全宗卷整理规范课件

全宗卷整理规范
杨军
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全宗卷定义：是机关档案室，在管理本 单位全宗过程中形成的，能够说明该全宗历 史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 既管理档案中形成的档案。它也是我们检查 一个单位档案管理工作水平的最好材料。
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一、全宗卷的主要内容（共九项） 1.全宗指南； ２.大事记； ３.档案收集工作的材料； ４.档案整理工作的材料； ５.档案鉴定工作的材料； ６.档案保管工作的材料； ７.档案统计工作的材料； ８.档案利用工作的材料； ９.档案管理新技术运用工作的材料。
（3）全宗内档案内容与成分介绍：一般使用文章 述方式、按全宗内档案的实际分类体系结合问题将全 宗内档案内容与成分综合概括出来。
备注部分：本全宗指南的编制情况；有关全宗内 档案的补充说明；全宗指南中需要加以解释的名词、 事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调 整、遗失、销毁等说明。
要求： 一般5年续编一次。
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二、编研材料的拟写
（一） 全宗指南
全宗指南：是介绍全宗构成者及所形成的档案情况 的一种资料，也是一种检索工具。由封面、正文、备 注三部分构成。
1、正文：全宗构成者沿革简介、全宗内档案情况 介绍、全宗内档案内容与成份介绍三部分。
（1）全宗构成者沿革简介主要由全宗构成者的名 称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负 责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变等内容 组成。
1、专题概要是用文章叙述的方式，简要地说明的反映 某一方面的工作、生产或某种社会现象的产生、发展和结 果的参考资料。一般有叙人（历届领导工作情况介绍、专 家情况介绍等），叙事（档案信息化建设概要、生育保险 的专题概要）；企业、科技事业单位还可以编制5年安全生 பைடு நூலகம்情况的回顾、质量控制情况综述等。
专题概要包括：题名、总体概述、正文、附件
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全宗指南：全宗指南（全宗介绍）； 大 事 记：记录本单位的重大事件； 档案收集：档案接收和征集工作的办法、标准， 档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案 历史转移过程说明材料等； 档案整理：文件材料分类、保管期限和归档范围 的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等； 档案鉴定：档案保管期限鉴定、档案销毁鉴定、 珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和 标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销 毁处置档案的目录（清册）等；
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新技术应用：应用现代技术管理档案的情况记录、 工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况， 电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及 数据格式说明等。
档案印证材料：档案工作相关的简报信息，分类 大岗，网络图，目录号使用情况表，领导分工文件， 单位年度工作等。
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（二）大事记
大事记就是按照时间顺序，用简明的文字记载一 定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。一般有 机关大事记（反映一个机关的重大事件）、区域大事 记（反映一个地区的重大事件，如攀枝花大事记）、 专题大事记（如：攀枝花党建大事记）等。
要求：一般要求每年进行拟写。
大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录5部 分组成。
（1）题名有选题对象和具体名称两部分构成，具体名
称有概要、概述、概况、介绍等。题名下方还应编者署名、 日期和密级标识；
（2）总体概述：简略介绍本专题的概貌、性质、特点、 影响、作用、材料来源、时空范围；
（3）正文：全面系统介绍专题对象发生、发展的
过程和现状或结果；详细介绍本专题对象的价值、效
益和作用；总结性地指出本专题对象的发展方面或可
正文：大事时间和大事记述两部分构成。大事时 间按时间自然顺序排列；大事记要简明扼要，地点、 任务、数据、过程和结果应当完整揭示。
大事记范围：国家、省、市领导或上级主管部门， 单位领导对本单位或区县部门调研、本单位人员领导 或人员变化情况、本单位获得奖励表彰等活动。
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（三）基础数据汇编
能发展趋势；
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（4）附件：能说明或印证专题对象的文件材料。 2、 企业和科技事业单位需编研的材料 (1) 深层次编研 科技成果简介、科研成果简介、工程项目简介、产品介绍4种编研材
全宗构成者内部机构设置及其各历史阶段演变情 况：内部一级机构名称、主要职能、及正副负责人职 务、任职时间；内部机构增设、调整、撤消、合并情 况；各阶段人员编制情况。
领导名录，内部机构的设置情况和主要负责人任 职情况可以用表格式书写。
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（2）全宗内档案情况的介绍：主要介绍档案的数 量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及 鉴定情况、检索工具的配套情况、档案的整理情况。
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档案保管：档案保管工作制度，档案安全检查、档案 破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案 仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况 分析和工作总结、报告等。
档案统计：档案基础统计台账，档案工作基本情况统 计报表，档案工作统计分析材料等。
档案利用：档案利用制度，检索工具编制情况，档案 开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布 情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例、定期分析 材料、专题概要、基础数据汇编等。
基础数据汇编是用数字语言表现一方面或者多方 面基本情况的参考资料。从编写的时间段，有某一个 时期的、一年的、连续多年的几种；从编制方法看有 文字叙述式、表格式和图式三种。
要求：一年或一届编写一次，但必须是多年、多 届连续编制；本单位主要职能数据的汇总情况。
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（四）专题概要
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全宗构成者时间：包括全宗构成者成立、合并、 改组、更名、名称增加、撤销时间；内部机构设置及 部门调整、增设、合并、更名、撤销时间；上级主管 单位变更时间；其他反映全宗构成者重要活动的时间。
全宗构成者的主要职能：特征性质、职能范围和 主要工作任务；
全宗构成者的主要领导名录：党政正副职姓名、 职务、任职时间；