档案管理培训

(一) 同一事由内的 归档文件排列
同一事由内归档文件的排列， 按文件形成时间的先后顺序，日期 在前的文件排列在前，日期在后的 文件排列在后。
(二) 不同事由间的 归档文件排列
不同事由间的归档文件排列可根 据文件的重要程度排列，分不清的， 可以按时间的先后顺序排列。
（三）不同文本的排列，原 文在前，译文本在后。
2、什么是保管 期限—年度分类法？
保管期限—年度分类法就是 先将归档文件按保管期限分 类，再在保管期限下面按年 度分类。
例如：
永久：2005、2006、 2007……… 30年：2005、2006、 2007……… 10年：2005、2006、 2007………
第五讲 归档文件的
排列
归档文件的排列应在同一年 度、同一保管期限、同一机构（问题） 内，按事由结合时间、重要程度进行 排列。纪要、会议文件、统计报表、 简报、刊物等成套性文件可集中排列。
30年： 2005年 办公室、业务一处、业务二 处…….. 2006年 办公室、业务一处、业务二 处…….. 2007年 办公室、业务一处、业务二 处…….. 10年： 2005年 办公室、业务一处、业务二 处…….. 2006年 办公室、业务一处、业务二 处…….. 2007年 办公室、业务一处、业务二 处……..
第六讲 归档文件的
编号
什么是归档文 件的编号 ？
归档文件编号是 指将归档文件在全 宗中的位置标识为 符号，并以归档章 的形式在归档文件 上注明。
归档章格式
全宗号 年度 室编件号
机构或问题
保管期限
馆编件号
22 办公室
1999 永久
16
归档章格式包括6项 内容
1、全宗号 2、保管期限 3、年度
定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的 一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活 动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成 的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文 件材料； （五）本机关关于一般性问题的 请示与上级机关的批复、批示，一 般性工作报告、总结、统计报表等；
13、党员干部花名册、职工花名册等一册（本）作为一 件。
归档文件装订：
《规则》规定，不只是单 份文件，正本与定稿、原 件与复制件、来文与复文 等可作为一件 ，装订前首 先必须对它们进行排序。 一般来说顺序如下：
1、正本在前，定稿在后 2、正文在前，附件在后 3、原件在前，复制件在后 4、转发文在前，被转发文在后 5、复文在前，来文在后 6、中文本在前，外文本在后。
永久保管的文书档案主要包括：
(一)本机关制定的法规政策性 文件材料； (二)本机关召开重要会议、举 办重大活动等形成的主要文件材 料； (三)本机关职能活动中形成的 重要业务文件材料； (四)本机关关于重要问题的请 示与上级机关的批复、批示，重 要的报告、总结、综合统计报表 等；
(五)本机关机构演变、人事任 免等文件材料； (六)本机关房屋买卖、土地征 用，重要的合同协议、资产登记 等凭证性文件材料； (七)上级机关制发的属于本机 关主管业务的重要文件材料； (八)同级机关、下级机关关于 重要业务问题的来函、请示与本 机关的复函、批复等文件材料。
4、室编件号
5、机构（问题）
6、馆编件号
全宗号：档案馆
给立档单位编制的代 号。因为是必备项， 有全宗号的单位，必 须填写，没有全宗代 号的单位此栏空置， 可暂不填写。
保管期限：填
写归档文件保管期限， 分为：“永久”、“30 年”、“10年”。也可 填写简称 “永”“30”“10”。
年度：填
写文件形成年度， 应采用公元纪年， 以4位阿拉伯数字 标注。如：一九九 八年表示为 “1998”，不能简 化为“98”。
7、转发文与被转发文：应作 为一件。因为它们是一份文件的不 同部分，前者往往包括贯彻意见及 执行要求，后者则是具体内容，它 们在发挥文件效力方面难以分割， 因此也应作为一件。
8、来文与复文可为一件。从 文种上包括请示与批复、报告与批 示、函与复函、通知与报告等。 9、会议记录、纪要：每次会议作为 一件，如党组会议记录、行政会议记录、 纪要等等。
馆编件号：
暂不填写，如需档 案移交进馆时按进 馆要求填写。
第七讲 归档文件的
编目
编目是指编制归档文 件目录，即应按照分类、排列 的结果，逐类、逐件编制目录， 以系统、全面地揭示归档文件 的原貌。 编目应以“件”为单位 进行，在目录中一件也只体现 为一条条目。如来文与复文作 为一件时，在归档文件目录中 只对复文进行编目，通过检索 复文来实现对相应来文的查找。
一、归档文件目录的项目填写
归档文件目录包 括
1、件号
2、责任者 3、文号 4、题名
5、日期 6、页数 7、备注
1、件号：指室编
件号。
2、责任者：指制
发文件的组织或个人， 即文件的发文机关或署 名者，可以是一个机关 或机关内部的一个机构， 也可以是几个机关，或 者一个人或若干人。
3、文号：填
写文号时应照实抄录，字 号齐全。 4、题名：即 文件标题，完整的题名由 责任者、问题、名称3个 部份组成，例《深州市档 案局关于加强档案安全保 管的通知》，也有的直接 由问题和名称组成。
4、正文与附件:一般来说, 正文与附件为一件;如果附件数 量较多或者太厚不易装订时,也 5、正文与与文件处 可各为一件。 理单（包括处理单、拟 办单、发文稿纸、签批 6、原件与复制件（包括复 条等）应作为一件。 印件以及手抄件等）应作为一 件。凡是对不利于档案保管的 文件（热敏纸传真件、铅笔书 写或手工誊写的重要文件）， 以及使用中破损的文件，要加 以复制，与钢笔重抄件一起归 档。
（三）同级机关的文件材料中，不需 贯彻执行的文件材料，不需办理的抄 送文件材料； （四）下级机关的文件材料中， 供参阅的简报、情况反映，抄报 或越级抄报的文件材料。
第二方面
对进入归档范围的文件材料， 根据其价值不同确定保管期限。 档案保管期限的划分，按照2006年 国家档案局发布的第8号令《机关 文件材料归档范围和文书档案保 管期限规定》，文书档案的保管 期限分为永久、定期两种，定期 一般分为30年、10年。
室编件号：按文件排
列顺序从“1”开始逐件标注。室 编件号应在同一年度、同一组织 机构的同一保管期限内，从“1” 开始逐件流水编号。例如：2007 年办公室永久、30年、10年三个 保管期限的归档文件，编号后形 成的三个流水号，即永久的从“1” 开始编写一个流水件号；“30”年 的从“1”开始编写一个流水件号； “10”年的也从“1”开始编写一个 流水件号。更要注意的是，件号 应逐件编写，件号不得重复，不 得出现空号。填写时用阿拉伯数 字标注。
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张 宏
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主要内容
• 1、归档文件的收集 • 2、归档文件的价值鉴定 • 3、归档文件的整理单位及装订 • 5、归档文件的排列 • 6、归档文件的编号 • 7、归档文件的编目
• 4、归档文件的分类
• 8、归档文件装盒 • 9、归档文件的排列
第一讲 归档文件的
收集
一、收集概述
机构（问题）：《规则》将
机构（问题）项作为选择项，是因为对于 文件数量少或内部机构简单的机关，只选 择年度、保管期限两种分类法即可满足整 理工作的需要，无须再分机构（问题）。 但对大多数机关来说，选择机构（问题） 进行分类还是必要的，编号时也必须相应 编制机构（问题）项。填写机构项时，如 果机构名称太长，也可规范简称表示，如 “政策法规”可简称“政法司”经济贸易 处可简称为“经贸处”，但不能使用“一 司”“一处”等。填写问题项时，应严格 按照分类方案设定的类目直接填写，如 “党群”“行政”“业务”等。
归档文件的收集是指按照国家有 关规定，对国家机关、社会组织以及个 人从事公务活动所形成的各种文字、图 表、声像、实物等文件材料进行收集的 过程。
二、收集文件
收集文件总的原则是 齐全完整。所谓齐全完整 是指要把单位各科、室、 股所应该归档的全部文字 材料、图表、声像、实物 等各种门类、各种载体的 材料收集起来，个人在公 务活动中形成的文件材料 也在收集的范围，特别要 注意对单位会议记录的收 集。
（三）本机关需要贯彻执行的 上级机关、同级机关的文件材料； 下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本机关工作具有
查考价值的文件材料。
机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料 中，普发性不需本机关办理的文 件材料，任免、奖惩非本机关工 作人员的文件材料，供工作参考 的抄件等；
（二）本机关文件材料中的重份 文件，无查考利用价值的事务性、临 时性文件，一般性文件的历次修改稿、 各次校对稿，无特殊保存价值的信封， 不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文 件材料，本机关负责人兼任外单 位职务形成的与本机关无关的文 件材料，有关工作参考的文件材 料；
10、干部任免通知、行政关系介绍信、干 部职工关系介绍信、工资关系转移单、退伍 兵安置介绍信、大中专毕业生报到证、党团 关系介绍信等，规定每份视为一件。
11、干部任免存根、干部调令存根等 等具有独立的检索价值的存根，可一册 （本）作为一件。
12、党员统计年报、干部统计年报、档案统计年报等综 合性年报，一册（本）作为一件。
第四讲 归档文件的
分类
我来讲讲什么是归档 文件的分类？
《规则》中的分类，是 指全宗内归档文件的实体分 类，即将归档文件按其来源、 时间、内容和形式等方面的 异同，分成若干层次和类别， 构成有机体系的过程。
一是对于内设机构职能较 多，形成文件数量大，分工明确 的单位，按保管期限—年度—机 构（问题）分类法; 二是对于内部机构设置简单 的基层单位或小机关，形成文件 数量不是很多的单位，按保管期 限—年度分类法。
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文 件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但 要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般 性业务问题的来函、请示与本机关的复 函、批复等文件材料； （九）下级机关报送的年度或年度以 上计划、总结、统计、重要专题报告等 文件材料。机关形成的人事、基建、会 计及其他专门文件材料的归档范围和档 案保管期限，按国家有关规定执行。
第三讲 确定归档文 件的整理 单位及装订
整理单位：
《规则》已明确规定： 一般以每份文件为一件， 文件正本与定稿为一件， 正文与附件为一件，原件 与复制件作为一件，转发 文与被转发文为一件，报 表、名册、图册等一册 （本）为一件，来文与复 文可为一件。
1、每份文件（即自然件）， 一份文件为一件。 2、各种报表、名册、图册等： 每册（本）内容相对完整，具有 独立的检索价值，应按其本来的 装订方式。一册（本）为一件 3、文件正本与定稿为一件时， 但定稿过厚不易装订的，也可单 独作为一件；重要文件（如法律 法规等）须保留历次修改稿，可 将正本与历次修改稿（包括定稿） 各为一件。
收集方法 上பைடு நூலகம்注意 两点
第一点是注意平时 收集，即平时将某次会 议或处理某件事、解决 某个问题所形成的文字 材料收集起来；
第二点是注意年终 收集，即年终要把本单 位收发文本上作了登记 的全部文件材料收集起 来；
第二讲
归档文件 的价值鉴
定
归档文件的价值 鉴定是整个档案鉴定 工作的首要环节 这一环节包括 两个方面。
第一方面
凡属机关归档范围的 文件材料，必须按有关规 定向本机关负责档案工作 的部门移交，实行集中统 一管理，任何个人不得据 为己有或拒绝归档。
机关文件材料归档范围是：
（一）反映本机关主要职能活动 和基本历史面貌的，对本机关工作、 国家建设和历史研究具有利用价值 的文件材料；
（二）机关工作活动中形成的 在维护国家、集体和公民权益等方 面具有凭证价值的文件材料；
分类包括选择分类 方法、制定分类方案、 文件归类等具体内容。
1、什么是保 管期限—年度—机 构（问题）分类法？
我来回答！
保管期限—年度— 机构（问题）分类法，就是 先将归档文件按保管期限分 类，每个保管期限下面按年 度分类，再在年度下面按机 构（问题）分类。
例如：
永久： 2005年 办公室、业务一处、业 务二处…….. 2006年 办公室、业务一处、业务 二处…….. 2007年 办公室、业务一处、业务 二处……..