第三章 工作分析实施

第四节 工作分析的结果形成阶段
这一阶段主要完成的工作有：


与有关人员共同审查和确认工作信息
形成职务说明书
一、与有关人员共同审查和确认工作信息


通过各种方法搜集来的关于工作的信息，必须同 工作的任职者和任职者的上级主管进行审查、核 对和确认，以避免误差。 目的：1）修正初步收集来的信息中的不准确之处， 使工作信息更准确和完善； 2）任职者和任职者的上级主管是工作分析 结果的主要使用者，请他们审查和确认这些信息 有助于他们对工作分析结果的理解和认可，为今 后的使用奠定基础； 3） 有利于任职者和任职者的上级主管发 现对工作的一些不一致的看法，使他们有一次沟 通机会，协调他们的意见，便于今后工作的更好 开展。
一、确定工作分析的目标和侧重点
2) 工作分析的目的决定了收集信息时的侧重点
对于新成立的组织：首要目的：将组织的职能分解
到各个职位，明确各个职位的职责以及组织中的横 向和纵向隶属关系；工作分析的侧重点：各个职位 的工作职责、权限和关联关系。
工作分析的目的是招聘新员工；工作分析的侧重点
一方面是该职位的职责，另一方面是对任职者的要 求。
（3）人力资源管理的各项工作缺乏依据或者基础性 的信息；
二、工作分析信息的收集者
（一）工作分析人员的条件

具有人事管理、心理学的一般知识，对工作分析 的技术与程序比较了解； 掌握观察、面谈、记录等技巧； 具备较强的文字表达能力 有关于被分析的工作的常识； 有较强的责任心、耐心；



有良好的理解力、记忆力和分析能力；
三、实际收集与分析工作信息
收集与分析工作信息的内容

工作环境分析： 包括 1）工作的物理环境：包括环境中的温度、湿 度、照明度、噪音、震动、异味、粉尘、辐射等 以及任职者与这些环境接触的时间； 2） 工作安全环境：包括工作的危险性、可能 发生的事故、事故发生率和发生原因，对身体哪 些部分易造成危害以及危害程度、易患的职业病、 患病率以及危害程度； 3） 社会环境：包括工作地点的生活方便程度、 环境的变化程度、环境的孤独程度，与他人交往 的程度等。
第三章 工作分析的实施
第一节 工作分析实施概述 第二节 工作分析的准备阶段 第三节 工作分析的实施阶段 第四节 工作分析的结果形成阶段 第五节 工作分析的应用与修订阶段
第一节 工作分析实施概述
一、工作分析实施的时机
当一个组织出现以下三大类情况时，就表明非常需 要进行工作分析：
（1）组织的有效运行受到障碍； （2）发生了组织变革或者在组织中引入了新流程或 新技术；
（二）工作分析人员
2. 工作任职者 缺点：① 工作任职者可能不愿意报告其工作的内容； ② 一部分工作任职者可能会带有功利目的， 夸大其工作； ③ 需要对其进行培训 优点：① 能够提供关于工作完整的信息； ② 通常可以利用大量的任职者对同一职位的 工作提供信息； ③ 当需要对大量职位进行工作分析时，利用 工作任职者收集工作信息是最有效率的方法； 条件：① 自愿参与； ② 具有较好的口头交流、阅读和书面表达能力 ③ 在该岗位上工作6个月以上
对工作分析有参考价值的背景资料主要包括：


国家职业分类标准或国际职业分类标准；
有关整个组织的信息（包括组织机构图、工作流
程图、部门职能说明）；

现有的职位说明或有关职位描述的信息
四、确定欲收集的信息以及收集信息的方法
1. 确定要收集的信息 主要考虑以下几个方面：

根据工作分析的目标和侧重点，确定要收集哪些
确定绩效考核的标准：工作分析的侧重点衡量每一
项工作任务的标准，澄清任职者完成每一项工作任 务的时间、数量、质量等方面的标准。
一、确定工作分析的目标和侧重点 另外，还应确定工作分析的职位，当职 位特别多时，应选择其中具有代表性和典型 性的职位 进行分析；对于相似的职位，并不 一定每个职位都进行分析，可能只选取其中 的一部分进行分析。
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
该阶段是整个工作分析过程中的核心阶段，在这
一阶段，主要是按照事先确定的方法，根据既定 的操作程序或计划收集与工作有关的各种信息，
并对信息进行描述、分类、整理、转化和组织，
使之成为书面的文字。
三、实际收集与分析工作信息

收集与分析工作信息的内容 职位名称分析：职位名称标准化、符合人们的理 解，命名准确，不产生歧义 工作内容分析：包括 1）工作任务：明确规定某职位所要完成的工 作活动或任务，完成工作的程序和方法，以及所 需要使用的设备及材料； 2）工作责任与权限：以定量的方式确定工作 的责任与权限，例如，财务审批的金额，准假的 天数等； 3） 工作关系：了解和明确工作中的关联和协 作关系； 4） 工作量：确定工作的标准活动量，规定劳 动定额、绩效标准、工作循环周期等。

人力资源管理部经理
专业咨询顾问 主要部门的经理
五、组织及人员方面的准备
2. 获取高层管理者的支持
3.直线管理者的配合
在工作分析中起到承上启下的作用，他们是否 能够积极配合并支持下属员工完成好工作分析相关 的工作将是工作分析成功与否的一个关键因素。
第三节 工作分析的实施阶段
在工作分析实施阶段，需要做的几项工作是：
有获得他人信赖与合作的能力。
（二）工作分析人员 1. 工作分析专家
来源：组织内部人力资源部门或业务流程研究部门
组织外部的专业机构 特点：经过专门的训练，能够系统地收集和分析工作 信息 聘请外部专家进行工作分析的优缺点 优点： 节省费用开支； 分析更客观、可信； 经验丰富； 缺点： 花费的时间和费用增加； 工作信息的收集可能会受到影响
证明。
三、工作分析信息的来源

书面资料
任职者的报告：①访谈 ；②工作日志和记录
同事的报告： 直接的观察
四、工作分析的基本流程
准备阶段 实施阶段 结果形成阶段 应用修 订阶段
第二节 工作分析的准备阶段
在工作分析准备阶段，主要解决的以下几个方 面的问题：

确定工作分析的目标和侧重点


（二）工作分析人员 3. 工作任职者的上级主管 上级主管监控任职者从事工作，他们有机会观 察任职者的工作，能够提供比较客观的工作信息。
任职者的上级主管倾向于从任职者应该怎样做的
角度去描述任职者的工作，而不是从任职者实际怎样
做的角度去描述任职者的工作。
通常任职者的上级主管并不作为主要的信息收集 者，而是被用来对已经收集到的工作信息进行检查和
制定总体的实施方案
收集和分析有关的背景资料 确定欲收集的信息及收集信息的方法 组织及人员方面的准备
一、确定工作分析的目标和侧重点
1）首先明确工作分析的目的
即工作分析主要解决什么问题，获取工作信 息用途是什么？工作分析的目标直接决定了工作 分析的侧重点，决定在进行工作分析的过程中需 要获取那些信息以及用什么方法来获得这些信息。
1. 成立进行工作分析的专门组织 成立专门的工作分析组织，并明确组织中成员 各自的职责，从而保证分工明确并能很好的协调， 保障工作的效率和质量。一般情况下，工作分析小 组所包括的人员及其相应职责如下表所示。
成员 公司的高层管理者

职责 战略指导 总体领导 动员和鼓励参与 扫除工作分析实施中的障碍 实施方案的具体落实 获取高层管理者和部门经理的支持和配合 协调与沟通 设计相关工具并实施培训 提供技术支持 动员本部门人员的参与和配合 提供工作有关的信息及反馈意见

二、形成职务说明书

注意事项： 5）如果需要，重复2）~4)；
6）形成最终“职务描述书”与“职务说明 书” ； 7）将“职务描述书”与“职务说明书” 应 用于实际工作中，并注意收集应用后的反馈信息， 不断完善“职务描述书”与“职务说明书” ； 8）对工作分析本身进行总结评估：注意将 “职务描述书”与“职务说明书” 归档保存，为 今后的巩固赞哦分析提供经验和信息基础。

与参与工作分析的有关人员进行沟通 制定具体的实施操作计划

实际收集和分析工作信息
一、与有关人员进行沟通
目的 1）向有关人员解释工作分析的目的和意义，消除内 容顾虑和压力，争取他们的支持与合作； 2） 让参加工作分析的人了解工作分析大致需进行 多长时间，大概的时间进度如何。使他们心中有 数，便于事先做好安排，留出足够的时间来配合 工作分析工作； 3）让参加工作分析的有关人员初步了解工作分析中 可能会用到的方法，以及在各种方法中 他们需要 如何进行配合，如何提供信息，从而提高工作信 息搜集的效率。
二、形成职务说明书

职位说明书：是对工作目的、职责、任务、权限、 任职者基本条件等条件的书面描述。
注意事项：1）根据工作分析规范和经过分析处理 的信息草拟“职务描述书”与“职务说明书” ； 2) 将草拟的“职务描述书”与“职务说明书” 与实际工作对比； 3）根据对比的结果决定是否需要进行再次调 查研究； 4）修正“职务描述书”与“职务说明书” ；
三、实际收集与分析工作信息
收集与分析工作信息的内容

工作任职者的必备条件分析： 包括 1）必备的知识；包括最低学历要求，有关理论和 技术的最低要求，对有关政策、法规了解的程度等； 2）必备的经验：包括过去从事同类工作的时间和 成绩，接受专门训练程度，完成有关活动的实际能力 等； 3）必备的身体素质：工作任职者应具备的行走、 跑步、攀登、站立、弯腰、手脚协调等； 4）必要的操作能力：从事该项职务所需的注意力、 判断力、记忆力、组织能力等； 5） 必备的个性能力：工作任职者应具备的耐心、 细心、诚实、主动性、责任感、情绪稳定性等。

二、制定具体的实施操作计划

在实施的操作计划中，应该列出具体的、精确的 时间表，具体到在每一个时间段，每一个人的具 体职责和任务是什么。对于接受访谈或调研的人，
应事先拟定好时间表，以便其安排手头的工作或
事物。

在实施过程中，可能会有一定的调整，一旦计划 发生变化，应及时通知相关的人员。
三、实际收集与分析工作信息
第五节 工作分析的应用与修订阶段
这一阶段涉及的工作主要有：


职务说明书的培训与使用
职务说明书使用后的反馈与调整
一、职务说明书的培训与使用 培训的目的主要有：

让使用者了解职务说明书的意义与内容，了解职 务说明书中各个部分的含义；
让使用者了解如何在工作中运用职务说明书。例 如如何在招聘员工中使用职务说明说，如何根据 职务说明书与下属员工确定工作目的和标准，如 何根据职务说明书考核员工并提出对员工培训的 需求等。

二、职务说明书使用后的反馈与调整
这一活动应该贯穿于组织的经营与管理活动 之中。随着组织和经营环境的变化，一些原有的 工作任务会消失，一些新的工作任务会产生，现
有许多职位的性质、内涵和外延都会发生变化。
因此，应经常对职务说明书的内容进行调整和修 订。另外，职务说明说是否适应实际工作的需要， 也需要在使用的过程中得到反馈。
信息；

根据对现有资料的研究，找出一些需重点调研的
信息或需进一步澄清的信息； 按照6W1H的内容进行考虑，看看在每一方面需 要收集的信息。

四、确定欲收集的信息以及收集信息的方法
2. 选择收集信息的方法
主要考虑以下几个方面：


工作分析要达到的目的；
所分析职位的不同特点；

实际条件的限制。
五、组织及人员方面的准备
二、制定总体的实施方案
工作分析的总体实施方案通常需要包含以下方 面的内容：

工作分析的目的和意义 工作分析所需收集的信息内容


工作分析所提供的结果
工作分析项目的组织形式与实施者
工作分析实施的过程或步骤
工作分析实施的时间和活动安排 所需的背景资料和配合工作
三、收集和分析有关的背景资料