《秘书文档管理》课件—01文档与文档工作概述
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文件界定为“机构或个人在履行其法定义 务或业务事物活动过程中形成、收到并保管的 作为证据和信息的记录”。
文书与文书工作
一、文书的含义与作用
文书与文书工作
一、文书的含义与作用
(二)文书的作用
➢ 1.指导作用
➢ 2.规范作用
➢ 3.联系作用 ➢ 4.记载凭证作用
文书与文书工作
二、文书的种类与稿本
(一)文书的种类
文书与文书工作
四、文书工作的组织与管理
(一)文书工作的领导体制
我国各类各级机关的文书工作的领导体制如下: （1）中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责指导党和政府系统的文书工作，通 过召开有关的全国秘书长、办公厅主任会议，颁发有关的条例、规定和办法，作出有关 的指示，对全国的文书工作进行领导。 （2）一个机关的文书工作，由本机关的秘书长或办公厅(室)主任负责领导。秘书 长或办公厅(室)主任根据本机关文书工作的任务和组织，提出全面的工作计划和实施方 案;总结本机关及其所属机关、单位的文书工作经验;组织印制机关文书规范化、标准化 所需的公文版头、文书处理表格，购置文书处理工作所需的设备;指导机关各部门专职、 兼职文书工作人员的业务;制定机关文书工作规范、规章制度，并对执行情况进行检查、 监督和协调。 （3）上级领导机关的办公厅(室)负责对其所属的机关、单位的文书工作进行业务 指导。 （4）机关档案室负责对机关各部门的文书立卷和归档工作进行指导、监督和检查。 （5）机关业务部门，责成一名秘书负责本部门的文书工作。
第一节 文 书 与 文 书 工 作 第二节 档 案 与 档 案 工 作 第三节 文 档 与 文 档 工 作 的 关 系
文档与文档工作概述
一、文书的含义与作用
（一）文书的含义
“文书” ，即指人们在社会实践中为了 记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方 式在一定书写材料上表达思想意图的一种书 面记录。
文书与文书工作
二、文书的种类与稿本
(二)文书的稿本
1.草稿
5.存本
2.定稿
6.试行本
3.正本
7.修订本
4.副本
8.各种文字文本
文书与文书工作
三、文书工作概述
文书工作是指单位拟制、办理和管理公文的各个环节 及其中相衔接的各项程序和手续。
其工作内容包括:
➢ 一是文书的制作工作。包括文书的起草、审核、签发三个环节。 ➢ 二是文书的办理工作。包括收文办理、发文办理和整理归档。 ➢ 三是文书的管理工作。包括文书的安全保管、科学利用、清退销毁 等。 ➢ 此外，还包括记录整理工作。
按照文件载体的不同，可以把文件划分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件 以及电子文件等; 按照内容性质的不同，可以把文件划分为规范类文件、领导指导类文件、报请类 文件、知照类文件、契约类文件和会议文件等; 按照文件内容涉密程度的不同，可以把文件划分为绝密、机密、秘密、内部、限 国内公开和对外公开等不同等级; 按照行文方向的不同，可以把文书划分为上行文、平行文和下行文;按照文件处 理时限的不同，可以把文件划分为平件、急件和特急件; 按照文件来源的不同，可以把文件划分为收文、发文和内部文件; 按照文件处理方式的不同，可以把文件划分为阅知件(阅件)和阅办件(办件); 按照文件形成者和使用范围，可以把文件分为公务文书和私人文书。
1.文书的概念、特点与种类;文书的稿本;文书工作的组织形式、 文书工作制度、内容与原则。 2.档案的概念、种类与作用;档案工作的内容;档案事业管理体制、 档案工作机构、档案工作的基本原则。 3.文档和文档工作的理论基础;文书与档案的关系;文书工作与档案 工作的关系。
文档与文档工作概述
目录 CONTENTS
文书与文书工作
一、文书的含义与作用
文书包括：
➢ 私务文书
➢ 公务文书
文书与文书工作
一、文书的含义与作用
文书、公文、文件含义的联系与区别：
相同点是:
在内容上 都反映社会活 动，在文字表 达上都具有一 定的体式。
Baidu Nhomakorabea
不相同点是:
“文书”是包括文件、公务文书和私人 文书在内的各种文字材料的总称，是个集合体， 而不是指个别的、具体的文字材料。“公文”， 即公务文书，是文书中的一大类别，是文书中 除私人文书之外的所有文字材料的通称。
文书与文书工作
四、文书工作的组织与管理
集中处理形式
(二)文书 工作的组织形 式
分散处理形式
文书与文书工作
一、档案的含义
(一)“档案”一词的由来与演化
据史料记载，“档案”一词在我国最早出现于明末清初。据说在顺治年间 的官府文件中已出现了“档案”一词，例如顺治十五年(1658年)浙江巡抚陈应 泰揭帖中就出现了“档案”一词。现存清代档案康熙十九年(168。年)的《起居 注》上有云:“上问马哈喇之父与叔父皆段于阵……皆系松山等处事，部中无档 案”。可见“档案”一词作为书面用语已经在清代出现，作为口头用语出现的 时代尚待考证。许同萃在《公犊学史》中认为唐虞以前已有“档案”的说法。 在“档案”一词未出现之前，与此相应的名称有“册”“中”“典籍”“图 籍”“文献”“文书”“文案”“案卷”“案犊”“簿犊”等。虽然各个时代 的称谓不同，但其内涵基本相同，都具有现代档案的特征和功能。
档案与档案工作
一、档案的含义
在国外，“档案”一词来源于希腊文，用拉丁字母可拼为 “Archeion"。随着历史的演变和各国的传播，档案一词广泛沿用 迄今，所代表的概念、含义基本固定下来。在西方很多国家，“档 案”一词具有相同的词根，语音也十分相近。1984年，国际档案理 事会组织出版的7种文字对照的《国际档案术语词典》中收录的 “档案”一词分别为:Archives(英文);des Archives(法文);das Archiv或Archives(德文);Archivio(意大利文);Archivo(西班牙 文);Archief(荷兰文);ApXhb(俄文)。
档案与档案工作
一、档案的含义
(二)对档案的定义理解
档案是“国家机构、社会组织或个人 在社会活动中直接形成的有价值的各种形 式的历史记录”。
档案与档案工作
一、档案的含义
档案的特点:
1.档案的 来源广泛
3.档案的 本质属性是原 始记录性
5.档案的 形式多样
文书与文书工作
一、文书的含义与作用
文书与文书工作
一、文书的含义与作用
(二)文书的作用
➢ 1.指导作用
➢ 2.规范作用
➢ 3.联系作用 ➢ 4.记载凭证作用
文书与文书工作
二、文书的种类与稿本
(一)文书的种类
文书与文书工作
四、文书工作的组织与管理
(一)文书工作的领导体制
我国各类各级机关的文书工作的领导体制如下: （1）中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责指导党和政府系统的文书工作，通 过召开有关的全国秘书长、办公厅主任会议，颁发有关的条例、规定和办法，作出有关 的指示，对全国的文书工作进行领导。 （2）一个机关的文书工作，由本机关的秘书长或办公厅(室)主任负责领导。秘书 长或办公厅(室)主任根据本机关文书工作的任务和组织，提出全面的工作计划和实施方 案;总结本机关及其所属机关、单位的文书工作经验;组织印制机关文书规范化、标准化 所需的公文版头、文书处理表格，购置文书处理工作所需的设备;指导机关各部门专职、 兼职文书工作人员的业务;制定机关文书工作规范、规章制度，并对执行情况进行检查、 监督和协调。 （3）上级领导机关的办公厅(室)负责对其所属的机关、单位的文书工作进行业务 指导。 （4）机关档案室负责对机关各部门的文书立卷和归档工作进行指导、监督和检查。 （5）机关业务部门，责成一名秘书负责本部门的文书工作。
第一节 文 书 与 文 书 工 作 第二节 档 案 与 档 案 工 作 第三节 文 档 与 文 档 工 作 的 关 系
文档与文档工作概述
一、文书的含义与作用
（一）文书的含义
“文书” ，即指人们在社会实践中为了 记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方 式在一定书写材料上表达思想意图的一种书 面记录。
文书与文书工作
二、文书的种类与稿本
(二)文书的稿本
1.草稿
5.存本
2.定稿
6.试行本
3.正本
7.修订本
4.副本
8.各种文字文本
文书与文书工作
三、文书工作概述
文书工作是指单位拟制、办理和管理公文的各个环节 及其中相衔接的各项程序和手续。
其工作内容包括:
➢ 一是文书的制作工作。包括文书的起草、审核、签发三个环节。 ➢ 二是文书的办理工作。包括收文办理、发文办理和整理归档。 ➢ 三是文书的管理工作。包括文书的安全保管、科学利用、清退销毁 等。 ➢ 此外，还包括记录整理工作。
按照文件载体的不同，可以把文件划分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件 以及电子文件等; 按照内容性质的不同，可以把文件划分为规范类文件、领导指导类文件、报请类 文件、知照类文件、契约类文件和会议文件等; 按照文件内容涉密程度的不同，可以把文件划分为绝密、机密、秘密、内部、限 国内公开和对外公开等不同等级; 按照行文方向的不同，可以把文书划分为上行文、平行文和下行文;按照文件处 理时限的不同，可以把文件划分为平件、急件和特急件; 按照文件来源的不同，可以把文件划分为收文、发文和内部文件; 按照文件处理方式的不同，可以把文件划分为阅知件(阅件)和阅办件(办件); 按照文件形成者和使用范围，可以把文件分为公务文书和私人文书。
1.文书的概念、特点与种类;文书的稿本;文书工作的组织形式、 文书工作制度、内容与原则。 2.档案的概念、种类与作用;档案工作的内容;档案事业管理体制、 档案工作机构、档案工作的基本原则。 3.文档和文档工作的理论基础;文书与档案的关系;文书工作与档案 工作的关系。
文档与文档工作概述
目录 CONTENTS
文书与文书工作
一、文书的含义与作用
文书包括：
➢ 私务文书
➢ 公务文书
文书与文书工作
一、文书的含义与作用
文书、公文、文件含义的联系与区别：
相同点是:
在内容上 都反映社会活 动，在文字表 达上都具有一 定的体式。
Baidu Nhomakorabea
不相同点是:
“文书”是包括文件、公务文书和私人 文书在内的各种文字材料的总称，是个集合体， 而不是指个别的、具体的文字材料。“公文”， 即公务文书，是文书中的一大类别，是文书中 除私人文书之外的所有文字材料的通称。
文书与文书工作
四、文书工作的组织与管理
集中处理形式
(二)文书 工作的组织形 式
分散处理形式
文书与文书工作
一、档案的含义
(一)“档案”一词的由来与演化
据史料记载，“档案”一词在我国最早出现于明末清初。据说在顺治年间 的官府文件中已出现了“档案”一词，例如顺治十五年(1658年)浙江巡抚陈应 泰揭帖中就出现了“档案”一词。现存清代档案康熙十九年(168。年)的《起居 注》上有云:“上问马哈喇之父与叔父皆段于阵……皆系松山等处事，部中无档 案”。可见“档案”一词作为书面用语已经在清代出现，作为口头用语出现的 时代尚待考证。许同萃在《公犊学史》中认为唐虞以前已有“档案”的说法。 在“档案”一词未出现之前，与此相应的名称有“册”“中”“典籍”“图 籍”“文献”“文书”“文案”“案卷”“案犊”“簿犊”等。虽然各个时代 的称谓不同，但其内涵基本相同，都具有现代档案的特征和功能。
档案与档案工作
一、档案的含义
在国外，“档案”一词来源于希腊文，用拉丁字母可拼为 “Archeion"。随着历史的演变和各国的传播，档案一词广泛沿用 迄今，所代表的概念、含义基本固定下来。在西方很多国家，“档 案”一词具有相同的词根，语音也十分相近。1984年，国际档案理 事会组织出版的7种文字对照的《国际档案术语词典》中收录的 “档案”一词分别为:Archives(英文);des Archives(法文);das Archiv或Archives(德文);Archivio(意大利文);Archivo(西班牙 文);Archief(荷兰文);ApXhb(俄文)。
档案与档案工作
一、档案的含义
(二)对档案的定义理解
档案是“国家机构、社会组织或个人 在社会活动中直接形成的有价值的各种形 式的历史记录”。
档案与档案工作
一、档案的含义
档案的特点:
1.档案的 来源广泛
3.档案的 本质属性是原 始记录性
5.档案的 形式多样