采购管理程序05-材料控制

5.3
在计算机上建立采办用的材料数据系统，对于材料控制是至关重要的，这对满足施工需要会提供有力的支持。在选择软件系统的考虑中要包括下列因素：
使用简便；
具有全面的存货盘点管理能力；
料单界面；
采购定单生成和跟踪；
完整记录以往的事务；
趋势分析；
网络能力；
自动生成库存量不足报告；
自动生成采购请求；
成本中心跟踪；
5.15 材料短缺
材料短缺的定义是所供的设备材料未能满足施工进度的需求量，材料控制员要保证对下列的短缺予以补齐全：
●主要设备：任何配套的主要设备，经验收表明未配套完全或有部件缺少，库房要提出超、少、次、损报告并递交给材料控制员，以便与设计、采办和其它有关方联系予以解决。
●有位号的设备：任何有位号的设备，经验收表明未配套完全或有部件缺少，库房要提出超、少、次、损报告并递交给材料控制员，以便与设计、采办和其它有关方联系予以解决。
5.19
仓库监督员应将下列文件送交材料控制组：
材料接收报告、次超缺损报告、提料请求、检验通知、不合格报告、边角料/废料文件、返回库存文件、预防维护记录、证明书。
●消耗材料：施工部门应向材料控制员告知消耗材料的最高持有量和最低持有量以保障施工作业正常进行。库房监督要维持所需的库存量，必要时要提出请购单交与材料控制员，材料控制员要与采办和其它有关方一起对采办速度进行落实。
5.16 采购请购单的提出。
所有的请购单要通过材料控制员来处理，材料控制员要与提出请购单的人员，采办，催交运输和库房联系以保证及时提出请购单，发出定单和交货。材料控制员要保证在提出请购单前所有的设备和材料要得到最大的利用，还要保证提出请购单能使项目降低成本，提高效益。
5.2.2材料计划控制员
负责完成采购计划请购单，与施工部的联系获知设备材料的所需日期，并告知设备和材料的状态，与采购员在设备和材料的装运方面进行联络；在接受设备和材料前确保仓储准备到位；编制和分发各必要的支持文件；确保发放工作与施工进度相符，并维持有必要的库存量以支持施工。
5.2.3系统管理员
负责向材料计划控制员报告并维护材料管理系统的完整性，这包括指定的可使用这系统的人员正确输入数据，对在初次操作这计算机系统时，对采办人员进行培训和生成被认为是项目所必需的材料状态报告。
●仪表大宗材料：在发出提料单前后，发现所到的仪表材料不能满足需求量而存有缺口，则材料控制员应对缺口量进行确认并与有关的设计，采办，催交和运输部门联系以得到物资的材料状态，并提出必要的请购单。
●工具：施工部门应对各种工具的持有量要能保障施工作业正常进行。工具缺口量由施工部门提出请购单交与材料控制员，材料控制员要与采办和其它有关方一起对采办进度和供货状态进行落实。
5.12 材料接收
库房和库储地区一经建成，设备和材料按库房程序文件接收。集货员将从采购员收到一份发运报告。报告给出设备材料到达工地的预期时间。集货员要确保库房监督得到正在运输中货物的运输报告的拷贝。集货员要保证所有的接收要做到干净利索，及时有效以便库房写出材料接收报告和超、少、次、损报告。
5.13
5.3材料管理系统....................................4
5.4采购计划请购单..................................4
5.5对采购计划请购单的投标..........................5
5.6采购订单用的材料表..............................5
5.15材料短缺........................................7
5.16采购请购单的提出................................8
5.17库存检查........................................8
5.18文档系统........................................9
采办管理程序（A版）
材料控制
中国石油工程建设公司
宁夏石化炼油项目经理部
发布时间2010年02月10日实施时间2010年03月01日
5
5.1方针说明........................................3
5.2组织机构........................................3
在采购订单发出前，材料控制监督要从有关设计得订单时要相应更新材料管理系统。
5.7 材料状态报告
材料计划控制监督要保证通过材料管理系统可得到材料状态报告，从而使材料计划控制员将各采购包的最新交货状态传递给施工部门，施工部门的意见通过材料计划控制员传送给催交部门。
●主要设备：在遇到主要设备要直接交货到基础处或安装处的情况，则在货物接收后立即发出提料单(MWR)。
●有位号的设备：在提料单(MWR)上要列出设备的位号和名称、说明等。
●管道大宗材料—包括短缺的补齐全。
●电气大宗材料—包括短缺的补齐全。
●仪表大宗材料—包括短缺的补齐全。
●关键物件：在遇到十分紧急的情况，材料控制员可例外与库房监督，QC和施工部门联络，做好接货安排，并将设备/材料发放到所需的安装点。
5.8 催交状态报告
材料控制监督要保证通过材料管理系统可得到催交状态报告，从而使材料控制员将各采购包的最新交货状态传递给施工部门，施工部门的意见通过材料控制员传送给催交部门。
5.9 施工进度表
为了满足施工进度对设备材料供货的要求，施工部门要把最新的进度计划送给材料控制员，据此得到要满足进度计划所需的材料设备状态。然后材料控制员与有关的设计、采办、催交催运人员联系并向施工部门告知影响进度计划的因素。
5.7材料状态报告....................................5
5.8催交状态报告....................................5
5.9施工进度表......................................5
5.10运输............................................5
●管道大宗材料：在发出提料单前后发现所到的管道材料不能满足需求量而存有缺口，则材料控制员应对缺口量进行确认并与有关的设计、采办、催交和运输部门联系以得到物资的材料状态，并提出必要的请购单。
●电气大宗材料：在发出提料单前后，发现所到的电气材料不能满足需求量而存有缺口，则材料控制员应对缺口量进行确认并与有关的设计，采办，催交和运输部门联系以得到物资的材料状态，并提出必要的请购单。
对大宗材料和永久的装置设备从设计和采办活动直到交货都能进行状态跟踪。
5.4
有关的采购计划小组会提出一个包含有材料代码的采购计划请购单，这请购单由材料控制监督通过材料管理系统处理，然后发给采办以便进行招标。
5.5
在开标时，材料控制监督要与施工部联系确定能满足进度表日程要求的事件提前量并告知采办。
5.6 采购订单用的材料表
5.17 库存检查。
材料控制员每月要对库房中各专业的存货进行随机抽查，库存检查由库房监督负责，要进行实物盘点，若发现有对不上帐的，要找出原因予以纠正。若有项目无法纠正的，则要在有关人员批准后，在材料管理系统中对这些项目做出调整。
5.18 文档系统
材料要维持一个由以下文件组成的文档系统：采购定单文件；运输通知；日常收货报告文件；材料接收报告文件；次，超，缺，损报告；边角料/废料文件；提料单文件；返回库存文件；运输通知文件；检验通知文件；不合格报告文件；往来信件文件；检验释放通知文件。
5.11库房存放和室外存放..............................6
5.12材料接收........................................6
5.13质量检查........................................6
5.14材料发放........................................6
在设备材料到达之前，材料控制员要向施工技术部发出检查通知，其组织施工技术部专业工程师在入库前进行到货检验。任何物件经检查发现与要求不符，写出不相符报告，并由材料控制员与有关方面联络以得到满意的解决。必要时，材料控制员委托设备材料复验或试验。质量检查合格后入库保存。
5.14 材料发放
提料请求（MWR）—设备材料发放前，要提出提料请求并经批准，不同类别的设备/材料发放程序如下：
5.10 运输
在任何装运货物到达工地前，采购员要向材料控制员发出一份运输报告详细给出已装运的采购订单的各物件。表明全部装运货物的周报应发送给材料控制监督，他再分发给材料控制员以便对施工进度计划做出更新。
5.11 库房存放和室外存放
在收到设备和材料前，材料控制员要保证库房和室外存放地均准备就绪可接受来货的存放，并做好发放项目所需设备和装置及批准的程序文件的准备。
5.
5.1
材料控制是保证项目所需的材料和设备在采办全过程都受到控制，即在提出采购计划请购单、发出采购订单、催交、状态报告、运输、验收、发料、维持库存和最终盘点相符各方面都处于受控状态，使本项目在设备和材料使用上达到最为经济。
5.2
5.2.1材料控制监督员
负责材料管理系统的准备和运行，项目所需设备和材料的库存编码系统的创建和完成，与材料计划员提出采购计划请购单，在采购中与采办人员、催交人员、货源检查人员联络获取所采办的设备和材料的状态。