会计档案管理制度

会计档案管理暂行办法

第一章总则

第一条为完善****公司（以下简称“公司”）财务管理体系，加强会计档案的科学管理，保证会计档案调阅、查找的及时、准确，更好地为公司各项工作服务，根据国家财政部、档案局制发的《会计档案管理办法》，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，包括纸质会计档案和相关的存储在磁盘中的会计电算化档案。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证(含收付款凭证、批单、合同、协议、说明、批示、报告会议纪要等)，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产

卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第二章会计档案管理体制

第三条总公司及各级分公司办公室为公司及各分公司的会计档案管理部门。

公司各级档案管理部门同时接受同级财政部门和档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第四条为方便会计部门查找利用，当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由各级财务部门保管一年，期满之后编造清册移交同级档案管理部门保管。对于人员较少、未设档案部门（岗）的机构，由财务部门移交上级机构档案部门保管。

第五条会计档案在财务部门存放期内由财务部门指定专人保管。

第三章会计档案的整理、保管、利用、移交和销毁

第六条每年形成的会计凭证、帐薄、报表等会计档案都应由各级财务部门按照归档要求，负责整理立卷装订成册。编制一式两份的会计档案案卷目录，一份留本部门查找利用，一份交档案部门备案。

财务部门必须经常对硬盘上的会计数据定期备份，每月备份不得少于一次。备份磁盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封，交档案管理部门存档。

第七条会计档案在财务部门存放期内，财务部门兼职会计档案管理人员应负责对保存的会计档案进行妥善保管，并做好会计档案的利用和定期向档案部门进行清理、鉴定、移交工作。

第八条档案部门接受保管的会计档案，原则应当保持原卷册的封装；个别需拆封重新整理的，应会同财务部和经

办人共同拆封整理，以分清责任。

第九条档案部门对接收进库的会计档案必须进行科学管理，要建立会计档案专门保管箱、柜，定期做好会计档案的接收工作。做到妥善保管、存放有序，查找方便。切实防止虫蛀、鼠咬、霉烂，保证会计档案完整无缺。

第十条严格执行安全保密制度。

（一）会计档案内部调阅应办理借阅手续，会计档案一律不准外借，防止丢失和泄密。

（二）司法、税务等有权机关因工作需要，需查阅、外调本公司会计档案时，必须持有公函或介绍信，经公司主管领导批准方可查阅、外调。查阅会计档案时会计档案管理人员应在场陪同，查阅人所需要的证据和有关资料经同意后可以抄录或复制。查阅、外调会计档案的介绍信应妥善保管，并将查阅、外调日期和卷号，查阅、外调目的等有关情况登记在案，由经办人签字以备查考。

第十一条会计档案的保管期限根据其特点分为永久、定期两类。定期保管期限为3 年，5 年、15年和25 年四种。会计档案的保管期从会计年度终了后的次年l 月1 日算起。

第十二条保管期满的会计档案，除本办法第十三条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

（一）由档案部门会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，经所在分公司负责人签字后报总公司档案部门与总公司财务部审批。

（二）公司分管领导在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）销毁会计档案时，应当由总公司档案部门、总公司财务部和总公司审计监察部共同派员监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应

当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司分管领导。

第十三条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。对仍有保存利用价值会计档案可以继续延长保管期限。对不到保管期限的会计档案不能随意缩短保管时间。

第十四条各级机构的档案管理部门应根据总公司制定的会计档案管理办法、结合本单位的实际情况、制定切实可行的会计档案实施细则。

第四章附则

第十五条本办法适用于需要永久、定期保存的各种凭证、帐薄、报表等纸质及相应电算化会计档案。

第十六条会计电算档案中，计算机打印输出的凭证、帐薄、报表，其保存期限与手工方式完全一致。存贮于磁性

介质上的会计资料在未打印成书面资料前要妥善保管。

第十七条本办法由****公司财务部制定并负责解释。

第十八条本办法自下发之日起执行。

附件：《会计档案保管期限》

附件：

****公司会计档案保管期限表

会计档案名称：保管期限一、会计凭证类

原始凭证15 年记帐凭证15 年汇总凭证15 年二、会计帐薄类

日记帐15 年现金和银行存款25 年明细帐15 年总帐〔包括日记总帐〕15 年辅助帐薄15 年报废清理后的固定资产卡片 5 年三、会计报表类

月、季会计报表及文字说明 3 年

年度财务报告（决算报表）及文字说明永久四、其他类

银行余领调节表 5 年银行对帐单 5 年会计移交清册15 年会计档案保管清册永久会计档案销毁清册永久