新编采购作业指导书

新编采购作业指导书Last revision on 21 December 2020

平湖佳源采购作业指导书

通过对采购管理全过程进行规范，确保平湖市佳源旅游开发有限公司的材料设备的采购在质量符合施工要求的前提下做到低成本、高效率、高性价比。

一、采购部工作权限

1、负责编制材料设备采购计划。

2、负责组织开展项目采购策划。

3、负责编制项目采购议标、招标文件。

4、负责议标采购供应商的初选。

5、负责组织与议标采购供应商进行价格谈判。

6、负责组织采购实施工作，组织评比并确定供应商。

7、负责签订职责范围内的采购合同。

8、负责采购合同的履约管理。

9、负责材料设备的样品封样及资料备案及现场验收。

10、负责供应商的考核管理。（组织实施市场调研、供方资质预审、供方考察）

11、负责采购合同付款计划制定及付款申请的提出。

12、对计划和规格、性质不清的物质有拒绝采购权。

13、对供应商、订购数量、订购时间、交货期等具有决定权。

二、相关部门权限

成本部

1、负责对采购部拟采购材料单价的审核。

2、负责参与采购合同的拟定与调整。

3、负责参与采购合同中经济条款的审核。

4、负责参与采购合同付款的审核。

5、负责工程部材料的成本统计工作。

工程部

1、负责审定材料采购的计划编制及审核。

2、负责对采购材料的质量和到货的及时性进行监督；

3、负责材料设备样品与实物的确认及核对。

4、负责制定公司材料、施工管理制度，对材料、设备、物资采购工作进行检查和督促。

设计部

1、负责审核并提供工程采购用图纸。

2、负责材料设备的选样定板；材料设备样品与实物的核查。

财务部

1、负责组织资金计划的编制和执行监督管理。

2、负责付款事项的审批和款项支付。

三、采购部责任（职责）

1、坚持政策法规学习，认真执行集团、本公司有关采购的规定。

2、坚持高性价比原则，货比三家择优、择价采购，确保建设进度。

3、在采购工作中，严禁以权谋私，严禁到自己或自己亲属所办实体中采购物资，严禁在工作中接受他人钱物。

4、执行采购有计划、有合同的机制。

5、严格执行有计划采购，不得擅自变更或增减采购数量。

6、建立重大问题汇报制度，在超越部门权限和不便部门时应及时请示汇报。

7、负责工程部材料出入库的监督、检查、管理工作。

8、负责督促相关部门编制项目工程的材料采购计划。调查研究各部门的材料需求及消耗情况，熟悉各种材料的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数，指导并监督下属开展业务，确保公司材料的正常采购量。

四、工作内容

1、搜集信息

（1）充分了解计划采购材料或设备的品名、规格。

（2）调查当地及地区的市场行情。

（3）搜集有关供应商的资料。

（4）搜集有关替代品的资料。

（5）搜集有关品质及其他方面的资料。

（6）编制采购资金预算。

2、询价

（1）选择询价对象。

（2）询问价格。

（3）整理报价资料。

（4）选择议价对象。

3、比价、议价

（1）经成本部分析后，拟定底价，设定议价目标。

（2）决定采购条件（向供应商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等）。

（3）了解其他供应商价格是否较低。

（4）考虑价格上涨下跌因素。

（5）估算运费、及其他费用。

（6）核对付款条件。

（7）比较交货期限。

4、评估

（1）同规格产品应找几家供应商询价、比价、议价。

（2）供应商是否为信誉良好的生产厂家。

（3）供应商是否有售后服务体制。

（4）供应商的供应能力是否能按期交货和品质是否有保障。

（5）是否需要开发其他供应商或外购。

5、样品验收、封样

（1）相关部门配合一起进行样品进行比较、核对。

（2）进行样品确认、签字。

（3）样品封样入库，设置标识。

（4）与样品有关的资料、检测报告、合格证等进行存档。

（5）组织监理单位、总包单位、材料供应单位进行样品封样交底。

6、编制采购合同

（1）按照确认的价格、数量、规格、交货地点等相关信息，在遵循集团公司合同制定要求的原则下进行合同初定。

（2）将初定合同交予成本部进行审核。

（3）上报合同审批流程

7、采购实施

（1）将审批通过的合同寄送供应商进行确认、盖章。

（2）公司内部进行盖章审批。

（3）将合同交予供应商，并在公司办公室、采购部做好留底。

（4）按照合同拟定的条款进行操作。

8、合同采购材料催交

（1）对无法于约定日期交货等状况进行异常控制。

（2）按照合同逾期未交货者应加紧催交，并上报公司工程部与负责领导。（3）控制长期合同的交货。

9、验收

（1）材料与样品实物的核对、审核。

（2）材料或设备的品质验收。

（3）材料的数量验收。

（4）进货材料的入库登记。

（5）材料进场报工程部验收、合格证、厂家检测报告。

10、付款

（1）核对各种手续是否完备，是否已到节点。

（2）发票抬头与内容是否相符。（发票抬头及银行账户是否与合同签订内容相符）

（3）发票金额与请购单价是否相同。

（4）是否有预付款或暂借款。

（5）是否需要扣款。

（6）付款流程审批