EXCEL内部培训教材

第一章操作界面介绍

在学习EXCEL以前，首先认识一下EXCEL的操作界面，EXCEL操作界面包括以下元素：标题栏、菜单栏、帮助框、工具栏、编辑栏、名称框、工作表区、工作表标签栏、状态栏和滚动条。

标题栏：左边显示当前工作簿名称，右边三个按钮分别是“最小化”、“还原/最大化”和“关闭”。

菜单栏：包含Excel全部的菜单操作命令。

帮助框：在帮助框里输入相关的关键字，就可以查到帮助。

工具栏：初始化时只显示“常用”和“格式”两个工具栏。如果想调用其他工具栏的

话，可以从“视图→工具栏”

菜单中选择。

在工具栏上任意位置单击鼠标右键也可进行选择。编辑栏：显示当前单元格中的公式或结果。

名称框

：显示当前单元格的地址，也可用作对当前单元格进行命名。

只能用字母命名，不能使用汉字。

可以选中多个单元格，再给这些单元格命名。

工作表区：Excel操作界面的主体部分，显示当前工作表。每一张工作表都是由

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滚动条

编辑栏

工作表标签栏

标题栏

菜单栏

工具栏

名称框

工

作

表

区

帮助框

行和256列交叉组成的单元格所构成的。

工作表标签栏：显示当前工作簿中所包含的工作表，用于选择工作表及进行工作表的插入、删除、命名等操作。

按住“Ctrl”，再按“PgUp”或“PgDn”可以快速切换工作表。

状态栏：显示有关选定命令和操作的进程的信息。

滚动条：用于滚动屏幕以查看更多的信息。

思考题：

1、标题栏右边三个按钮分别是“最小化”、“还原/最大化”和“关闭”，与帮助框右边的三个按钮十分相似，它们的作用一样吗？

第二章单元格的常用操作

单元格是工作表做操中最小的单位，单元格的常用操作包括对单元格格式、复制和移动、查找和替换等，这些都是日常工作中使用的比较多的操作，是Excel里面最基础的内容。

第一节单元格格式

大家平时可能会遇到这么一个问题：我在单元格中希望输入一个身份证号码：441900************，但是输完以后却显示：4.419E＋17（科学记数法）。这是为什么呢？一般来说，单元格默认的数字格式是常规，它会自动识别输入的内容，显示为文本或数字。出现上面的情况，就需要设置单元格的格式。步骤如下：

1.选定要操作的单元格。

2.打开“格式→单元格”菜单（或按右键，选择“设置单元格格式”），弹出“单元

格格式”对话框，如下图。

3.在此对话框中，可以设置单元格的“数字”、“对齐”、“字体”、“边框”、“图案”

和“保护”。由于篇幅所限，这里只介绍几种常见的数字格式，如下表：

自定义以现有格式为基础，生成自定义的数字格式

4.设置完毕后，单击“确定”按钮确认。

利用“格式刷”设置单元格的格式。

先设置好一个单元格的格式，选定该单元格，双击，刷子就被选中，可以连续刷多个需要改变格式的单元格，用完以后单击取消。如果单击，只能刷一个单元格。

输入“’＋数字”，可以直接把数字格式变成文本格式。

选定单元格，按“F2”，光标就自动移到单元格的末尾，方便添加内容。

输入字符后，按“Alt＋Enter”，可以在单元格内随意换行。

第二节复制与移动

复制与移动的操作都是以下四个步骤：

1、选定要复制或移动的对象（可以是多个单元格）。

2、单击“复制”或“剪切”按钮。

3、选定目的单元格。

4、单击“粘贴”按钮。

更快捷的方法：“Ctrl＋C”复制，“Ctrl＋X”剪切，“Ctrl＋V”粘贴。

更简单的方法：选中要复制的对象，按住键盘上的“Ctrl”键，用鼠标左键把对象拖

动至复制的目的地即可。要移动的话，则不用按住“Ctrl”键，直接拖动即可。

使用更简单的方法的时候，你将会发现，如果你需要把

一个数字复制到相邻单元格的时候，选中该单元格，把光标

移到该单元格的右下角，光标会变成“＋”字，按住鼠标左

键，就可以向四个方向复制。

如果你想线性增加该数字的数值，把光标移到该单元格

的右下角，光标会变成“＋”字，同时按住“Ctrl”键和鼠

标左键，光标变成两个“＋”字，就可以向四个方向拖动，

数值将自动加1。

上述的两种操作有时候会出现相反的结果，那需要反过来操作。

第三节选择性粘贴

粘贴只是把复制的内容照搬不误，得到的结果和原来的一模一样的；但选择性粘贴则不同，它会把复制的内容作出一定的修改后，按指定的格式粘贴、链接或嵌入到当前文件中。

例如：把一个竖表变成一个横表。

→

1、选定表格内容，按“Ctrl+C”

2、打开“编辑→选择性粘贴”菜单，弹出“选择性粘贴”对话框，如下图。

3、“转置”前面打“√”，按“确定”按钮。

选择性粘贴的功能很多，需要灵活运用。

第四节查找和替换

如果需要查找工作表中某个数据，需要使用查找功能，打开“编辑→查找”，如下图；

输入“查找内容”后，按“查找下一个”或“查找全部”按钮就可以找到相应的单元格。可能你会遇到这要的问题，你需要查询“A1”，工作表里有“A11”，也会被查找到，这时候需要在“单元格匹配”前面打“√”。同样，根据你的需要选择是否“区分大小写”或“区分全/半角”。

如果在同一个工作表中把多个相同数值同时更换，就可以使用替换功能。

在使用替换功能的时候要注意，如果不希望把字符串中的部分替换掉，需要在“单元格匹配”前面打“√”。输入完“查找内容”和“替换值”后，按“全部替换”按钮。

更快捷的方法：“Ctrl＋F”查找，“Ctrl＋H”替换。

思考题：

1、如何设置整列的单元格的格式？

2、A1=1，B1=2，C1=A1+B1。A2=3，A4=4，复制C1到C2，请问C2=？

3、在同一个工作表中，怎样把所有的A变成B，把所有的B 变成A?