机关档案管理工作培训-PPT课件

国家档案局 第8号令
2019年9月国家档案局局务会议审议通过 （归档范围和保管期限划分依据）
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第一条 为便于各级党政机关和人民团体 （以下统称机关）正确界定文件材料归 档范围，准确划分档案保管期限，使所 保存的档案既能反映机关主要职能活动 情况，维护其历史面貌，又便于保管和 利用，根据《中华人民共和国档案法》、 《中华人民共和国档案法实施办法》， 制定本规定。 适用范围：各级党政机关、人民团体 目的：确定归档范围和保管期限
和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，
3.组织开展档案鉴定工作 单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴 定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的 档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保 存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经 单位主要负责人批准后进行监督销毁。 销毁清册永久保存。
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
一、建立档案工作管理体制 二、建立档案管理制度 三、档案管理的具体环节
一、建立档案工作管理体制 1.明确档案工作领导 2.设置档案工作机构 3.配备档案工作人员 4. 建立档案工作网络体系
二、建立档案管理制度 1、归档制度 2、整理制度 3、统计制度 4、鉴定与销毁制度 5、保管制度 6、保密制度 7、利用制度 8、交接制度
国家档案局行业标准DA/T-2000《档案工作 基本术语》中档案的定义： 国家机关、社会组织或个人在社会活 动中直接形成的有价值的各种形式的历史 记录。
二、档案的特性 档案产生的主体：多元性
个人、党政机关、企事业单位、社会组织
档案的本质属性:原始记录性 凭证作用、参考价值 档案表现的形式:多样性
收集环节注意事宜： 齐全完整
反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整 有密切联系的同一组文件必须齐全完整 文件过程齐全完整
耐久字迹
书写材料 破损件 易退变件
声像档案
重大活动重要会议 重要职能活动和工作成果
第二环节 整理 目的： 化零散为系统 关键词：系统 档案的整理就是按照一定原则对档案 实体进行系统分类、组合、排列、编号和 基本编目，使之有序化的过程。 机关档案的整理工作，主要包括机关 文件的平时归卷与调整、文件组卷、排列、 目录的编制、局部案卷或保管单位的调整等 项工作内容。
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第三环节 保管 目的： 化易损为长远 关键词 安全 档案保管工作的具体任务： 防止档案的损坏, 延长档案的寿命, 维护档案的安全。 1.档案库房建设要求 2.档案用房配备与安排 3.编制存放示意图
４.档案库房基本设施设备：
去湿降温设备（去湿机、空调机） 温湿度记录仪+每日记录
白炽灯
小开窗+厚型防光窗帘
第四环节 编研利用 目的： 化死材料为活信息 关键词 服务 档案的编研 档案编研工作的主要内容：编辑档案 史料和现行档案文件汇编，编辑档案文摘 汇编，编写档案参考资料。如全宗介绍、 大事记。 档案利用服务工作的含义：提供档案 信息，为机关各项工作服务。
第五环节 统计 目的：档案状况数字化 关键词 数字 档案统计工作是以表册、指标数字等 形式揭示档案和档案工作的有关情况的一 项业务工作。是定量和科学的方法搜集、 整理、研究和人提供档案统计资料的工作。 填写统计台帐
第六环节 鉴定
目的：化庞杂为质优 关键词 价值 1.成立档案鉴定工作机构 单位应成立由主管领导、职能部门和档案人 员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文 件保管期限和到期档案定。 2. 制定档案保管期限表 档案保管期限表根据《机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第
８号）编制，各单位应根据文件对本单位、国家
三、机关档案管理主要环节 第一环节 第二环节 第三环节 第四环节 第五环节 第六环节 收集 整理 鉴定 保管 利用 统计 化分散为集中 化零散为系统 化庞杂为质优 化易损为长远 化死材料为活信息 档案状况数字化
第一环节：收集
目的：化分散为集中
关键词：齐全完整 制度约束规范收 办理完毕马上收 会议文件及时收 帐外文件催促收 人员变动提前收 责任到人督促收 发现不齐补充收
消防设备
防盗门窗（三铁：铁门、铁窗、铁柜） 档案装具（密集架、铁皮柜、防磁柜等） 防虫药物
5.档案库房管理要求 八防：防火、防水、防潮（霉）、防有害 气体、防虫、防光、防尘、防盗。 纸质档案适宜温度：14℃ ～ 24℃； 相对湿度: 45% ～ 60% 电子文件适宜温度：15℃ ～ 27℃； 相对湿度: 40% ～ 60%
机关档案管理工作培训
主要内容
第一部分
第二部分 第三部分 第四部分
什么是档案
机关档案室和档案人员的基本职责 机关档案管理的主要环节 归档范围和保管期限划分
什么是档案
一、档案的定义 二、档案的特性 三、档案与文件的区别
一、 档案 的定义 《中华人民共和国档案法》中档案的定义： 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组 织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术 、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会 有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式 的历史记录。
载体多样：甲骨、青铜、石材、竹简 纸张、胶带、光盘 形式多样：文字、图表、声音、图像
三、档案与文件的区别
• 处理完毕的文件才成为档案
• 对日后工作有查考价值利用价值的文件 才有必要作为档案保存 • 通过立卷归档集中整理保存起来的文件 才能转化为档案
机关档案室和档案人员的工作职责
机关档案室的主要职责： （一）建立健全本单位的档案工作规章制度； （二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归 档； （三）集中统一管理本单位档案，并按照规定向 综合档案馆移交档案； （四）监督指导所属机构的档案工作。
档案人员的主要职责： （一）负责本机关档案材料的立卷归档和保管工 作，确保归档案文件材料收集齐全、整理规范、 科学保管； （二）负责本机关综合档案室的日常管理，确保 档案安全； （三）负责本机关室藏档案的查阅利用，迅速、 准确提供档案资料； （四）负责本系统档案业务指导工作。
机关档案管理的主要环节