信息交流管理程序

1、概述

本程序描述了有关公司环境因素和环境管理体系的内外信息交流，以及信息的接收和回馈，保证体系的有效运行。

2、适用范围

本程序适用于公司各部门各级人员对各类内部及外部环境信息的传递和处理。

3、参考文件

E000000 环境手册

M161000 记录管理程序

M221000 环境因素鉴定管理程序

M231000 法规鉴定管理程序

M271000 应急准备和响应管理程序

4、术语定义

相关方：泛指公司的客户、公司总部及各分厂、政府及相关环保部门、环保团体、社会大众、员工等。

5、职责

5．1管理者代表负责公司环境方针的宣贯。

5．2厂部是环境信息的综合管理部门，负责与政府、环保部门和行业主管部门的环境信息的接收和处理，以及内部意见的汇集和处理。

5．3必要时，由厂部召集各相关部门共同对各类环境信息进行处理。

5．4各职能部门负责对应业务范围内的信息交流。

6、方法及要求

6．1总则

6．1．1公司内外部信息沟通基本流程：

6．1．2环境信息分为内部信息和外部信息。

6．1．3信息交流分为主动交流和被动交流。

6．1．4信息交流的途径和形式可以是口头或书面文件，以及其它一切可以利用的通讯及宣传工具或宣传品，如会议、汇报等。

6．2内部信息交流

6．2．1公司的环境方针、环境管理体系运行情况由管理者代表及时传达到公司的各部门及员工。

6．2．2环境管理体系运行中产生的信息由其产生部门及时传递到相关部门和人员，填写《信息交流记录表》，记录其内容和处理结果。

6．2．3公司全体员工均可对环境管理体系运行提出意见和建议，填写《信息交流记录表》，提交厂部处理。

6．2．4各职能部门获取和更新的法律及其他要求应按《法规鉴定管理程序》的要求及时传递到相关部门。

6．2．5紧急状态下的信息由产生部门立即直接传递到公司领导、119、120或110，按《应急准备和响应管理程序》实施。

6．3外部信息交流

6．3．1公司的其他部门若收到有关的法律、法规、标准和其它要求时，应及时传递到各相关部门，具体办法参见《法规鉴定管理程序》。

6．3．2相关方的信息由相关部门接收，填写《文件接收一览表》，并定期上交厂部。6．3．3对相关方意见，厂部应会同相关部门进行处理，形成处理结果并答复相关方。6．3．4公司应通过各种途径积极主动地宣传公司环境方针和推行环境管理体系的绩效。对相关方的要求，应及时回复相关方。

6．3．5当公司活动、产品和服务有所改变，并牵涉到环境管理体系和重要环境因素改变，厂部应及时通知相关方，同时作好《信息交流记录表》。

6．3．5外部相关方需要索取环境方针时，公司应满足其要求。

6．3．6对涉及重要环境因素的外部联络及处理意见，应作好《信息交流记录表》，并将相关方意见作为《信息交流记录表》的附件。

6．4公司内外信息的各项记录按《记录管理程序》规定保存。

7、相关文件及记录

M251001 信息交流记录表