文明办公管理办法

文明办公管理办法

1 目的

推进管理转型，夯实管理基础，提升综合素质，创造一个规范、安全、文明、舒适、和谐、有序的办公环境。

2 适用范围

本办法适用于XXX总部各部室（中心）文明办公活动的管理，不在总部办公的部门参照本办法执行。

3 规范性引用文件

3.1 YC/T 298-2009《XX工业企业6S管理规范》

3.2 YC/T 485-2014《XX工厂可视化管理要求与评价》

3.3 YC/T 384-2011《XX企业安全生产标准化规范》

4 定义、符号、缩略语

4.1 组织:职责、权限和相互关系得到安排的一组人员及设施。

4.2 不要物:工作现场不再使用的物品。

4.3 行为规范:在工作期间内应具有的行为和工作要求。

4.4 现场改善:对工作场所的所有要素进行改良和优化，以提高效率、质量及降低成本的活动。

4.5 定置管理:运用系统的观点和方法，研究工作现场人与物、人与环境、物与环境之间的关系，对现场的最佳固定位置进行设计、组织、实施、调整和控制，使其达到规范化、标准化和科学化的管理活动。

4.6 目视管理:利用形象直观、色彩适宜的各种视觉感知信息来组织现场

活动，达到提高工作效率的一种科学方法。

5 职责

5.1 生产制造中心

5.1.1 制订、修订公司总部机关文明办公活动管理办法和执行标准

5.1.2 牵头成立检查组，对各部室（中心）文明办公推进情况检查、督导、评价和考核。

5.1.3制订文明办公考核评价标准。

5.1.4制订检查表、问题整改通知单。

5.1.5组织对文明办公活动的宣贯培训。

5.2 办公室（后勤服务中心）

5.2.1 负责各部室（中心）管理区域责任划分。

5.2.2 制订公司总部办公物品配置标准。

5.2.3 协调、组织、督导相关方对管理责任区域的现场改善。

5.3 思想政治工作部

负责公司总部宣传看板、道旗文化、墙文化内容版式及更新频次的审核。

5.4 各部室（中心）

5.4.1制定“要”与“不要物”的判定基准，并建立物品使用清单。

5.4.2绘制或修订区域定置图。

5.4.3组织开展部门的日常检查与改进。

5.5值班人员

参与检查组对总部文明办公季度、月度检查。

6 管理内容与方法

6.1 建立联络机制

各部室（中心）指定一名负责人对本部门文明办公活动的各项工作进行指导、督办、检查；确定一名兼职现场管理人员负责本部门文明办公活动的一切事务性工作。

6.2 区域规划管理

6.2.1 划分各主体责任区域。

6.2.2 区域规划管理原则：实行属地管理，即谁主管谁负责。

6.2.3 责任区域界限清晰，管理对象明确，责任明确。

6.3 管理标准

执行《XXX总部文明办公执行标准》（附录）

6.4 管理要求

6.4.1 根据区域管理职责，制定“要”与“不要”物的判定基准，绘制区域定置图，建立物品清单，并向生产制造中心报备。

6.4.2 对不要物按物品类别依据规定规范处置。

6.4.3 以执行标准中各要素为依据，以主体责任区域划分为范围，以涉及的工作对象为目标，定期开展文明办公改善活动，持续提升现场管理水平。

6.4.4 涉及人员变动或因物品位置发生改变，应重新绘制区域定置图，定置图中物品与现场物品摆放位置相一致。

6.5 检查方式

6.5.1依据《XXX总部文明办公执行标准》实施检查。检查组成员随机指定3-5个部门兼职现场管理员及当天值班人员组成，要求检查区域全覆盖。

6.5.2 检查频次

6.5.2.1每季度由一名公司值班领导带队，开展对总部各管理区域的检查。

6.5.2.2生产制造中心每月至少组织一次综合性检查。

6.5.2.3各部室（中心）兼职现场管理员，制订部门级检查表，对部门所辖责任区域每周组织一次自查、自检。

6.5.3 对检查发现的问题，要如实记录在检查表上，并交由被检查部室（中心）签字确认，能立行立改的问题，检查组将现场督导改进，若不能立即整改的，应开具整改通知书限期整改，并由生产制造中心组织验证，形成管理闭环。

6.6 考评办法

6.6.1 考评计分

采用100分制，根据检查情况按标准累计，不倒扣。实际得分=100-扣分累计。

6.6.2考评标准

6.6.2.1 检查中发现问题，若在检查组现场督导下已立行立改，且符合标准要求，不扣分；若检查组要求立即改进，但问题未实施改进或不履行主体区域责任，每项扣2分。

6.6.2.2在例行检查中出现与上次检查同类问题，每项扣2分。

6.6.2.3依据整改通知书,在约定的期限内，问题整改不合格，每项扣2分，未实施整改，每项扣3分。

6.6.2.4部门未按期开展自查自检活动，每次扣2分；在检查中流于形式或不如实填写检查记录，每次扣1分；未形成管理闭环，每项扣1分。6.6.2.5行为规范以现场抽查为主，每部门抽查不低于2人，有1人不符合标准要求，扣2分。

6.6.3评价应用

6.6.3.1生产制造中心将年度、季度、月度检查评价结果按时提报企业管理部，企业管理部按条线管理应用于绩效考评。

6.6.3.2采取季度考核，月度通报形式。季度评价得分直接与各部室（中心）绩效挂钩；月度检查得分适时在内网上通报。

6.6.3.3根据各月度评价得分，算出年度得分，作为部门年度绩效考评及评先表模的依据之一。

7 相关文件

无

8 记录

8.1XXX总部文明办公执行情况检查汇总表

8.2XXX总部文明办公执行情况检查表

8.3XXX总部文明办公问题整改通知单

8.4文明办公执行情况自评价表

9 流程图