用标准A4纸张。
页面上为1.8cm，下为1.8cm，左为2.5cm，右为1.8cm。
4.10.2文件全部用标准宋体字，字符间距为“标准”，行距为“固定值”“22磅”。
规章制度文件格式制作的管理规定
规章制度文件格式制作的管理规定一、前言规章制度文件是企业组织管理中的重要组成部分，能够明确各项行为准则和规范，并对违规行为给予相应的处理措施。
为了提高规章制度文件的质量和标准化程度，制定管理规定是必要的。
本文旨在规范规章制度文件的格式制作，确保其可读性和可管理性，方便各级员工理解和执行。
二、文件格式制作的原则1.符合法律法规和公司规定：规章制度文件的格式制作必须符合国家法律法规和公司相关规定，确保文件的合规性和有效性。
2.易于阅读和理解：规章制度文件要用简明扼要的语言表达准则和规范，避免使用过多的专业术语和复杂的句子结构，以保证文件易于阅读和理解。
3.按部门分类：对于大型企业，可以按照企业各部门的职责和权限划分规章制度文件的类别，方便员工查找和应用相关文件。
4.全面细致：规章制度文件应全面细致地涵盖企业各个方面的行为准则和规范，确保全员的工作行为都能得到明确的指导。
三、规章制度文件格式的具体要求1.文件封面：规章制度文件应有统一的封面，显示文件名称、适用范围、生效日期、修订日期等基本信息，方便管理和查阅。
封面上还可以包括企业标识和相关部门信息。
2.目录：提供文件的目录，按文件的章节和条款编号排列，方便读者快速定位到需要的内容。
3.正文部分：规章制度文件的正文部分应采用规范的段落格式，包括标题和正文。
标题应用粗体或下划线突出，正文部分应使用一级、二级标题进行层次化管理。
4.条款编号：每个条款应有编号，可以按照章节进行分级，例如第一章的条款编号为1.1、1.2等，第二章的条款编号为2.1、2.2等，以此类推。
5.表格和图表：规章制度文件中如果需要使用表格或图表来解释和说明内容，应使用规范的表格和图表格式，确保信息的清晰和易读性。
6.附件：如果需要在规章制度文件中附带一些相关的附件，如示例、模板等，应明确标注附件并附上详细的说明，方便读者使用。
四、规章制度文件的管理要求1.文件编制：公司应设立专门的编制小组或委托相关部门负责规章制度文件的编制工作，确保编制程序的规范和质量的提高。
质量管理文件编制管理制度
质量管理文件编制管理制度第一章总则第一条目的和依据本制度的目的是确保企业质量管理文件的编制工作有序、规范进行，以提高企业的质量管理水平，保证产品和服务的质量。
制度依据包括《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国劳动法》等相关法律法规。
第二条适用范围本制度适用于企业内部全部质量管理文件的编制工作及相关人员。
第三条定义1.质量管理文件：指用于规范和引导企业质量管理活动的文件，包括但不限于质量手册、质量程序文件、作业引导书等。
2.编制人员：指负责质量管理文件编制的员工。
第二章质量管理文件编制的管理标准第四条编制要求1.质量管理文件应依照法律法规、国家标准和企业内部要求进行编制，并体现企业的实际情况。
2.质量管理文件应具备清楚、明确的内容，并充分反映质量政策、质量目标和质量管理要求等。
3.质量管理文件应经过层层审核和批准后方可生效，并在企业内部进行宣扬和培训。
4.质量管理文件应定期进行评审和更新，适时与相关法律法规和国家标准保持一致。
第五条编制程序1.质量管理文件的编制程序应包括编制计划、内容确定、编写、审核、批准、发布的流程。
2.编制计划应依据实际需求确定，并明确各项任务的负责人和完成时间。
3.内容确定应依据质量管理文件的种类和目的，充分考虑法律法规和国家标准要求，同时结合企业实际情况，订立质量管理文件的实在内容。
4.编写阶段应由编制人员依据内容确定阶段的要求，认真撰写质量管理文件并填写必要的说明。
5.审核阶段应由质量部门负责人或相关专业人员进行审核，包括对质量管理文件的内容、格式、流程等进行综合评审。
6.批准阶段应由企业法务部门负责人或总经理对审核通过的质量管理文件进行最后审批，并签署批准看法。
7.发布阶段应将批准的质量管理文件在企业内部进行宣扬和培训，确保相关人员了解和遵守。
第六条质量管理文件的版本掌控1.质量管理文件应订立有效期限，并明确执行后版本的修订时间节点。
2.质量管理文件的版本更新应严格依照版本掌控程序进行。
文件编制管理规范
修改页公司代码XX产品代码QM质量手册QP 程序文件QS 管理规范 WI 作业指导书 EF 外来文件QR质量记录XX质量部研发部采购部生产部业务部行政部规范 文件編号 xx-QS-001文件编制管理规范版 本 A1页数第1页共4页编制部门 质量部生效日期20xx 年08月29日> 质量记录（无时，须写“无”）4. 1. 5其它各类文件和资料的编写格式不作限立，但同一文件的格式必须加以固定和统一。
4・2文件页数表示为：第X 页共X 页。
例如文件共三页，其第一页的表示方法为：“第1页共3页 4・3文件版次表示如下 4. 3. 1现在版本/修订版次> 现在版本：可由英文字母A 至Z 代替：修订版次：可由0至9代替。
> 例如：某文件现行版本为A,其当前修订次数为2,其版次的表示方法为：A2o4.3.2当某页修改至09后即整个文档进入10,依此累进。
大范囤（40%以上的内容）修改当某页可由上一个英文字母的版本直接进入下一个英文字母的版本，如“A （r-“B0S 文件换版后，原版文件 作废，换发新版本4・4文件内各标题格式按本文格式编号。
4・5在文件的编制、审核、批准栏应签需。
4・6文件及记录式样编号规则质量手册的编号规则为：公司代码+文件类别代码+顺序号（如：质量手册XX-QM-001；） 程序文件的编号规则为：公司代码+文件类别代码+顺序号（如：文件和资料控制程序XX-QP-001） 共用管理规范的编号规则为：公司代码+文件类别代码+顺序号（如：文件编制管理规范XX-QS-01)汇编类管理规范的编号为：公司代码+文件类别代码+顾序号: 产品作业指导书的编号：公司代码+文件类别代码+产品代码+顺序号 记录式样的编号规则为：QR+顺序号4.6. 1文件类别代码及部门代码如下表:规范文件編号xx-QS-001类别文 件码部门代4.6.2顺序号为001-0994. 7文件与资料控制的各种印章有：受控文件、作废文件;4. 8文件内容字体为黑体和宋体，段落为1.5倍行距。
GJB9001C规范文件编制与管理程序(含完整表单)
GJB9001C规范文件编制与管理程序(含完整表单)1. 引言本文档旨在制定GJB9001C规范文件的编制与管理程序，以确保规范文件的准确性和可靠性。
2. 规范文件编制程序2.1 制定规范文件的需求分析在制定新的规范文件之前，需要进行需求分析，明确制定规范文件的目的、范围和内容，以满足相关部门和人员的需求。
2.2 规范文件的编制根据需求分析的结果，制定规范文件的编制计划，并分配相应的责任人和工作时间。
编制规范文件时，应遵循以下步骤：1. 收集相关资料和法规，对规范文件的内容进行调研和整理。
2. 制定规范文件的结构和格式，确保规范文件的逻辑性和易读性。
3. 明确规范文件的内容，包括定义、要求、程序等。
4. 编写规范文件的各个部分，确保准确无误。
5. 审核规范文件的内容，确保规范文件与需求一致。
6. 最终修订和编辑规范文件，确保文档的完整性和一致性。
2.3 规范文件的审查与批准编制完成后的规范文件需要进行审查和批准，确保规范文件的准确性和可靠性。
审查和批准程序如下：1. 由相关部门进行内部审查，对规范文件的内容进行检查和修改。
2. 经过内部审查后，由主管部门进行最终审查和批准。
2.4 规范文件的发布与管理经过批准的规范文件需要进行发布和管理，以确保规范文件的有效性和使用。
1. 将规范文件发布给相关部门和人员，确保其能够及时获取和使用。
2. 根据需要，定期对规范文件进行评估和修订，确保其与实际情况的一致性。
3. 对规范文件的使用情况进行监控和管理，发现问题及时进行整改和更新。
3. 规范文件管理程序3.1 规范文件的收集与整理收集和整理企业内部所有的规范文件，包括已制定的规范文件和引用的外部规范文件。
3.2 规范文件的分类与编号对收集到的规范文件进行分类和编号，以方便管理和使用。
3.3 规范文件的存储与检索将规范文件进行存储，建立完善的规范文件管理系统，确保规范文件的安全性和可检索性。
3.4 规范文件的更新与废止定期对规范文件进行更新和废止，确保规范文件与实际情况的一致性。
公司内部文件编制规定
公司内部文件编制规定
1 目的
为进一步理顺文件编制范围、职责及权限，加强文件编制过程管理，加强信息化手段的使用，提高文件处理质量，降低编制成本，制定本规定。
2 适用范围
本规定适用于公司各部门各类文件的编制。
3文件编制职责范围
3.1办公室编制文件的范围：公司领导安排的文件、公司级规章制度、内部管理文件、办公室内部文件等。
3.2其他部门对口编制的文件：公司领导安排的文件、部门内部计划、规程、报告类文件、部门内部管理类文件。
4编制程序
4.1各类文件由各部门指定人员进行编制，部门负责人进行校核。
公司级文件、规章制度、对外行政类行文转办公室进行初审后，报总经理审核批准。
各部门专业类计划、规程、报告由各部门编制人报负责人初审后，报总经理审核、批准。
4.2各类文件经总经理批准后，由办公室负责印发、存档、下发，并做好文件发放记录。
4.3存档文件没有纸质存档的明确要求的，以电子文档方式保管。
4.4必须形成纸质文件的材料，在审核过程中、形成正式文件前，按4.1程序以电子邮件的方式审核、呈报，最终确定正式文件后，由办公室印制。
4.5所有以电子邮件方式转发的文件，均以OFFICE应用程序编制后，以附件方式发送，不得将文件内容直接在“写信—内容”栏编制。
4.6因公业务发送的各类邮件必须使用公司统一申请的邮箱。
公司统一邮箱见附表。
4.7文件通过邮箱发送后，必须及时与收件人联系，确认邮件发送是否完成，如需当面校对、审核、呈报的，需主动与收件人沟通。
4.8各类使用邮箱人员必须每天上午上班后查看邮箱，及时收取、回复相关邮件内容，已定稿的文件及时传送至办公室。
文件管理规定范文
文件管理规定对确保对公司文件有效的管理及控制，包括文件编制、审批、收发、更改、归档、检索、作废等做出相关规定。
本规定适用于公司内部文件和外来文件的控制。
一、文件分类和形式1、文件分类内部文件包括：a)管理手册、工作流程图、通知、通报、规章制度等。
b)记录表格。
外来文件包括：a) 国家、行业标准、地方有关法律法规；b) 厂家通知、合同、技术文件、书籍、培训资料和记录：c) 上级政府及相关部门发文。
2、文件的形式纸张：传真电子版：光盘、硬盘、U盘二、文件的编制、审批和发布1、文件的编制：（1）编号a)管理手册的编号：公司名称+管理简称+发文件年度+版本号b)通知编号：公司拼音简写+部门简称+公文种类简写+（发文年度）+发文序列号组成，位于文头下方。
c)记录编制：公司名称+部门+序号d) 外部文件以文件原编号为主，部门可根据情况进行排序编号，主要控制其版本、年号、时段的有效性。
（2）编写要求a) 文字体采用宋体。
首行称谓采用四号字，正文内容采用小四号字b) 抄送栏目由总经理根据传真收件内容填写抄送部门c) 文件应字迹清晰、内部完整。
（3）、文件的版本版本号以英文字母A、B、C……表示，A为第一版，依次类推，修改状态以阿拉伯数字0、1、2……表示，0为原版，1为第一次修改，依次类推。
2、文件审批及发布1、公司文件由总经理审核批准发布实施。
2、公司内部文件由部门经理审核总经理批准发布实施。
3、公司内部记录表格由行政部批准实施。
三、文件的发放、回收1、内部文件发放：a)由行政部负责接收公司文件，并将文件登记在《文件接收记录》内，可用电子版进行登记。
b)行政部根据文件发放对象复印后进行转发，并要求领用人在《文件发放登记、回收表》内签字。
c)文件回收时，行政人员应在《文件发放登记、回收表》做好记录。
d)文件以传真形式时，公司要根据传真纸的特点进行复印保存。
e)在“保密限制范围内”的文件，公司将提前电话通知总经理，并由总经理直接接收并不转发。
文件编制管理规定
总经办管理文件编号：XJDZB0001 版本/修改：A/0台州欣佳迪洁具有限公司文件编制管理规定页码： 第1页/共3页一、目的规范文件的编制，统一公司文件的格式，便于对文件的管理和控制。
二、适用范围适用于公司规范性文件及通知、通报类文件的管理和控制。
三、定义规范性文件是指对活动或过程中的具体作法做出指示的文件，说明如何去做。
如公司及各部门制定的管理制度、考核规定等 四、职责4.1 总经办负责公司行政管理类文件的接收、分发和保存。
4.2各部门负责本部门使用的文件管理。
五、流程 无六、具体说明6.1 规范性文件编制规定 6.1.1规范性文件的编号规定：0001开始，依次类推； 部门职能代号，如下表规定； 欣佳迪洁具有限公司代号各职能代号规定如下：职能 代号 职能 代号 职能代号 销售 XS 生产 SC 财务 CW 采购CG技质JZ总经办ZB6.1.2记录表单编号规定：01开始，依次类推； 6.1.3 文件格式 （一） 表头格式：编制： 审核： 会签： 批准：台州欣佳迪洁具有限公司总经办管理文件(黑体五号加粗)编号：XJDZB0001版本/修改：A/0台州欣佳迪洁具有限公司文件编制管理规定（黑体小三加粗）页码： 第2页/共3页(黑体五号加粗)（二）文件内容的格式：一、 目的 (黑体小四加粗)XXXXXXXX （仿宋_GB2312小四）二、适用范围XXXXXXXX三、定义3.1XXXXXXXXXX3.2XXXXXXXXXX四、职责4.1XXXXXXXXX4.1.1 XXXXXXXXXXa)五、操作流程见第XXX（用阿拉伯数字）页六、具体说明（具体规定、流程说明6.1XXXXXXXXXX6.1.1XXXX七、附表1.《表单名称1》 表单编号注： 文件行距为固定值20磅；页边距上下为1.5厘米，左边为2厘米，右边2厘米。
（三）表单格式：编号：台州欣佳迪洁具有限公司文件名称（黑体加粗小二/18）版本/修改：（黑体五号/11加粗）总经办管理文件 编号：XJDZB0001版本/修改：A/0台州欣佳迪洁具有限公司文件编制管理规定页码： 第3页/共3页注：表格内内容字体要求为仿宋_GB2312，字体的大小不做硬性规定6．2 通知、通报类文件编制规定6.2.101开始，依次类推，如10年11月19日销售部的第一个通知，则编号为XJDXSTZ10111801;通报的部门职能代号，如下表规定；欣佳迪洁具有限公司代号 职能代号见6.1.16.2.2 文件格式通知（黑体三号加粗）——关于的通知（XJDXSTZ10111801）（黑体五号加粗）XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX。
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江西省人之初集团科技有限公司GMP文件题目文件编制管理规定共 10 页编码：SMP-RS-XZ-005-01 制定邱朝华审核李国勇批准李国勇制定日期2013-08-01 审核日期2013-07-30 批准日期2013-08-01 颁发部门总裁办颁发数量18份生效日期2013-08-01 分发单位集团各部及各分公司负责人一、目的将公司所有文件的分类管理办法给予明确，使文件的管理规范有序。
提高公文的质量，确保公文的安全、加快公文的流转和办事效率，有利于规范工作要求并提高相应业务水平；并达到更细致。
准确。
科学的划分GMP 文件系统类别，减少文件编码的断档和交叉。
二、适用范围适用于公司现行的所有文件管理。
三、职责1、总裁办公室负责公司行政公文的收发、传递、催办、立卷、归档等管理工作；2、人事行政管理中心负责GMP文件的编码、收发、复印、撤销、归档管理工作。
3、各部门设兼职文书员，负责本部门的公文管理工作。
四、内容（一）、文件分类管1、公司文件分为两大系统：行政公文系统和GMP文件系统。
2、行政公文系统公司行政公文为对上请示、汇报、总结工作，对下布置工作、通报情况或与兄弟单位推广交流工作经验等所采用的文件形式，分为正式公文和便函两类。
3、GMP文件系统GMP文件系统为企业在生产经营实践过程中形成的生产质量管理规范性文件，分为标准类和记录（凭证）类两大类，其中标准类文件包括技术标准、管理标准、工作标准三大部分；记录类则包括生产管理记录、质量管理记录、质量检验记录、销售记录、验证记录、监测维修校验记录、其它各部门的管理记录表格和各类台帐、凭证、卡片。
3．1 技术标准文件是根据国家与地方、行业所颁布和制定的技术性规范、准则、规定、办法，由企业颁布实施的标准、规程和程序等书面要求，包括：产品工艺规程、岗位操作规程、质量标准（原料、辅料、工艺用水、半成品、中间体、包装材料、成品）、检验操作规程和验证文件等。
3．2管理标准文件是指企业各部门为了行使生产计划、组织、领导、控制等管理职能并使之标准化、规范化而制定的制度、规定、办法等书面要求，包括：企业管理、文件管理、行政管理、人力资源管理、安全管理、生产管理、计量管理、质量管理、质检管理、仓库管理、卫生管理、验证管理、辅助部门管理、紧急情况处理管理等。
3．3工作标准文件是指以人或人群为工作对象，对其工作范围、职责、权限以及工作内容考核等所提出的规定书面要求。
3．4 记录（凭证）是反映实际生产和质量控制活动中执行标准的实施情况。
包括：生产操作记录、质控质检记录、报表、台帐等；凭证是表示物料、物件、设备、房间等状态的单、证、卡、牌等。
4、公司文件分类管理图。
正式公文4.1行政办公系统便函部门职责标准工作标准文件管理管理标准人事行政管理安全管理生产管理计量管理设备管理质量管理质检管理仓库管理4.2 GMP管理文件系统卫生管理辅助部门管理紧急情况处理管理质量标准工艺规程技术标准检验操作规程岗位操作规程验证文件生产操作记录质控质检记录记录（凭证）报表、台账单、证、卡、牌（二）行政办公公文管理1、正式公文种类1.1、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销的决定事项。
1.2、通知：适用于传达要求下级单位须知、办理或者执行的事项，批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文。
1.3、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情况。
1.4、议案：适用于公司按照公司规定程序向对应的决策委员会提请审议事项。
1.5、决议：经会议讨论或审议通过并要求贯彻执行的事项。
1.6、报告：适用于向上级单位或领导汇报工作、反映情况、答复上级单位或领导的询问（包括审计报告）；1.7、请示：适用于向上级单位请求指示、批准。
1.8、批复：适用于答复下级单位的请示事项。
1.9、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
1.10、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准。
2、公文格式3、公文编号的组成：3.1、集团公司/成员企业红头文件（集团内部各单位编号详见附表1）：×××发【2013 】 001 号文件顺序号（流水号）年代号如：2012人之初集团缩写/成员企业缩写3.2、集团公司及成员企业多部门联合发文××× 字〔2013〕 001 号3.3、集团公司及成员企业部门平行、下行发文（集团公司各部门编号详见附表2） ×××△ 字〔2013〕 001 号4、公文编号方面的基本要求：4.1、每份文件均应有独立的编号，不得重复和间断。
4.2、红头文件和多部门联合文件编号的登记由总裁室办公室指派专人负责；部门通知文件编号的登记由各部门内勤或指派专人负责。
4.3、红头文件：发文字号、签发人用三号仿宋，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。
4.4、公文字体、字号使用应规范统一；红头文件：文件名一般应用二号宋体加黑，其余用三号仿宋体。
多部门发文和部门发文：文件名一般应用小二号字宋体加黑，其余用四号仿宋体；字体排列采用固定值28磅行距；纸型一般采用A4型，页面设置为：上2.5cm ，下2.0cm ，左2.5cm ，右2.5cm 。
4.5、对于多页文件，应在页脚处注明：总页数、本页数。
5、秘密文件涉及企业秘密的公文，应当标明密级、编号和保密期限： 表示图样：密 级 机 密 编 号RZCJT-ZJB-2012-001文件顺序号（流水号）年代号如：通知（2013） 或通报（2013）×××人之初集团缩写/成员企业缩写文件顺序号（流水号）年代号如：2013×××人之初集团缩写/成员企业缩写 △部门缩写：人总、人财等6、发文程序说明6.1、拟稿：公司公文一般由具体业务部门拟稿，领导指定的除外。
6.2、核稿：拟稿完毕后，由拟稿部门负责人核稿，并签名确认。
领导指定拟稿的，须由议题部门、中心、成员企业的负责人核稿。
6.3、会签：核稿完毕后，需要会签的，核稿人应确定会签领导，于2个工作日内会签完毕。
6.4、签发：会签完毕后，拟稿部门参照签发权限规定，呈交有关领导签发。
在签发前，应报送总经办对公文的格式进行复核。
6.5、签发后程序：红头文件、多部门联合通知的其他后续发文程序的编号、校对、打印、盖章、发文，由总经办负责。
部门发文由拟稿部门负责编号、校对、打印、发文。
6.6、公司发文可分为：对外发文——发至上级机关或兄弟单位； 对内发文——发至有关部门和有关人员 6.7、草拟的公文，在原搞纸中写有下列各项：6.7.1、主送单位——向上级机关请示的公文，一般只写一个主送单位，如需同时报送另一个上级机关时，可按抄报处理；6.7.2、抄送单位；6.7.3、附件的名称及其序号，如附件1，附件2……； 6.7.4、发文日期——即发文年、月、日； 6.7.5、公文编号6.7.6、机密等级——“绝密”或“机密”或“秘密”； 6.7.7、急缓程度——“特急”或“急”，一般时，不予表示。
6.7.8、各部门要指定人员（兼职）负责文书工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。
6.7.9、文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文簿检查归档，以防遗漏。
6.7.10、各部门在工作中形成的文书，包括文件、会议记录、纪要、决议、照片、图表、录音带、录像带等带有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交本部门文书（兼职）核对整理后，送交档案室归档。
7、 签发规定7.1、红头文件：由经办部门起草，并填写《发文审批表》，提交分管领导审核、总经理审核（权限内审批）、董事长审批后，由总裁办公室统一对外发布；保密期限 年 月 日至 年 月0.7cm 4.2cm黑体小5号字2cm2cm7.2、多部门通知：多部门通知由集团公司分管领导/董事长签发；7.3、部门发文：由部门负责人/总经理签发；7.4、会议纪要：公司会议纪要由主持会议的领导签发;7.5 公文发布日期以签发日期为准；发布前应明确发放范围，发布时做好公文流转登记记录，原稿由发布部门归档保管。
8、收文规定8.1、公司内部发文，原则上均直接送达。
但需董事长、总经理直接审阅、审批的文件，发文应报送总裁办公室。
总裁办公室审核后提出拟办意见，报董事长、总经理批示后直接归档或转承办部门（人）处理。
8.2、收文处理程序中涉及的总裁办公室等相关中转部门（人员），必须于第一时间将文件转送至相应部门（人员），不得延误。
总裁办公室须做好内部公文的签收、登记工作，并动态掌握文件流转状况，不得无故积压。
8.3、流转：公司收文中注明董事长、总经理收的函件由总裁办公室专员直接转达；注明公司接收或未注明接收对象的函件转送总裁办公室负责人处理；注明个人接收的函件直接转送。
8.4、审核：总裁办公室负责人对收到的函件进行审核，须公司领导处理的进入拟办程序，其他函件签署处理意见后交由专人处理。
8.5、拟办：总裁办公室负责人填写《收文处理单》，提出拟办意见，需要多个部门（人员）共同处理的，须指明主办部门（人员），再根据文件内容报送相关领导审阅、处理。
领导助理接件也应审核并填写《收文处理单》，提出拟办意见。
8.6、批办：有关领导对收文及拟办意见进行审阅，阅毕的文件由总裁办公室负责人根据领导批示，作直接归档或转承办部门（人员）处理。
8.7、承办：对于领导批示办理的文件，承办部门（人员）应抓紧时间办理，有限时要求的按限时要求办，无限时要求的根据文件要求及时办理。
8.8、催办：总裁办公室对承办部门（人员）的收文处理过程进行催办，紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
9、公文立卷和销毁9.1、正式文件材料，办理完毕后由总经办按有关规定及时整理立卷，要保证归档文件材料的齐全、完整。
9.1、集团成员企业应在上半年完成前一年度公文的立卷归档。
9.1、没有存档价值和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。
销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督。
保证不丢失、不漏销。
（三）GMP文件管理1、文件、记录按部门区分增加部门识别码：2、文件一级分类不变，细化文件、记录饿二级分类编码：文件一级分类部门部门识别码文件二级分类文件分类代码SMP人事行政部RS 行政管理XZ 技术研发中心JY 人事管理RS 品保部PB 后勤管理HQ 采购部CG 生产管理SC 生产部SC 清洁卫生管理WS 人之初事业部MR 质量管理ZL 小阿哥事业部MX 文件管理WJ 保健品事业部MB 设备管理SG 企划部MQ 采供管理CG 人之初贸易财务部MC 物料管理WL 总裁办公室ZB 销售管理XS 项目部XM 财务管理CW 财务部CW 货运管理HY 物流部WL 仓储管理CCSOP药材检验YC辅料检验FL原料检验YL包材检验BC辅料检验FL原料检验YL包材检验BC 中间产品检验ZJ成品检验CP基础检验JC设备操作SB岗位操作GW成品检验CP基础检验JC设备操作SB岗位操作GW监控操作JK清洁卫生操作QJ工艺规程GY例：中药材检验标准操作规程文件类别+部门识别码+文件分类代码+文件序号+文件版本号例：SOP-PB-YC-001-01SOP —PB YC —001 —01文件类别部门识别码文件分类代码文件序号文件版本号（质量部）（药材检验）2.4记录表格编号目的：A、使记录表格分类更加清晰、准确：一级分类二级分类包括内容编码SRT主要记录生产记录表格批提取、生产。