文书卷内备考表
(档案管理)档案管理培训资料
档案管理培训资料我们原来根据档案局的要求， 要求各单位实行部门立卷、 部门整理制度。
也就是各部门 整理好了再移交综合档案室。
现在看来不太现实， 因此， 我们现在的要求是各部门要清晰自 己部门那些材料应当归档， 及时上交档案室。
各处室哪些材料应当归档， 档案管理员应当进 行指导。
今天， 我们发了一份《归档不归档范围和保管限期表》，大家回去后分处室列好表， 交给每一个处室负责人， 要求他们及时移交档案素材，移交时应逐条对照， 不得遗漏。
并填 写好档案交接文据(附目录)，作好登记。
我们学校单位比较小， 普通没有专门的文件收发部门， 通常是由校长和各处室主任分散 保管， 比较容易遗失。
我们现在的要求是，文件原件由领导签阅后交档案室保管，复印一份 复印件按文件流转程序传阅。
3．现在教育局有一部份文件通知是不发纸质文件的，如果其中有关你学校的，也是要归档 的。
因此，要求档案员也要时常浏览教育网，查看电子文件。
根据《分类罗列编号规则》把归档的素材分成党群、政务、教学三类。
接着，根据《保 管期限表》把每类分成三小类：永久、长期、短期。
文书档案党群 党群 党群 政务 政务 政务 教学 教学 教学 永久 长期 短期 永久 长期 短期 永久 长期 短期卷内目录放在卷首，内容有：顺序号：卷内文件依其罗列先后填写顺序号，每卷均从 1 开始。
文号：填写文件制发机关的发文字号。
如果没有则不填 责任者：填写生成文件的单位或者部门。
必须要填 题名：照实抄录日期：生成文件材料的日期页号：填写每份文件材料的首页号，最后一份文件填写起止页号。
备注：留空，以备文件材料发生变化时作说明用。
卷内备考表放在卷末，内容有政务类 党群类 教学类卷内情况说明：通常留空，以备卷内文件发生变化时说明用。
立卷人：由立卷人签名。
(通常是档案员签名)检查人：由案卷质量审核者签名。
(通常填档案分管领导检查、签名) 立卷时间：填写完成立卷的日期应先去除金属物，宽大的纸页要折叠，装订线外有文字的要加边，破损的要修补， 文件 的底边和左侧敦齐，左边三点一线，线绳装订。
文书与档案管理基础练习(含答案) 第四章 文件的整理与归档
第四章文件的整理与归档一、填空题1．2000 年12 月6 日发布的《归档文件整理规则》充分适应了现实工作的需要，体现了应有的超前性和导向性，为立卷改革提供了一个富有生命力的解决方案。
2．新的归档文件整理方法带来的不只是操作方式上的变化，更是一次观念上的突破。
3．在机关文件材料的立卷归档过程中应注意“分清玉石”、“去粗取精”，不能“有文必档”。
4．凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
5．文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。
6．每一个案卷里的文件是某一问题或某项工作活动系统的有密切联系的文件组合体。
7．立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。
8．文件特征就是人们根据文件的各种构成特点归纳总结出的文件的共同特点。
9．在立卷工作中，按不同事件、问题、项目等形成的文件进行分类和组卷，即按文件的问题特征立卷。
10．按文件的作者特征立卷，由于作者所处的地位与职能不同，也适当地区分了文件的重要程度和保存价值。
11．不同的文件反映文件不同的性质和作用，说明文件的重要程度和意义大小。
12．按文件的时间特征立卷，就是按文件的形成时间或文件内容针对的时间进行分类和组卷。
13．按文件的地区特征立卷，就是按文件内容所反映的不同行政地区或自然区域进行分类和组卷。
14．地区特征一般较多用于下属单位来文、调整统计材料和某些专门文件。
15．按作者特征立卷是指同一作者（责任者），按通讯者特征立卷是特指就同一问题而形成文件往来关系的两位作者（责任者）。
16．除了按文件六个特征立卷的方法外，还可以按重要程度、按姓氏笔画特征立卷或排列卷内文件，也可以按文件载体分类。
人事文件材料，也可用人物特征来组卷。
17．按文件特征立卷的特征有问题、作者、名称、时间、地区、通讯者特征等。
18．“年度——组织机构”分类法适用于内设机构较多、且较为稳定的中、小型现行机关。
文书档案立卷归档工作指导
谢谢
2014年文书档案立卷归档工作指导
文书档案立卷归档的定义
文书立卷——指文书部门对本机关在工作中形成的、 办理完毕的、有查考保存价值的文件，按照其形成过 程中的联系和一定规律组成案卷，又称组卷或编立案 卷。
归档——机关的各个文书立卷单位将文件整理立卷后 ，逐年移交给学校办档案科集中保管，这就是归档工 作。
档案组卷工作的主要内容包括：档案的分类、案卷 的排列和案卷目录、卷内目录的编制。
（二）组卷工作的原则
1、充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系， 便于保管和利用。 2、同类问题最好整合，特别是页数较少的，如学生竞赛获 奖材料，如果材料多，可以按照级别、奖项分别组卷；如果 材料少，则按照各类获奖材料组合成一卷即可。 3、事务性及不重要的文件材料不立卷，每卷一般不超过 200页（前提是不阻断一份材料的完整性）。
（三）组卷工作的方法
1、分类要求 首先，文书档案的分类应遵循必要的逻辑规则，即正确
设置类目，做到类目之间界限清楚、不交叉重叠。 其次，文书档案的分类应体现原则性与灵活性的统一。
（三）组卷工作的方法
2、标题拟定 标题一定要完整，要包含作者、时间、事宜、名称。
如：首都师范大学2014年档案工作会议文件材料
2、 “文件日期”：指文件的形成时间（落款时间）。
（二）细则
卷内目录中需要注意的是：
3、“题名”部分，案卷内容涉及到全校的，卷内目录填写细化到 院系一级；案卷内容涉及到院系的，卷内目录填写细化到个人。
三、归档程序
流程图
系统录入 填写完整上报 电话告知学校办公室档案科审核 系统审核、电话反馈、确认 到档案科取封皮封底打印、整理、签字 到档案科完成交接手续
人民法院行政文书立卷归档办法-法[办]发[1991]46号
![人民法院行政文书立卷归档办法-法[办]发[1991]46号](https://img.taocdn.com/s3/m/b85cfd1a17fc700abb68a98271fe910ef12dae2e.png)
人民法院行政文书立卷归档办法正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 人民法院行政文书立卷归档办法（法[办]发[1991]46号1991年12月24日）第一章总则第一条为了加强人民法院行政文书档案的标准化、规范化建设，统一立卷归档方法，不断提高科学管理水平，有效地为审判工作和其他各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，结合人民法院行政文书的实际情况，制定本办法。
第二条人民法院行政文书的立卷归档工作，由文书处理部门负责。
第三条本办法适用于人民法院（含专门法院）除诉讼文书以外的各种行政文书（含党、政、工、团等文书）的立卷归档。
第二章行政文书材料归档和不归档的范围第四条凡是反映人民法院工作活动，具有查考利用价值的文书材料，均属必须归档范围。
1．上级法院，上级或同级党委、人大、政府召开的会议，制发的文件（含转发本院文件）本院需要贯彻执行的，检查本地区、本院工作形成的，以及任免、奖惩本院工作人员的文件，领导人讲话。
2．本院党组会议、院长办公会议、院务会议、审判委员会会议记录，以及召开各项专业会议的文件材料。
3．本院制发（含与其他机关联合制发）的各种正式文件的签发稿、印制件及重要文件的修改稿，代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿和印制件。
4．本院（含院内各职能部门）在工作活动中形成的计划、报告、总结、统计报表和条例、办法、章程、制度、简则等重要文件材料。
5．本院党、团、工会、妇女等组织召开代表大会，及在工作活动中形成的重要文件材料。
6．本院领导人在公务活动中形成的信件、电报、电话记录等重要文件材料。
烟草专卖行政执法案卷文书制作及案件审核
增“当事人签名未按手印的，扣0.5分”
三、案卷文书制作应注意的地方
目前全市系统行政执法案件普遍存在问题体现： 一、定性 二、违法事实的调查 三、处罚 四、程序 五、适用法律法规
一、定性方面：
1）定性不准确：违法性质认定错误或违法事实调 查不清
如：将“未在当地烟草专卖批发企业进货”定性 为“无证运输”，或将“非法收购”定性为“未 在当地烟草专卖批发企业进货”
2）定性准确，但案由填写不规范：
二、违法事实方面：
1）调查不清： ①询问方式单一：采用千篇一律的询问方
式，对违法事实及涉案卷烟的来龙去脉调 查不清。
②询问力度不强：对被询问人回答逻辑矛 盾之处未继续深挖。
烟草专卖行政执法案卷文书制作 及案件审核
培训主要内容
一、一般案件办理流程 二、案卷评审标准：10版与09版的比较 三、案卷文书制作需注意的地方 四、案件审核要点
一、一般案件办理流程
一般案件类型划分： 有主案件 无主案件 移送案件：内部移送、外部移送
标准的一般案件办理流程：（12号令）
卷内备考表： 1）卷内文书情况说明：六个部分 2）检查人：是除案件承办人和调查人员之外
的人
其他：【见标准第四部分】
四、案件审核要点
定性是否准确：看笔录找事实—归纳案情 处罚是否得当：对标准找差距—考虑情节 程序是否合法：对流程找纰漏 适用法律法规是否正确：对条文找差错 当事人认定是否正确：区分不同主体
1、证据来源、出处及有关情况的说明；
【见评审标准二、案卷文书实体规范（九）证据复制（提取）单第1点】
2、证据确认：签字、提供时间或加盖手印
文书立卷整理方法概述
卷内排列方法
1、按时间排列。就是按照文件形成 时间的先后顺序依次排列卷内文件，即日 期早的在前，日期晚的在后。
2、按重要程度排列。就是按 卷内文件重要程度的不同排列文件 顺序。
3、按问题排列。就是按照卷 内文件的不同问题排列文件的顺序。 4、按作者排列。就是按卷内 文件的不同作者分别排列文件顺序。
第十一步：案卷的装订
1、拆除文件上的金属物 2、修补 3、折迭取齐 4、装订案卷时一般应采用三孔 一线的方法装订。
第十二步：填写案卷封面
案卷封面项目包括：全宗名称、 类目名称、案卷题名、时间、保管 期限、件、页数、归档号。
案 卷 封 面
自 年 月至 年 月 本卷共 件 页
保管期限 归档号
二文件材料归档范围与不归档范围三文书立卷步骤一文书立卷的定义与要求1文书立卷的定义文书立卷就是文书处理部门将办理完毕的具有考查保存价值的文件材料按照立卷的原则要求和方法组成案卷而围绕组卷所进行的全部工作就叫做文书立卷工1必须是办理完毕的文件材料才应立卷2必须是具有查考和保存价值的文件材料才应立卷3按照文件在形成过程中的规律和联系组卷2文书立卷的要求遵循文件材料的形成规律和特点保持文件之间的有机联系区别不同价值便于保管和利用
第二步：分作者（责任者）
分作者就是在同一年度内，按 上级、本级、同级机关形成的文件 分开，一般情况下不应混淆。
第三步：划分保管期限
分保管期限，就是将同一年度 同一级别的文件按永久、长期、短 期三种保管期限分开。
国家档案局于2006年12月 发布了新的保管期限表，将原 来的永久、长期、短期三种保 管期限改为永久、定期两种保 管期限，在定期中又分为30年、 10年两种 。
（3）同级单位的文件材料
文书基础章节测试及答案——第四章 文件的整理与归档
文书基础章节测试及答案——第四章文件的整理与归档投稿者：衣风飘爱一、填空题1．2000 年12 月6 日发布的《归档文件整理规则》充分适应了现实工作的需要，体现了应有的超前性和导向性，为立卷改革提供了一个富有生命力的解决方案。
2．新的归档文件整理方法带来的不只是操作方式上的变化，更是一次观念上的突破。
3．在机关文件材料的立卷归档过程中应注意“分清玉石”、“去粗取精”，不能“有文必档”。
4．凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
5．文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。
6．每一个案卷里的文件是某一问题或某项工作活动系统的有密切联系的文件组合体。
7．立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。
8．文件特征就是人们根据文件的各种构成特点归纳总结出的文件的共同特点。
9．在立卷工作中，按不同事件、问题、项目等形成的文件进行分类和组卷，即按文件的问题特征立卷。
10．按文件的作者特征立卷，由于作者所处的地位与职能不同，也适当地区分了文件的重要程度和保存价值。
11．不同的文件反映文件不同的性质和作用，说明文件的重要程度和意义大小。
12．按文件的时间特征立卷，就是按文件的形成时间或文件内容针对的时间进行分类和组卷。
13．按文件的地区特征立卷，就是按文件内容所反映的不同行政地区或自然区域进行分类和组卷。
14．地区特征一般较多用于下属单位来文、调整统计材料和某些专门文件。
15．按作者特征立卷是指同一作者（责任者），按通讯者特征立卷是特指就同一问题而形成文件往来关系的两位作者（责任者）。
16．除了按文件六个特征立卷的方法外，还可以按重要程度、按姓氏笔画特征立卷或排列卷内文件，也可以按文件载体分类。
人事文件材料，也可用人物特征来组卷。
17．按文件特征立卷的特征有问题、作者、名称、时间、地区、通讯者特征等。
文书与档案基础(第二版)知识归纳 第4章
织 工 机关档案室在立卷工作中的作用 作
①协助立卷部门组织立卷的准备工作； ②进行立卷工作的业务指导和监督； ③为机关立卷提供良好的后勤服务
概念
立卷人员按照当年拟订（修订）的立卷类目的要求，在日常工作中随时将已办理完毕 的文件材料归类、归卷（或组卷），到年终与其他案卷一并归档的一种立卷方法。
目的 平时归卷
第四章 文件的整理与归档
凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围
上级机关
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； 2、 上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件； 3、上级机关普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件； 4、 党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特 殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料； 5、 本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿、印本和上级机关的发文； 6、上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。
合运用 立卷特征在组 ①一般应以按问题特征组卷为主；
卷中具体运用 ②抓一组文件的主要共同点或联系点进行组卷；
立
应注意的问题 ③根据文件的类型，灵活运用相应的文件特征组卷。
卷 工 作
要以便于及时归卷和调整 , 节省人力、时间 , 提高工作效率为前提；以能熟悉掌握文件的处理情 况和形成过程为条件；以各个机关单位不同的具体实际情况为依据。
文
19、 本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册； 20、 本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；
件
21、 本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
归 档
文书档案的整理方法和步骤
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
10年：2009年……党群类、业务类、行政类
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
复式分类法
4、保管期限—年度—机构分类法
永久：2009年办公室、业务处、指导处……
2010年办公室、业务处、指导处……
二、鉴定
确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料
确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年
三、立卷及卷内文件排列
根据一定的主题等内部特征和外部特
征把具有密切联系的若干文件组合成一个案
卷，立卷的原则就是便于查找、利用和保
管。
立卷方法：
按公文的主要特征组卷：
问题、时间、责任者、名称
按公文类型组卷
会议、案件、信访、简报
避免出现以下情况：
归档的文件不齐全完整
归档过细、重复归档
杂卷
卷内文件排列：
卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列。
无论采用那种方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序为：发文稿纸（文件批办单）、正文、附件、定稿、草稿。即：
正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复印件在后；
转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后；
有文件处理单的，放在最前面；
方针政策性公文在前、业务性公文在后；
上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后；
案件的结论及判决性一、确定分类方案
分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。
根据本单位的实际情况，设置分类方案。
文书档案整理(卷)方法
e文件没有标注日期，需要分析 该文件的内容、制成材料、格 式、字体以及各种标识，通过 对照等手段来考证和推断文件 的准确日期或近似日期，并据 此按年度合理归类；f、有些特 殊部门的工作可按跨年度分类。 如学校是以学年为单位进行工
作，形成的文件应按学年度分 类。
②划分机构（问题），即机构 （问题）分类法：a、按机构分 类，就是根据文件形成及处理 的承办科室（部门）对归档文 件分类，也就是把文件按科室
③每组文件是否保持文件之间 的有机联系，反映了立卷的特 征；④确定归档文件的保管期 限，检查每组文件的保管期限 是否一致；⑤检查每组文件数 量是否适当、符合装订要求。
⑷卷内文件排列
排列的顺序要遵循文件的形成
规律，保持文件之间的有机联 系。即就是把相同内容或密切 相关的文件集中排在一起。卷 内归档文件排列顺序做到：正 本在前，定稿在后；正文在前， 附件在后；原件在前，复制件 在后；转发文在前，被转发文 在后；复文在前，来文在后 （也就是批复在前，请示在
①卷内文件材料均以有书写内 容的页面编写页号，采取阿拉
伯数字从“1”开始依次逐页标 注。
②页号编写的位置：单面书写 的文件材料在其右上角编写页 号；双面书写的文件材料，正 面在其右上角，背面在其左上 角编写页号。
（5）编制卷内目录（样式附后） 和备考表
卷内文件目录
①卷内文件目录内容有：序号、 文号、责任者、文件题名、日 期、页号、备注。
如果文件没有题名或题名含义 不清，不能揭示或不能完全揭 示文件内容的，应根据文件内 容重新拟写或补充标题，并在 新拟或补充标题之外加“[ ]” 号填写在目录中。
e、日期：填写文件制发日期 （文件的落款时间），即应以
8位阿拉伯数字标注年月日，如 2005年3月21日，标注为 （20050321）或2005、3、21
文书立卷的程序及规范
文书立卷的程序及规范在现行组织中，文书立卷的一般程序如下：按照立卷计划进行平时归卷；年终调整定卷；卷内文件的排列与编目；案卷的装订；案卷的排列与编目。
以上工作的内容可以用下列同时表示：不合格不合格第一节 文件的平时归卷与年终定卷一、平时归卷平时归卷，是指现行组织的文书工作人员（或负责立卷人员）在本组织立卷计划的指导下，将处理完毕的文件随时或定期收集集中，进行初步鉴定、分类，放入卷夹（盒、柜）进行妥善保管的活动。
（一）平时归卷程序1、做好归卷的准备工作。
在上年度底或下一年度初，文书人员（或负责文件收集积累的人员）按照本机关文书立卷类目条款或文件分类表的终端类名以及这些条款或类名可能形成的文件数量，设置一个或多个卷家或卷盒，在每个卷夹或卷盒上标明条款名称（类名）、类别、薯类、条款顺序号，如果必要，也可以直接或同时标注纯编号系统，如“1—2—4”等，然后，将其排列在文件柜中，平时已办理完毕的文件，随时就可以将其“对号入座”地归入相应的卷夹或卷盒中。
2、收集文件。
平时归卷工作实质上就是对文件进行平时收集和积累。
收集文件时应尽量做到齐全完整，对外发文，应在文件发出后将定稿和正文（1～2份）归卷；对手文件可以结合催办工作做好平时归卷。
3、认真核查。
在收集文件时，应认真检查核实所收集的文件是否是本组织文件立卷范围和计划所要求的文件，对不符合要求的应及时剔除，以免增加文件数量，给平时查找和管理带来不必要的阻碍。
4、归入卷夹。
文件收集到文书部门（立卷部门或承办部门等），经过认真核查确认后，最好能够随即归入相应的条款卷夹（盒、柜）中，进行分类保管。
在平时归卷的过程中，有关某一主题（或问题）的文件已收集齐全完整，已不再产生归卷文件，或者针对一些定期性的，有连号的文件材料如简报、情况反映等等，可以先行立卷，这项工作称为“平时立卷”。
平时归卷与平时立卷是两项工作，平时规矩是将同类别的文件归并、汇集在卷夹中，平时立卷是对已符合立卷条件的文件经过系统化整理编目组成案卷的过程；平时归卷是平时立卷的基础，没有平时归卷，平时立卷就无法进行。
文书档案案卷级的整理
文书档案的整理文书档案整理流程第一步：分类1、分年度•根据文件形成和处理的年度将其分开，以每年1月1日至12月31日为一自然年度。
•不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
2、分组织机构将文件按其处理部门或承办部门分开进行整理立卷，即按村内部组织机构进行分类立卷。
各行政村分为党支部、村委会、经济合作社三大组织机构。
分问题：将每一个机构内的文件，按照文件内容所反映的问题来分类。
3、分保管期限分析文件的保存价值，按照不同的保存价值将其划分为具有不同保管期限的类别。
各村依据《昌平区新农村文件材料归档范围和文书档案保管期限表》进行分类。
在分类过程中，应特别注意：1、遵循文件的自然形成规律和内在联系，从文件整体联系出发客观地予以分类。
2、分类方法结合使用。
各行政村采用年度——组织机构——保管期限的复式分类法。
4、文件组卷文件组卷，指将“同类”文件中的各单份文件按其共同特征和主要联系，组合成一个个案卷。
文件组卷应把握文件的共同特征和主要联系。
可以采用“六特征”组卷法和文件类型立卷法。
第二步：排列文件顺序卷内文件的排列，是指通过对卷内文件进行认真分析，寻找出它们之间的紧密联系，并按照其主要联系排序，从而固定每份文件在卷内文件中的位置。
卷内文件常用的排列方法是按文件的时间先后顺序或重要程度排列。
第三步：卷内文件编号卷内文件经过系统排列后，为了固定其顺序，应按排定顺序依次编写页号。
以卷为单位，用阿拉伯数字按顺序流水编号。
用铅笔将页号书写在页面的右上角；背面有字的，页号写在背面的左上角；空白页不编页号。
第四步：填写卷内文件目录顺序号：指每份文件在卷内文件系统中的排列顺序号，即件号。
文号：文件的发文字号。
责任者：又称作者，即对文件内容进行创造或负有责任的团体或个人，亦即文件的署名者。
题名：即文件的标题。
一般应照实抄录。
（自拟题名，填写时外加“［］”。
）日期：即文件的形成时间。
页号：前面每件文件只填写第一页所在的号码，最后一件写出文件的起止页号。
文书档案整理实操手册
档案人员岗位培训实操手册(文书档案)北京市档案干部培训中心2014年文书档案整理方法一——以“卷”为单位的整理方法★文书档案按“卷”整理流程：⑴分类⑵组卷⑶检查、调整卷内文件⑷排列卷内文件⑸卷内文件编号⑹填写卷内目录⑺填写卷内备考表⑻拟写案卷标题⑼填写案卷封面⑽装订案卷⑾案卷排列⑿编制案卷号⒀编制档号⒁编制案卷目录立卷，就是将办理完毕并具有查考保存价值的文件材料经过分类、组卷、编目而组成案卷的一个工作过程。
第一步分类分类就是将文件材料在收集齐全的基础上按一定的特征逐项分开。
1.按年度分类文书档案按年度整理立卷，就是根据形成和处理文件的年度，将文书档案区分开，不同年度的文件材料不能混在一起立卷。
一般情况下，在平时文书处理时就应对文件所属年度加以区分，大部分文件材料按其落款日期就能判定所属年度，但由于工作的连续性和某些工作的特殊性，往往形成一些跨年度的且又密不可分的文件，因此，在立卷时，对这些特殊情况需要做一些针对性的调整：⑴计划、总结、报表、预算，一般放在针对的年度立卷。
⑵跨年度或多年度的规划、计划、预算，放在针对的第一年立卷。
⑶跨年度或多年度的总结，放在针对的最后一年立卷。
⑷计划与总结写在一起的，根据文件内容的主次来确定。
如主要是总结就归入总结的针对年立卷。
主要是计划就归入计划的针对年立卷。
⑸跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。
⑹跨年度的会议文件，放在会议开幕的年度立卷。
⑺法规性文件，放在公布或批准的年度立卷。
⑻跨年度的非诉讼案件材料，放在结案的年度立卷。
⑼转发文件或批转文件，放在转发或批转的年度立卷。
2.按机构或问题分类分机构是指在一个年度的文件材料中，按形成部门或承办部门将文件材料一一分出，属同一机构形成的文件材料放一起；分问题是指在一个年度的文件材料中，按文件内容所反映的问题或“事由”将文件材料一一分出，属同一问题的文件材料放一起。
3.按保管期限分类不同文件的内容重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，因此，其保管期限也不同。
备考表问题
备考表问题作者：沧海一粟整理来源：《档案管理》2010年第01期zzia050406220：卷内备考表是为了说明卷内文件的整体状况的，新的整理规则施行以后，文书档案以件为单位进行整理，不再组卷。
那么，卷内备考表是不是也随着卷的结束而不再存在了呢?那么它原来发挥的作用如今又通过什么来发挥?是不是有新的替代?临溪羡鱼：《归档文件整理规则》要求：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明(填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况)、整理人(填写负责整理归档文件的人员姓名)、检查人(填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名)和日期(填写归档文件整理完毕的日期)。
在实践中，也有的地方直接将备考表印在档案盒上。
亓晓华：我认为盒内文件情况说明还包括对盒内所缺件号、两件合为一件(如转发文与被转发文、请示与批示等各组成一件)的情况进行说明备注。
填写整理人是为了明确责任，在机关档案室进行集中整理的机关，此项一般由档案人员填写。
检查人项目一般由机关档案人员填写，也可与机关内部负责人联署。
日期可以是全部归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。
但是据我了解，由于有些档案员对备考表的作用认识不够，个别档案员不放备考表或填写备考表时填写得不全，造成档案利用不便。
一井水：在归档文件整理系统中选择打印备考表一项，对于有情况需要说明的，需要在打印之前输入微机，然后选择打印备考表；如果没有需要说明的情况，填写上本盒共几件，从××××件至××××件，保管期限为××，整理人×××，检查人×××，归档时间×年×月×日(用阿拉伯数字表示)，选择打印，即可打印出备考表。
zzia050406220：在原来规则指导下整理的时候，组卷后要进行装订，卷内文件的次序是被固定的，或者说不容易被抽出或者替换。