企业文件管理培训课件

二、企业文件工作
1 （一）企业文件工作内容 2 （二）企业文件工作的基本性质 3 （三）企业文档工作结构 4 （四）企业文档标准化建立 5 （五）管理文件、通知及对外公文
（一）企业文件工作内容
概述
在现代企业中，文件工作是档案工作的基础性、准备性工作。它 们既相互区别，又紧密联系，二者具有一定的连续性和一致性。
（三）企业文档工作结构
1、文档中心工作结构
文档中心
深圳一级 文控中心
各事业部 二级文控中心
北京一级 文控中心
各事业部 二级文控中心
西安一级 文控中心
各事业部 二级文控中心
分厂 三级文控中心
分厂 三级文控中心
分厂 三级文控中心
2、文件工作人员类型 秘书、机要人员、文控员、文员、统计等。
上海一级 文控中心
（二）文件的类型
1、文件的划分
来源和去向
文件
行文关系 性质、作用 保密要求 时限要求
对外文件 外来文件 内部文件 上行文 下行文 平行文
保密文件 非密级文件 时限文件 非时限文件
制度性文件
指导性文件 通报性文件 记录性文件
（二） 文件的类型
2、文件的文种 （1）指导性文件：决定、决议、规划等。 （2）规章性文件：制度、规定、规则、办法、章程等。 （3）公布性文件：公告、通知、通报等。 （4）请示批复性文件：请示、批复、指示等。 （5）函类文件：公函等。 （6）报告类文件：专题性报告、综合性报告等。 （7）会议类文件：开幕词、讲话稿、会议总结、闭幕词，会议记 录、会议纪要、会议议程等。 （8）合同类文件：合同书、协议等。 （9）财务类文件：台帐、报表、凭证等。
安全首先是对文件工作保密方面的要求。文件工作人员应正确 处理好不同时间、场合、地域之间保密与公开的关系，既要防止机 密文件的泄密，又要确保各项工作顺利进行。
（四）文件的编制要求
1、观点正确 2、切合实际： （1）明确发文目的。 （2）掌握本单位的具体情况。 （3）严格核实材料。 3、正确使用语言文字 （1）用词要准确。 （2）语言要简练。 （3）语言要适当。 （4）避免完全口语化。 4、讲求时效 5、符合格式要求 6、注意正确选择文字的字迹材料和书写材料。
（二）企业文件工作的基本性质
3、企业文件工作是企业档案工作的前期性工作 大家知道，企业文件和企业档案是同一事物在不同阶段的表现形
态，文件是档案的前身形态，而档案是文件的归档转化形态。企业文 件作为企业宝贵的信息资源，不仅有重要的现行利用价值，更对企业 的生存、竞争与发展有着极大的参考借鉴和原始凭证依据作用。因此， 对在企业活动中形成的、有保存价值的文件，要按照规定进行系统整 理和归档保管。企业档案部门本身并不形成全部企业文件，企业档案 的绝大部门要从各职能部门那里接收。因此，现代企业文件工作十分 重要，它不仅可以很好地满足各职能部门自身工作的需要，还可以通 过对企业文件的积累和整理，为归档工作奠定基础。事实证明，企业 文件工作不仅做好企业档案工作的前提，也是提高档案工作质量的关 键。
企业文件的归档，是指按照企业归档制度的要求，由企业各职能 部门在一定时间内，将已经办理完毕或告一段落的，具有保存价值并 经过系统整理、组成案卷的企业文件向档案部门办理移交的一项工作。 这项工作是企业文件工作和档案工作的结点，也是档案工作的基础。
（二）企业文件工作的基本性质
纵观现代企业,其类型繁多、规模不同，企业文件的种类和数 量也因企业而异，但是，企业文件的工作性质大体相同，主现表现以 下三个方面： 1、企业文件工作是企业管理的基础工作
序、原则和方法，编制和拟定企业文件的工作。它是企业文件从无形 到有形的产生过程，通常由企业各只能部门的工作人员根据自身开展 工作的客观需要，在其所从事的各项活动的不同阶段逐步形成的。例 如：文书文件的拟办，表格文件的填制、科技文件的填写、技术图纸 的绘制、音像文件的制作、机读文件的录入等。
2、 企业文件的积累 企业文件的积累，是指对企业文件的日常管理和集中保存，它贯
穿于从文件形成到归档前的全过程。这项工作通常由个职能部门的有 关人员来完成。主要包括：对新编制或收发文件的集中管理，对传递 文件的登记与传递过程管理，对需更改文件的更改程序和签署过程的 控制与监督等。开展积累工作的目的，是伴随企业活动的告一段落， 及时将已经形成的企业文件集中起来，在职能部门妥善保管，避免丢 失和遗漏，以便为企业文件的系统整理奠定基础。
（三） 文件的基本要求
3、时效性和安全性要求 市场经济加快了企业的竞争，企业必须从现行文件中提取最新
的各类信息以供利用。现代企业文件工作要加快企业文件的形成、 运转、系统整理和信息提取速度，以适应企业内部各层次管理人员 的需要。在企业文件工作的诸环节中，文件运转速度常成为“瓶 颈”，一是容易在传递过程中形成积压，放置不办，延误时机；二 是可能由于个别人员的不负责造成文件的丢失，给企业工作带来损 失。
企业文件是伴随企业活动而产生的，它真实地记载和反映了企业 生产经营活动及其管理工作的全貌，蕴含了各项活动中的最新动态和 数据信息。其中既包括企业领导层用于制定决策的企业内外环境信息， 又包括企业管理层用于实施管理与控制的企业内部生产经营信息，还 包括企业作业层开展各项生产经营活动的标准性、记录性信息。因此， 企业文件工作实质上是为企业管理提供条件和保障的一项工作，它为 整个企业服务，是企业制订决策、拓展经营、改善管理、实施操作必 不可少的基础性工作，是企业信息工作的有机组成部门。
2、公司现有文档的管理标准
（1）《比亚迪公司管理文件、通知及对外公文的管理规定》 （2）《比亚迪公司文件材料的归档制度》 （3）《比亚迪公司档案管理制度》 （4）《比亚迪公司档案分类方案及档号编制规则》 （5）《比亚迪公司电子文件归档与电子档案管理办法》 （6）《比亚迪公司电子文件整理规则》 （7）《比亚迪公司归档文件材料整理办法》 （8）《汽车产业群文控中心操作规程》 （9）《汽车产业群数据文件管理规定》 （10）《比亚迪公司印章管理制度》 （11）《汽车产业群文控中心管理制度》 （12）ＩＴ和汽车产业群各质量体系统文件控制程序
各事业部 二级文控中心
分厂 三级文控中心
（四） 文档工作标准化建立
1、文件工作中如文件格式、文件的编号、审批等，实现文件工作标 准化，不但能防止因缺乏标准化各行其是而导致的杂乱无章,还能 提高文件工作的质量和效率，趋于精简、统一、高效，实现文件 工作的现代化，规范化和科学化的管理。
（四） 文档工作标准化建立
（五） 管理文件、通知及对外公文
1
1、管理文件
2
2、通 知
3
3、对外公文
（五） 管理文件、通知及对外公文
1、管理文件 （1）总则
为了规范比亚迪集团管理文件的审批程序、格式、 编号规则及发放流程，保证集团级管理文件的严肃 性、权威性和有效性，对外树立企业形象。结合集 团的行文规律，特制定此规定。
（五） 管理文件、通知及对外公文
（二）文件的类型
3、文件的类型 （1）按管理性质划分
管理性文件、体系管理文件（质量体系、环境体系、信息安全 体系、标准化工作等）、日常事务文件。 （2） 按文件形成来源划分
内部文件，外来文件，对外文件 （3）按文件载体划分
纸质文件，电子文件（特殊载体文件） （4）按文件形态划分
动态，固态。 （5）按文件价值时限划分
（2）管理文件分级
一级（集 团 级） 二级（产业群级） 三级（事业部级） 四级（其他组织）
（五） 管理文件、通知及对外公文
（3）编制原则
文件在编制过程中，应遵守层次清晰、前后协调、结构简洁、通俗 易懂的原则。
企业文件工作是遵循企业活动的客观规律，做好企业文件的形成、 运转、积累、整理和归档工作，充分发挥文件在企业决策和管理中的 作用的一项工作。它渗透在企业各项活动及其管理工作之中，贯穿在 企业文件从产生到归档的全部过程之中，主要包括以下几方面内容：
（一）企业文件工作内容
1、 企业文件的形成和运转 企业文件的形成，是指伴随企业各项活动的进行，遵循一定的程
（1） 文件法定的作者 （2） 文件有法定的权威 （3） 文件有特定的格式 （4） 文件特定的处理程序 3、文件的作用 （1） 信息的记录 （2） 信息的传播 （3） 信息的存贮
（一） 文件的定义
4、文件的特性 （1）形成的职能性 文件是企业在管理、技术开发及产品生产过程中以职能为基础按 部门、专业特征形成的，企业各个部门和有关人员都是在特定的职责 范围内形成相应内容的文件。 （2）内容的变化性 文件的形成是一个动态的过程。在文件的编制与使用中，其内容 是不断完善的，特别是产品设计与开发文件，在产品定型前处于频繁 的变化中，甚至在产品定型后也会加需要通过规定的程序和手续进行 修改。 （3）效用的执行性 文件作为工作成果的表现形式和指导工作的依据，要求认真地贯 彻执行，现代企业的科学管理要求一切工作程度化，一切程序文件化。
一、 企业文件概述
1
（一）文件的定义
2
（二）文件的类型
3
（三）文件的基本要求
4
（四）文件的编制要求
5
（五）文件的处理
（一） 文件的定义
1、文件的定义 文件是人类以文字符号的形式记录和传达某种意图或活动情况的具
有特定体式的信息材料。 企业文件是指企业在经营管理活动（人、财、物、研、试、产、供、
销等）、技术开发及产品生产过程中正在制成和执行的文件。 2、文件的特点
（五）文件的处理
1、文件处理的程序 （1）收文 （2）发文 （3）归档
2、文件处理的工作要点 （1）收发文登记 （2）阅办：分办、拟稿、核稿、签发。 （3）发文 （i）制文：拟稿、核稿、签发。 （ii）制发：缮印、校对、封发、注办、传递。 （4）催办和查办 （5）保管与利用：文件的积累、文件的清退、文件的利用。
（二）企业文件工作的基本性质