档案管理教程课件PPT

类目代号
类目名称
01
干部档案
02
工人档案
03
离退休职工档案
04
死亡档案
01
照片
02
底片
03
录音带
04
录像带
01
奖状
02
锦旗
03
奖杯
04
证书
05
其它
6
一级类目
二级类目
类目代号 类目名称 类目代号 类目名称
01
文本
02 13 电子档案 03
04
图片 视频 音频
7
四、开展档案业务工作 （一）、档案收集
4
一般企业档案分类示意图
一级类目
二级类目
类目代号
类目名称
类目代号
来自百度文库
类目名称
01
党群工作
02
行政管理
03
经营管理
04
生产技术管理
05
产品
06
科学技术研究
07
基本建设
08
设备仪器
01
02
会计档案
03
09
04
凭证 账簿 报表 其它
5
一级类目
类目代号
类目名称
10
干部职工档案
11
声像档案
12
荣誉实物
二级类目
档案工作的基本原则： 根据《中华人民共和国 档案法》第一章第五条规定：“档案工作实行统一领 导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于 社会各方面的利用。”
2
企业档案：是指企业在生产、经营、管 理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有 保存和利用价值的各种形式的历史记录。
档案载体包括纸张、胶片、磁带、光盘 等。
① 严格按照本单位归档制度的有关规定进行收 集。
② 建立相关制度，加强对零散文件的收集。 在实际工作中，可以采取下列做法： 一是将文件材料的形成积累工作纳入有关部门和人员 的岗位职责，并与经济责任制挂钩，确保各部门形成的文 件，尤其是未经收发文登记的文件能够齐全、完整地收集。 二是对于外出学习（包括出国学习）或开会的人员，应 规定只有将带回的文件向档案人员移交后，才能到财务部门 办理报销手续。 三是对于工作变动的人员，应规定只有将手中保管的文 件向有关人员移交后，才能到人事部门办理调动手续。
企业各种门类各种载体的档案主要分 为：党群工作、行政管理、经营管理、生产技 术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设 备仪器、会计档案、干部职工档案、声像档 案、荣誉实物档案、电子档案等13个门类。
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企业开展档案工作需从四个方面入手： 一、组织建设。 二、制度建设。 三、基础设施建设。 四、业务建设。（包括档案的收集、整理、 鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等8个 环节）
1、收集的定义 档案的收集就是档案室按照有关规定，通过例 行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机 关、部门、个人手中和散失在其他地方的档案，有 组织、有计划地集中保存的工作。 企业档案的收集工作分两部分： 第一部分是管理性档案的收集。 第二部分是科技档案的收集。
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2、收集工作的要求 （1）、管理类档案收集工作的要求
① 归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期 保管的质量要求。
② 归档的文件材料应当精炼准确，并能反映企 业的业务活动。
③ 要加强收集工作的调查。 （2）、科技档案收集工作的要求
① 要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。 ② 要遵循科技档案的自然形成规律。 ③ 要保证科技档案的完整、准确。
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3、收集工作的方法 （1）、管理性档案的收集方法
企业档案管理 业务讲座
1
档案：《中华人民共和国档案法》将档案定义表 述为：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个 人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教 等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文 字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案工作的基本内容：档案工作的基本内容包括 档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、检 索、编研等8个环节。
干部人事档案由主管人事的人员按照 《企业职工档案管理工作规定》的要求随时 收集、整理、归档。
企业荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等 荣誉实物档案应由档案人员随时收集，随时 归档。
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电子档案的收集有许多具体的要求比如：文字 处理技术形成的电子文件；扫描仪设备形成的电子 文件；计算机辅助设计形成的图形电子文件；视 频、音频、多媒体设备形成的电子文件；通用软件 形成的电子文件等等在收集时都有关于技术环境、 相关软件、数据类型、格式、被操作数据、检测数 据等的技术要求。只有在充分考虑了电子文件的这 些技术因素后电子档案才能实行逻辑归档和物理归 档。
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这4种方法概况起来就是3点： 第一、档案实行集中管理。 第二、制定并落实各种管理制度、人员 岗位责任制及档案归档制度、档案保管期限 表。 第三、制定并落实“三纳入”、“四参 加”、 “四同步”制度。 （3）、会计档案、干部人事档案、荣誉 实物档案、电子档案的收集
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会计档案应由会计人员在会计年度终了 后按照《会计档案管理办法》的规定收集、 整理、归档。
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③ 明确具体人员职责，保证归档文件 齐全完整。
（2）、科技档案的收集方法 ① 按照归档制度的规定接收科技文件归
档。 ② 纳入计划管理，实行多种方式结合的
收集。
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企业可以实行多种方式相结合来收集 档案。
1）、正常收集和现场收集相结合。 2）、随时收集和集中收集相结合。 3）、对内收集和对外收集相结合。 ③ 确定和疏通科技档案收集渠道，定 向、定内容收集。 ④ 抓住的重要环节和关键的阶段进行 收集。
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企业档案一般设置党群工作、行政管理、经营 管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本 建设、设备仪器、会计、干部职工、声像、荣誉实 物和电子档案等13个一级类目（可根据实际情况合 并），每个一级类目下设若干二级类目，二级类目 以下的类目可根据企业实际情况增减。
2、制定企业档案保管限期表 企业档案保管期限一般分为永久、长期、短期 三种。 永久是指反映企业主要职能活动和基本历史面 貌的，对企业、国家建设和科学研究有长远利用价 值的档案。
具体的方法在后半年国家档案局出台了新的 《电子档案管理办法》后我们再参照执行。）
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（二）、档案整理 档案整理就是按文件材料在来源、内容、形式等
方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排 列、编目的工作。
1、档案分类 档案分类就是要制定分类方案即分类大纲。 分类大纲：是指用文字或图表的形式表示某一 单位内档案分类体系的一种指导性文件，它是进行档 案分类、整理和排架工作的依据，是档案分类工作的 一项重要内容，也是业务建设的一项重要工作。