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体系文件的重要性(续一)
提升管理技术水平的基础
• 当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础 上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求.
防止经验的流失
• 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导 致经验的流失,从而造成运作上的困难.
4
体系文件的重要性(续二)
改善人际关系
• 用于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大大 减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间磨擦的机 会.
参考文件资料
• 用以索引文件中所提到或引用的文件资料,在索引文件时,最好 将文件的编号同时附在文件名之后会易查找,但是不可将文件 版本附上.
附件
• 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单,公司所 有的表单都应从此而来,最好将表单的编号附在名称后,但是也 不可以附版本.
以上是一份文件的完整结构,但是并非所有的文件都应依循 此固定的结构,鉴于文件的内容的需要可适当的去除一些不 适用的项目,但是为了整齐亦可统一文件结构.
增加员工的责任心和荣誉感
• 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,明确了 自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感.
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体系文件的架构
目前建立的体系文件,一般企业均将文件架构 分为四个层次,即:
• 一阶文件:手册 • 二阶文件:程序 • 三阶文件:工作指导书 • 四阶文件:表单和表格
6
体系文件的架构(续一)
• 2.范围
• 规定此文件应用的场合和时机,范围的界定直接决定文件的功能范围, 所以编写时应注意它的涵盖性.例有的公司是有手动和自动的绕线机, 而如果文件的内容只针对手动的绕线机却将文件的范围写成“适用于 公司所有的绕线机的使用”即是明显的错误.
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文件的结构(续二)
• 3.权责
• 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责,一般在 文件叙述时常会就相关人员担负的权责略叙述,但是亦 有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门的.
• 4.定义
• 亦即名词解释,针对文件中用到的专业术语,英文缩写的 做明确说明,会令文件内容更清楚明白.
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文件的结构(续三)
5.作业内容
• 即工作执行的方法、过程和要求,一般将作业内容的编写分为 两部分.
• (1)流程图:以流程图的形式描述工作进行的程序,会更容易了 解文件内容,但是并非每份文件都需流程图,完全视乎文件的类 型.
ISO体系文件编写培训教材
1
ISO9000体系文件编制 ——目录
一、体系文件的重要性 二、体系文件的架构 三、文件的结构 四、流程图绘制 五、编写文件五忌 六、文件的审查、批准 七、质量手册范例 八、程序文件范例 九、工作指导书范例 十、通常程序文件清单 十一、通常作业指导书清单
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体系文件的重要性
体系文件的重要性
• 体系文件在ISO9000、ISO14000及QS9000体系建立和 运行的过程中扮演着相当重要的角色：
• 符合标准要求
• 在ISO9001和QS90004.2及ISO14001的条文中,均要求组织“建 立并保持书面的体系,以全面满足此标准的要求”.
• 工作的依据
• 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致 和稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作时出现不 一致的工作方式和标准,或者由于口头交待沟通工作的方式和方 法欠明确和清楚.
• 但是,并不是每家企业都必须建立上述架构的体系 文件,许多规模较小制程简单的公司往往将文件的 结构分为3个层次,即:
• 一阶文件:手册 • 二阶文件:程序/工作指导书 • 三阶文件:表单 • 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人
员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等.
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体系文件的架构(续二)
9
体系文件的架构(续四)
工作指导书
• 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的 工作如何来执行和操ห้องสมุดไป่ตู้，很多公司亦称为工作指引或作业 标准。
表单
• 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时， 就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的 或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计 表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填写的项目 和内容。
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体系文件的架构(续五)
一般来说，一项工作涉及到多个部门则我们写文件 时编制成程序，例采购程序、纠正和预防措施程序 等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时 做成指导书的格式，例设备使用指导书、指导书产 品检验指导书等。 一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦 归纳为工作指导书类文件。
文件架构的说明
• 手册
• 对于一个国家来说,宪法是他的根本大法,任何法律的制订都 必要依宪法的要求来拟制,而对于一间公司业说,手册即是公 司在管理制度上的根本大法,它会叙述公司在体系运行上的 大纲要求,简言之,手册即是要求我们应该要做哪些工作.
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体系文件的架构(续三)
程序书
• 程序即是明确工作进行规定的途径,亦就是说,针 对手册要求要做的工作和要求程序需详细描述此 工作如何来做.文件化的程序通常包括活动的目的 和范围;做什么事情和由谁来做;何时何地和由谁 来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活 动进行控制和记录等。
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流程图绘制
在编制文件的过程中，适当地制作一些流程图， 会更容易理解文件内容和加深印象，流程图的 制做不限形式，最主要的是能做到清楚明了即 可。
• 流程图经常将用的符号
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流程图绘制（续一）
• (2)文件内容:在编写文件内容时,一定需注意 5WIH(WHO,WHEN,WHERE, WHAT,WHY,HOW)结合, 即由谁(WHO)在何时(WHEN),在何地(WHERE),做何事 (WHAT)为什么做(WHY),怎样(HOW),缺少任何一个W或H, 都有可能使文件的内容不易理解.
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文件的结构(续四)
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文件的结构
一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文 件一般完整的结构有：
• 1.目的 • 2.范围 • 3.权责 • 4.定义 • 5.作业内容/文件内容 • 6.附件
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文件的结构(续一)
现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述:
• 1.目的
• 应叙述编制此文件的作用和目的,即“做这件事是为了什么”?
体系文件的重要性(续一)
提升管理技术水平的基础
• 当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础 上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求.
防止经验的流失
• 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导 致经验的流失,从而造成运作上的困难.
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体系文件的重要性(续二)
改善人际关系
• 用于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大大 减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间磨擦的机 会.
参考文件资料
• 用以索引文件中所提到或引用的文件资料,在索引文件时,最好 将文件的编号同时附在文件名之后会易查找,但是不可将文件 版本附上.
附件
• 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单,公司所 有的表单都应从此而来,最好将表单的编号附在名称后,但是也 不可以附版本.
以上是一份文件的完整结构,但是并非所有的文件都应依循 此固定的结构,鉴于文件的内容的需要可适当的去除一些不 适用的项目,但是为了整齐亦可统一文件结构.
增加员工的责任心和荣誉感
• 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,明确了 自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感.
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体系文件的架构
目前建立的体系文件,一般企业均将文件架构 分为四个层次,即:
• 一阶文件:手册 • 二阶文件:程序 • 三阶文件:工作指导书 • 四阶文件:表单和表格
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体系文件的架构(续一)
• 2.范围
• 规定此文件应用的场合和时机,范围的界定直接决定文件的功能范围, 所以编写时应注意它的涵盖性.例有的公司是有手动和自动的绕线机, 而如果文件的内容只针对手动的绕线机却将文件的范围写成“适用于 公司所有的绕线机的使用”即是明显的错误.
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文件的结构(续二)
• 3.权责
• 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责,一般在 文件叙述时常会就相关人员担负的权责略叙述,但是亦 有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门的.
• 4.定义
• 亦即名词解释,针对文件中用到的专业术语,英文缩写的 做明确说明,会令文件内容更清楚明白.
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文件的结构(续三)
5.作业内容
• 即工作执行的方法、过程和要求,一般将作业内容的编写分为 两部分.
• (1)流程图:以流程图的形式描述工作进行的程序,会更容易了 解文件内容,但是并非每份文件都需流程图,完全视乎文件的类 型.
ISO体系文件编写培训教材
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ISO9000体系文件编制 ——目录
一、体系文件的重要性 二、体系文件的架构 三、文件的结构 四、流程图绘制 五、编写文件五忌 六、文件的审查、批准 七、质量手册范例 八、程序文件范例 九、工作指导书范例 十、通常程序文件清单 十一、通常作业指导书清单
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体系文件的重要性
体系文件的重要性
• 体系文件在ISO9000、ISO14000及QS9000体系建立和 运行的过程中扮演着相当重要的角色：
• 符合标准要求
• 在ISO9001和QS90004.2及ISO14001的条文中,均要求组织“建 立并保持书面的体系,以全面满足此标准的要求”.
• 工作的依据
• 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致 和稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作时出现不 一致的工作方式和标准,或者由于口头交待沟通工作的方式和方 法欠明确和清楚.
• 但是,并不是每家企业都必须建立上述架构的体系 文件,许多规模较小制程简单的公司往往将文件的 结构分为3个层次,即:
• 一阶文件:手册 • 二阶文件:程序/工作指导书 • 三阶文件:表单 • 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人
员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等.
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体系文件的架构(续二)
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体系文件的架构(续四)
工作指导书
• 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的 工作如何来执行和操ห้องสมุดไป่ตู้，很多公司亦称为工作指引或作业 标准。
表单
• 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时， 就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的 或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计 表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填写的项目 和内容。
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体系文件的架构(续五)
一般来说，一项工作涉及到多个部门则我们写文件 时编制成程序，例采购程序、纠正和预防措施程序 等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时 做成指导书的格式，例设备使用指导书、指导书产 品检验指导书等。 一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦 归纳为工作指导书类文件。
文件架构的说明
• 手册
• 对于一个国家来说,宪法是他的根本大法,任何法律的制订都 必要依宪法的要求来拟制,而对于一间公司业说,手册即是公 司在管理制度上的根本大法,它会叙述公司在体系运行上的 大纲要求,简言之,手册即是要求我们应该要做哪些工作.
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体系文件的架构(续三)
程序书
• 程序即是明确工作进行规定的途径,亦就是说,针 对手册要求要做的工作和要求程序需详细描述此 工作如何来做.文件化的程序通常包括活动的目的 和范围;做什么事情和由谁来做;何时何地和由谁 来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活 动进行控制和记录等。
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流程图绘制
在编制文件的过程中，适当地制作一些流程图， 会更容易理解文件内容和加深印象，流程图的 制做不限形式，最主要的是能做到清楚明了即 可。
• 流程图经常将用的符号
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流程图绘制（续一）
• (2)文件内容:在编写文件内容时,一定需注意 5WIH(WHO,WHEN,WHERE, WHAT,WHY,HOW)结合, 即由谁(WHO)在何时(WHEN),在何地(WHERE),做何事 (WHAT)为什么做(WHY),怎样(HOW),缺少任何一个W或H, 都有可能使文件的内容不易理解.
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文件的结构(续四)
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文件的结构
一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文 件一般完整的结构有：
• 1.目的 • 2.范围 • 3.权责 • 4.定义 • 5.作业内容/文件内容 • 6.附件
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文件的结构(续一)
现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述:
• 1.目的
• 应叙述编制此文件的作用和目的,即“做这件事是为了什么”?