xx省公证机构规范化建设标准

xx省公证机构规范化建设标准

（一）基础设施建设

1．具有独立、专用的办公场所。办公面积不低于120平方米，并按照“环境优美、设施齐全、服务优质、工作高效”的总体要求，合理设置功能区域。应当设立独立的接待窗口、办证室、档案室，可以设立会议室、文印室、图书资料室、录音录像室、涉外办证室。

2．公证接待窗口应当与办公区域相对分离，并为当事人配备必要的座椅、纸张、笔墨、饮用水设备等物品，标明接待时间，为当事人提供办证须知、服务指南等业务宣传资料，方便当事人随时查阅。

3．配备固定电话、电脑、打印、复印、传真、照相、录音、摄像、扫描仪、身份证识别仪、固定的摄像头等硬件设备，公证员和公证员助理每人配备一台电脑。

4．注重利用信息化管理手段，接通宽带网络，逐步安装公证办证软件，规范各项公证业务流程和内部事务，加强计算机基础知识和公证办证管理系统应用能力的培训，提高公证信息化水平。

5．在醒目位置公示公证业务受理范围和条件、公证程序、公证服务收费标准、公证法律援助范围和条件、公证复查与投诉办法以及公证机构负责人、公证员名录等内容，公布业务咨询和监督投诉电话，设立意见箱。

6．公证人员接待过程中应当统一穿着公证服装、统一佩戴公证徽章、统一使用规范和文明用语。

（二）队伍建设

7．执业公证员人数应符合《公证法》规定，达到2人以上。

8．加强公证党建工作，凡有3名以上党员的公证机构应当建立党支部，不足3名党员的，应当与其他部门建立联合党支部。

9．每周至少组织一次政治业务学习，加强对公证人员学历教育和岗位技能培训，积极选派公证人员参加各种形式的业务培训，并在执业档案中予以记载。本科以上学历的公证员达到90%以上。

10．认真落实《公证员职业道德基本准则》，严格执行办证回避制度，廉洁办证。应面向社会聘请公证“行风监督员”，开展行风监督评议活动。

11．根据业务发展需要配备公证员助理。公证员助理应当具有大专以上学历、具有一定法律专业知识。

（三）业务建设

12. 严格按照法律、法规、规章以及公证程序规则的规定和要求办理公证业务。公证员应亲自办理公证事务，公证书撰写应当符合要素式公证书和新定式公证书格式要求。

13．公证机构年办证量每年应保持适度增长。

14. 做好公证业务统计，及时、准确、真实地报送公证业务数据。

15．重视公证业务研究和经验总结。公证员每年应至少撰写一篇案例分析、经验体会或理论探讨文章。

16．广泛开展公证宣传活动，扩大公证工作的社会影响。

17．积极参加社会公益活动，为社会弱势群体提供公证法律援助，减免公证服务收费。

（四）质量建设

18．加强公证质量监控，加强业务请示汇报，对重大疑难复杂公证事项和新型公证业务应当进行集体研究讨论。

19．建立自查、互查和检查相结合的公证卷宗内部评查工作机制。内部评查每年不少于2次，年办证量在2000件以下的公证卷宗评查量应达到100%，年办证量在2000件以上的公证机构公证卷宗评查量不低于年度办证总量的50%。

20.设立专职或兼职的公证质量检查员，明确质量检查监督职责要求，履行质量保证和质量控制的职责。自觉接受上级主管部门和行业协会组织的公证质量检查，对检查指出的问题应及时纠正、整改。

（五）制度建设

21．结合实际情况，建立健全依法、规范、科学、合理的内部运行管理制度，并及时修订完善，严格执行，做到用制度管人，用制度管事。内部管理制度应当报主管司法行政机关备案。

22．建立岗位目标责任制度，明确不同岗位职责要求，实行主管司法行政机关领导和监督下的主任负责制。

23．建立公证接待受理制度，实行首问负责制、一次性告知制、限时办结制、服务承诺制等便民利民制度，统一受理、统一收费、统一分配业务。

24．建立公证质量管理监督机制，加强对办证各个环节的监管，确保及时发现并纠正质量隐患，并实行严格的质量奖惩制度。

25．建立公证收费及财务、资产管理制度。严格执行公证收费标准和国家有关财政、财务管理规定，规范公证收费减免及法律援助的审批权限和程序，按

规定纳税和上缴公证协会会费，按规定提取社会保障基金、福利基金、事业发展基金、公证赔偿基金等专项基金。

26．建立考核激励机制。公证机构内部分配应当兼顾国家、集体、个人三者利益，将公证人员业务成绩、收费数额、公证质量、服务态度、纪律考勤、社会效益等方面统一纳入岗位目标管理考核奖惩机制，建立健全符合单位体制性质、科学合理的绩效评价体系和分配制度，做到激励有效、激励适度、激励合规。

27．建立公证审批和印章管理制度。公证机构只能刻制和使用唯一印章；更换印章的，应报省司法厅备案；涉外公证机构更换印章的，应经省司法厅报司法部备案后方能启用。

28．建公证专用纸管理制度。按照规定要求，统一使用国内和涉外、涉港澳台公证专用纸。明确公证专用纸管理责任人，做到专人保管、专人使用、专人登记，确保专用纸保管和使用的安全。

29．建立公证档案立卷、归档、查阅、调卷、移交、销毁管理制度，配备专兼职档案管理人员。公证员应当在出具公证书后一个月内完成卷宗的移交归档。公证密卷档案应当单独编制档案目录，单独存放，并采取必要的保密措施。档案室应符合档案管理要求，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫蛀设备。

30．建立公证争议复查、投诉的受理、登记、处理、送达、责任追究制度。