采购实务(精)

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● 权责不清 ● 目标冲突 ● 浪费资源
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2.1.2 集权式的采购组织------即将采购相关的职责或工
作，集中授予一个部门来执行。
1、从整体观点处理各项作业，大幅降低物料
可 获 得 利 益 ：
总成本。 2、统筹供需，增强采购能力，提升存量管制 绩效。 3、指挥系统单一化，各物料部门间的沟通与 合作获得改善。 4、物料作业系统制度化与合理化，减低了管 理费用。
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1.2 采购管理的内涵
就企业功能而言的内涵
管理是企业为了达成生产或销售计划，从适当
的供应厂商，在确保适当品质下，于适当的时期，
以适当的价格，购入必需数量的物品或劳务所采取 的一切管理活动。即“5R” (簡稱:適地/適質/適時/適 價/適量)
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就管理功能而言的内涵
生管
倉庫
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东进采购部门建立
采购总监
采购经理
文员
Sourcing組
Buyer組
包材/光源/五金
专案
五金
光源
包材 采购助理
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2.4 采购部门组织方式之优劣比较
主要分为一贯式作业及分段式作业：
一贯作业的组织方式，有下列优点： 1、一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当分明。 2、符合规模经济的原则。 3、对供应商的关系良好。 4、由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及 改善品质的管理效能。
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需受的训练
采购者的 角色与能力 谈判者 正确供应商的选择 与工程人员共事的能力 绝佳的人际关系处理能力 法务专家 生意人 具有远见 清楚地了解公司需求 清楚地了解顾客需求 整体成本的考量 后勤运送专家
国际 贸易 及运 输训 练
ISO 9000 法务 自制 能力 认证 基本 物流 谈痱 及合 汇率 销售 一般 或外 PQA 标 准 采购 能力 技巧 约签 波动 技巧 管理 90 训 供 应 购训 训练 训练 训练 订 训 商 关 影响 训练 训练 练 练 练 系处 理 ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ ◎
一、杂项用品
茶杯、壶、台灯、配锁、衣架、茶叶、咖啡、奶精、 糖、纸巾、桌巾、刻印、冲洗照片、识别证制作
二、影印及电讯有关耗材
1. 影印机、传真机、电报机等所用耗材 2.电话机、电话线路申请等
三、文具用品（制式及非制式） 四、办公设备购买及维修 五、广告（议比价）发包
人事、法务广告、公司形象广告、产品广告、牌楼 制作（国内）
作，分别授予不同的部门来执行。 ★ 物料或商品由制造部门或销售部门来拟订 ★采购工作则可能由采购部门或商品部门掌管 ★库存之责任则可能将成（商）品归属销售部门
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分权式的组织方式，采购部门只承担整个物
料管理中的一部分功能与责任，也就是将有关物料
或商品需求计划、采购及库存的主管部门，分属不 同的指挥系统，譬如采购部门隶属行政部或管理部、 物料或商品需求计划部门隶属制造部或销售部，仓 储部门隶属资材部或厂务部，会产生以下缺点：
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● 仓储单位： 1、请购单位之处理（收件、登记、转送等）即輔料倉 作用 2、物料之收料、存储与发料。 3、呆料、废料之处理(提報)。 4、存量管制物料之申请。
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● 采购单位： 1、审查请购单之内容，包括是否有采购之必要以及请 购单之规格与数量等是否恰当； 2、与技术、品质管制等部门人员，共同参与合格供應 商之甄选； 3、执行采购功能，包括询价、比价、议价及订购；
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5、借重电脑化使效益扩增。
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目前东进厂实施的是集权试的有采购组
织, 即生管采购仓库律隶属同一部门, 从 而更有效的进行管理及统筹
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2.2 东进厂隶属关系
厂协理
财务／关 务经理
技术／品管／ 制造厂协理
资材 协理
采购 隶 属 于资 材 部
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1. 采购的含义与范围
采购的含义
(1)狭义的采购
买方将“钱”转让给“卖方”，而卖方将“货品” 移给“买方”，在买卖双方的交易过程中，一定会发 生“所有权”（ownership）的转移及占有。 买方一定要先具备支付能力。
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(2)广义的采购 租赁 借贷 交换
征收
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4. 采购作业流程
采购作业流程及內容
采购作业主要包括: 资料分析 请购单 询/比/议价 退货管理 寻找时机
签订合约
收集资料 评估/跟进
按期按量
现场辅导
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采购作业流程及內容
采购作业內容:
了 厂 解 行 家 规 情 资 格 料
1、采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延 误时效。
2、各自为政，无人负责；且购用之间，接手人员太多，徒 增联系上的困难。
3、采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均
无完整之决定权。
目前东进采取的是分段式作业結合一貫式作业方式组织式
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3. 采购部门的职责及人员选用
□管理阶层
1. 资材协理
督促采购部门工作之落实執行 2. 采购经理 1）拟订采购部门工作方针与目标； 2）编制年度采购计划与预算； 3）签核采购單与合约； 4）采购制度之建立与改善； 5）审核部门周报或月报； 6）主持采购人员教育训练； 7）建立与供应商的良好关系； 8）督导采购部门全盘业务及人员考核； 9）主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门 间的协调工作。
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一贯作业的组织方式，也有如下缺点： 1、一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁 复，且无法专精。 2、采购案从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人 员掌握生杀大权，难免滋生弊端。 3、采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他 的案件，致采购完成效率偏低。
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2. 采购主管：
1）分派采购人员及助理的日常工作；
2）协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货
日期等； 3）采购进度之追踪； 4）保险、公证、索赔之督导； 5）审核一般物料采购案；
6）市场调查；
7）供应商之考核。
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3. 采购员：
（1）经办一般性物料采购；
采购管理系研究在取得物品与劳务的过程中， 统筹兼顾事前的规划、事中的执行以及事后的控制， 以达到维持正常的产销活动，降低产销成本的目的。 就采购的规划而言，应包括设定目标、建立制度与
组织、划分职责与权限、人员的选用、设计作业流
程与表单，以及拟订计划与预算。
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1.3 采购的范围
有形的物品
Presented by: 廖天兴
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目 录
1、采购的含义与范围 2、采购部门的建立 3、采购部门的职责及人员选用 4、采购制度与作业流程及表单 5、采购计划与预算
6、采购规格说明
7、供应商管理
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8、 采购价格与谈判技巧
9、 交货管理
10、品质管理
11、采购策略的类别与运作 12、国际采购管理 13、采购资讯管理 14、策略性供应管理 15、采购绩效评估与稽核
（2）查访厂商；
（3）与供应商谈判价格、付款方式、交货日 （4）确认交货日期等； （5）一般索赔案件之处理； （6）处理退货；
（7）收集价格情报及替代品资料。
(8) 工程樣品的提供
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4. 助理：
（1）采购单、验收单之登记归档；
（2）采购单与合约之列印；
（3）交货记录及稽催； （4）访客之安排与接待； （5）采购费用之申请与报支； （6） ERP 系统资料的维护；
不同客人特殊要求)；
(3) 参与品质问题的解决；
(4) 协助供应商建立品管制度；
(5) 尊重供应商的专业技术。
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2. 交货(D)
(1) 给供应商正确而能达到的交货期； (2) 提供长期的需求计划给供应商；(专案有提供forcase) (3) 和供应商協商交貨方式及交貨地址； (4) 协助供应商处理交货问题。
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3. 价格(C)
(1) 给供应商公平的价格；
(2) 让供应商分享共同推行价值分析的成果；
(3) 快速付款。
4. 其他：(S)
(1) 对供应商的问题及报怨尽快回应； (2) 提供技术或检测仪器，使供应商生产更佳产品； (3) 使供应商尽早参与产品的设计。
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分段作业的组织方式，有下列优点： 1、每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，
减少错误的机会，并提高办事效率。
2、一方面是分工合作，另方面则内部牵制，除非全体人 员沆瀣一气，否则勾串不易。
3、采购过程每一阶段均由专业人员负责，应可提升采购
作业的品质。
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分段作业的组织方式，会有如下缺点：
● 财务单位： 1、物料采购预算之审核； 2、各处物料与劳务付款方式的规定； 3、物料付款凭证之审查与支付； 4、供应商违约赔偿、扣款等之执行。
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3.1.2 以采购部门内部而言
□作业层面 (供应商QDCS管理) 1. 品质：(Q)
(1) 能够明确说明规格；
(2) 提供客观的验收标准给供应商(厂內一般检验标准,