01文件资料控制程序萨帕斯

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1目的

1.1对公司内部文件的管理做出规定，确保各有关场所能得到适宜的文件并确保文件的有效

性，防止过期文件的非预期性使用。

2范围

2.1适用于公司内部文件的控制与管理；

2.2记录的控制参见《记录管理程序》。

3职责与权限

3.1文件编写人员

3.1.1负责文件的编写与修改的具体工作。

3.1.2在文件得到适当的审查批准后交文管中心保存和发放。

3.2文管中心

3.2.1只接收按照统一格式要求编写的文件；

3.2.2对文件进行格式上的确认，需要的情况下进行细微的修改；

3.2.3负责文件的编号、发放、回收和销毁等工作；

3.2.4负责受控文件原稿的保存。

3.3部门经理

3.3.1审阅新的或修改过的文件；

3.3.2定期审阅本部门文件的有效性，检查文件的实施情况。

3.4管理者代表

3.4.1组织编写质量手册；

3.4.2确保ISO9001质量体系的有关文件得到建立和运行。

4定义

4.1文件：信息及其承载媒体，如工程规范、程序文件、图样、报告、标准等。

5一般原则

5.1文件必须得到适当的批准，所有文件的版次、修订状态必须清晰。顾客的工程规范与工

程更改应得到及时评审，限于两个工作周内完成。顾客工程规范与工程更改在生产中实

施日期的记录应保持；

5.2文管中心是文件的归口管理部门，负责所有受控文件的发放、销毁、保存等工作，并确

保各有关场所使用文件的有效性；

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5.3对于新发行的文件其文件版次为A0，修订一次后版次号变为A1。依次类推，当文件修改

次数达到五次或文件内容修改幅度较大时，文件版次升为B0。外来文件、工程图纸等原

则上以批准日期作为版次状态的标识；

5.4文管中心只接收已得到适当的审核批准与/或签字确认的文件，对状态不清的文件一律被

视为无效文件，退还文件送交人员或部门；

5.5各类文件的保存期限参照《受控文件清单》。

6文件编号

6.1文管中心负责文件编号的给定，文件的编号具有唯一性；

6.2编写人员在需要对文件进行编号时，应到文管中心进行取号登记，由文管中心给定文件

号并在《文件取号登记表》中予以登记

6.3手册的编号为：SPS-□M-流水号

SPS——公司名称

□——体系类别代号（Q：质量）；

M——手册

流水号——从01至99

6.4程序文件与三阶文件的编号

6.4.1程序文件的编号为: SPS-□P-X.X.X-XX

□——□为体系类别代号（Q：质量）；

P——程序文件代号；

X.X.X——ISO9001对应条款号；

XX——文件流水号（从01至99）；

6.4.2三阶文件的编号为：SPS-部门代号-XX

部门代码：

部门代号部门代号

总经理GM 管理部MD

销售部SD 工程部ED

采购部PU 仓库WH

生产部MN 研发部RD

品管部QC 财务部FN

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XX——文件流水号（从01至99）；

6.5表格的编号格式为：文件编号-XX

文件号——引用表单之文件的编号；

XX——从01至99；

6.6版本及版次

6.6.1版本：第一次出版，版本号为“A”，二版为“B”，依次类推；

6.6.2版次的修改状态号，用0至9的阿拉伯数字表示。

6.7外来文件的编号

6.7.1外来文件的编号为:O-类别-XX

O——外来文件；

XX——外来文件流水号。

6.7.2外来文件的类别缩写：

TN---技术标准类；AM---行政管理类；CM---客户资料类；OT---其他类资料。

6.7.3入库年月日作为外来文件的文件版号。

6.7.4各类外来文件的流水号为各自独立的流水系列

6.8传真、会议记录等编号

6.8.1编号格式为： S PS/□□-部门代码-YY/MM/DD-XX

SPS——公司英文缩写；

□□——文件格式（FAX---传真文件； MTR---会议记录）；

XX——流水号以当天为一个系列号。

6.9设计文件、工艺文件、图纸的编号见《技术文件编号规则》。

6.10文件分发编号为：□□-X

6.10.1其中□□为文件接收部门的代码，X为分发至该部门相同文件的流水号。

7文件管理

7.1文件的编写与审批

文件种类编制审核批准原稿存放发放部门手册品管部管理者代表总经理文管中心各部门程序文件各部门经理管理者代表总经理文管中心各部门三阶文件各部门各部门经理管理者代表文管中心相关使用部门

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7.2文件的发放与管理

7.2.1所有文件在送交文管中心时，如需要分发给相关部门与人员，由送交人提供文件的分发

范围与份数（分发范围与份数需要得到文件审核部门主管的批准）。文管中心负责文件

原稿的保存，并在《受控文件清单》上予以登记；

7.2.2文管中心需要根据文件的分发份数控制文件的复印量，文管中心发放的文件需要在文件

上加盖受控章。对于没有加盖原始受控章的文件一律被视为无效文件；

7.2.3文管中心文件管理员把受控文件分发到各文件使用部门，接收人在《受控文件收发记录

表》上签收。如受控文件需换发，各部门文件管理员负责旧版文件的回收并上交文管中

心，文管中心负责将最新版次的文件下发到相关部门。采购部分发给供应商的文件由采

购部统一管理。

7.2.4对于文件分发范围外或文件丢失的部门与人员需要使用文件时，必须填写《文件领用申

请表》由该文件批准人员（或其代理人）批准后方可到文管中心领取。禁止任何部门人

员私自复印外借受控文件；

7.2.5对电子媒体的文件（如公司内部局域网共享的文件）需要做好使用与修改的权限，必需

做好必要的备份等保护措施；

7.2.6文管中心须将所有文件的发放、更改状态等信息记录在《受控文件清单》中，并根据文

件状态的更改及时的更新《受控文件清单》；

7.2.7各部门需对部门内部的文件进行管理，确保所有的工作人员易于获得相关的文件并确保

文件的有效性；

7.2.8文件使用人应妥善保管相应文件，调离工作岗位或离职时，其使用的文件必须移交给接

替其岗位的人员或部门负责人；

7.2.9文管中心负责每周一次检查各部门使用文件的有效性及保管状况，确保各有关场所使用

文件为最新版次的文件，发现问题及时处理；

7.2.10每年的内部质量管理体系审核的同时对文件进行评审，对评审不符合或认为有必要进行

修改的文件在得到适当的批准后进行相应的更改，以确保文件的有效性和符合性。

7.3文件的以旧换新

7.3.1对于使用过程中损坏的文件，文件使用人员可用损坏的旧文件在得到部门主管的批准后

到文管中心换取新文件；

7.3.2以旧换新的文件，文管中心文件管理员要在《受控文件收发记录表》上做好登记，并注

明原因，新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同。

7.4文件的更改控制