沟通参与和协商控制程序

沟通、参与和协商控制程序

1 目的

为了及时、准确地收集、传递反馈有关信息,做好信息交流与协商的管理,以确保

质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行,特制定本程序。

2 适用范围

适用于公司内部信息的沟通处理,以及与外部相关方的信息交流。

3 职责

3.1 办公室负责本程序的编制、修改和组织实施;负责统筹公司对内外相关信息的传递、

处理;负责组织协商工作;负责顾客和相关方的来信、来访接待处理。

3.2 各部门、项目经理部负责本职能范围内信息的收集、传递、处理。

3.4 职业健康安全的员工代表,代表员工参与职业健康安全有关事务。

4 工作程序

4.1 协商和沟通的内容

4.1.1 外部协商和沟通的内容包括:

a. 向相关方宣传组织的职业健康安全方针;

b. 政策法规标准类信息,如与质量、环境、职业健康安全有关法律法规、条例、标

准和来自上级部门的信息等;

c. 有关危险源辨识、风险评价和确定风险控制措施的结果方面的信息;

d. 接收和答复相关方的投诉、抱怨、咨询和建议等信息;

e. 其它需沟通的、与相关方有关的信息。

4.1.2 内部协商和沟通的内容包括:

a. 质量、环境、职业健康安全适用的法律法规和其他要求的遵循情况;

b. 质量、环境、职业健康安全方针、目标、管理方案、各项政策、计划、制度的制

定和实施情况;

c. 内审、外审、管理评审的结果;

d. 监测、测量的结果;

e. 组织员工参与协商的计划;

f. 事件、不符合与处理情况;

g. 应急准备与响应情况;

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h. 质量、环境、职业健康安全管理体系运行控制程序执行情况;

i. 各部门或单位之间日常联络、常规报表及其他信息;

j. 了解谁是员工代表和员工的建议等。

4.2 信息的收集、处理与沟通

信息可采用书面资料、记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、通讯等方式予以传递。

4.2.1 外部信息的收集与沟通

4.2.1.1 相关方要求提供信息时,各有关部门或单位将公司的管理方针及有关要求传递给相关方。

4.2.1.2 办公室负责收集顾客、相关方、上级或政府部门的来信、来访、来电,传递至相关部门处理。

4.2.1.3 各部门、项目经理部在收到有关政策法规标准类信息,按《法律法规和其他要求管理程序》执行。

4.2.1.4 相关方抱怨及其他信息,由各部门或项目经理部分别接收,要求答复的要将处理结果及时传递给相关方。

4.2.1.5 对本公司的重要环境因素有关信息是否对外交流,都要形成文件。如决定对外交流,应规定交流的方式并实施。

4.2.2 内部信息的收集和处理

4.2.2.1 正常信息的处理,各部门、项目经理部的信息根据相关文件的规定直接收集并传递日常信息。

4.2.2.2 不合格或(潜在的)不合格信息的处理详见《事件调查和不符合处理程序》。

4.2.2.3 紧急状态下的信息执行《应急准备与响应控制程序》。

4.3 对体系运行中产生的信息,由产生部门及时传递到有关部门,并做好记录。

4.4 各部门要按《文件控制程序》的要求,对接收和传递的信息建立收发文登记,予以记录。

4.5 协商

4.5.1 办公室是协商的主管部门,负责组织协商工作。

4.5.2 企业员工及其职业健康安全代表参与协商。各部门、项目经理部的职业健康安全代表由群众产生。职业健康安全代表由二年以上,有一定实践经验,具备职业健康安全常识,热情为职工服务的兼职人员担任。员工参与协商的内容包括:

-----适当参与危险源辨识、风险评价和控制措施的确定;

-----适当参与事件调查;

-----参与职业健康安全方针和目标的制定和评价;

-----对影响他们职业健康安全的任何变更进行协商;

-----对职业健康安全事务发表意见。

协商的主管部门应告知员工代表关于他们的参与安排,包括谁是他们的职业健康安全事务代表。

4.5.3职业健康安全代表负责收集本部门/单位的职业健康安全信息与各级领导协商解决职业健康安全有关事宜,随时向办公室报告。

4.5.4 协商还包括公司与承包方就影响他们的职业健康安全的变更进行协商。

5 相关支持性文件

5.1 《文件控制程序》BHJG/CXD01--2012

5.2 《记录控制程序》 BHJG/CXD02—2012

5.3 《事件调查和不符合处理程序》BHJG/CXD20—2012

5.4 《法律法规和其他要求管理程序》 HJG/CXD05—2012

5.5 《应急准备和响应控制程序》 BHJG/CXD14—2012

6 记录

6.1 《信息联络处理单》 CX06-JL-1

6.2 《工作联系单》 CX06-JL-2