管理者应具备的专业知识

三. 團隊的領導者
找對的人上車,勸退不適任的人,將所帶領的團隊 塑造成一個驍勇善戰使命必達的戰鬥團隊
四. 資源的執行者
節省不必要的浪費 不允許濫用公司的資源,公器私用 公司機密資訊的保密
知道您對員工有多重要嗎?
一位員工可能因為這家公司有優越的福利 制度及尊重員工的名聲而進入,但是後來這 位員工與其頂頭上司的關係,也是決定他會 留在這家公司多久,以及他在該公司服務時 能夠發揮的生產力有多大。 從員工的觀點看來---管理者的重要性甚高
知己知彼
助人助己
☆別人認為你 好高騖遠 自以為是 拘泥小節 反覆無常 無聊輕浮 處處干涉 有失職守
☆你自以為 信心十足 坦率直爽 巨細靡遺 隨機應變 風趣幽默 關懷備至 寬宏大量
知己知彼 助人助己
您真正了解員工的需求或動機嗎?
需要 信念 ◆別人的嘉許會 需求 稱讚好的績效 被別人需要及倚重 要成為頂尖高手 整潔的辦公室 行為
達成任務分派的七步驟
任務分派
摘要討論過的主要論點決策或行動方案
澄清與闡釋
請求提出澄清或提供實例在他人的想法上再延伸,根據您的解釋想法
測試是否達到共識
詢問有沒有人反對使用腦力激盪法來找出解決問題的可能方案
評估
詢問我们是否達成預期目標 評估團隊是否有效地運用程序
維繫人際和諧的七步驟
設定標準
幫助團隊建立自己的遊戲規則 提醒隊員當他忘記或忽略了自己建立的遊戲規則
Training Program of Manager
Vanson
對基層主管的期許
公司基層主管都是未來的接班團隊 適當授權給部屬,自己掌握整個團隊的大方向,目標與 解決團隊的困難,並激起部屬的熱情,以身作則,帶領不 同團隊達成目標 開放心胸,凡事以公司利益為最高考量,獎勵知識/資源 , , / 的共享與人員的輪調 經常走動管理到,線上/現場時際感受 培養同理心 定期與部屬溝通公事與非公事皆可,讓自己成為部屬 最好的諮詢者
Leabharlann Baidu
溝通協調的技巧
使用友善關心的字眼 --採用敵對防禦的字眼感覺像把擔子丟給別人 --採用友善關心的字眼別人感覺我们在負起擔子 例如： ㄨ你究竟搞懂了沒？ ˇ我解釋的還清楚嗎？ ㄨ你到底在說什麼？ ˇ我可否請妳再解釋一次？ ㄨ你怎麼做的這樣差？ˇ如果…你想會不會好一 些呢？
溝通協調的技巧
積極而非侵略的傳達訊息
溝通協調的技巧
發問〔目的及問法〕 為何要問問題? --不懂,確定懂不懂,挖掘,整理邏輯,呈現 層次,激發新意 問題的問法可以怎樣分類？ --開放式,封閉式,窮追捨式,漏斗式,限阱 式(引導,批評）
溝通協調的技巧
問題澄清---詢問 ☆ 開放式詢問
你說最近你的工作 表現不好,你認為是 什麼原因呢?
☆ 封閉式詢問
授權--- 一種思維轉換
藉由他人完成
表現 ＆ 績效
靠自己達成
Low management level high
五種層次的授權 自行處理,定期回報(全權作主) 自行處理,立即回報(在可容許範圍內全權作主) 提出建議,主管批准 主動詢問 坐以待命
主管＝超級員工?
過度開發的技術技巧和低度開 發的管理 太常自己跳到水裡去抓魚 沒有培養員工執行任務 沒有回饋和教導 對自己的專業太過自信不聽他 人 管理得很細所有細節都知道得 很清楚 太容忍不理想的績效表現或問 題拖延太久 避免管理責任政策或員工的問 題 喜歡”鎂光燈”忘了分享成功 和榮耀 靠自我達成 設定方向 和員工溝通清處 組織並支持團隊 招募訓練和勸退人員 做一個好的傾聽者和觀察員 回饋和教導其他成員 做一個啦啦隊長 以尊重和同理心對待他人 藉由他人達成
讓主管確信你是:可靠的、可信的、支援他的 ~~以公司及大夥的整體利益為優先考量 以公司及大夥的整體利益為優先考量
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 主管交下的任務,你會儘力去達成它,而不半途而廢 不拿自己能解決的事去煩他 不讓他因狀況不清而受窘 你是第一個隨時告訴他狀況的人 不要浪費時間找藉口及推卸責任, 不要浪費時間找藉口及推卸責任,要多提出解決之道 向主管徵求意見,但不要期望他幫你解決問題 , 永遠要在壞消息及狀況中,找出一些正面及樂觀的地方 要誠實,開放,有錯就承認 有錯就承認,不要誤導他,造成永不信任你 有錯就承認 承認犯錯,表明學到教訓和方法 表明學到教訓和方法,並確保不再犯 承認犯錯 表明學到教訓和方法 並確保不再犯 引導主管共同規劃未來,不再埋怨過去 在老闆期望與部屬需求間取得良好的平衡 假如你確信錯是出在主管身上,你會怎麼做？
你說最近你的工作 表現不好,是不是你不 喜歡你的工作?
溝通協調的技巧 有效的陳述
1. 2. 3. 4. 5. 有效的陳述/回饋 敘述事實而非評斷 ”明確的”,”不竉統”,”非以偏蓋全的” 善意的 負責的 正面而有建設性的
溝通協調的技巧
評斷與敘述之比較
(1)評斷：小王一直在生我的氣 敘述：今天我跟小王說兩次話他都轉頭就走 (2)評斷:老張菸抽得很兇 敘述:老張一天抽兩包菸 (3)評斷:他是個了不起的Sales 敘述:他連續三年業績達成率超過200% (4)評斷:小李為人很小氣又沒禮冒 敘述：我才欠小李一萬塊,每次見面都不忘要債
－受到稱讚的行為會成為員工全力 追求的目標 －員工即使抱病仍然從公 －員工努力追求某領域的最高榮譽 －當主管對整潔的辦公室有好評時,員工展 露笑容
自尊心
提高自我價值
◆好的能力會
提高自尊
人有共同的需求,也有獨特的需要。個人對事情的”信念 信念” 信念 ,往往就決定其需要,換言之,人因為認為事情應該如何才 是對的而產生了需要,所以,價值觀和習慣會深深地影響一 個人的行為, 同樣的組織行為決定公司的未來。
激勵的原則（三）：達成目標,評價 成果
上司誠心切磋
以
共同評定
取代 考核
員工自我評價
主管的片面考核,常導致員工的疏遠和不信任 要把考核帶到切磋的境界,作好則褒揚,作不好則互相反省共鳴,檢討是 以發掘潛能,活用專長,培養新能力為目的 由部屬先行自我評價,再由主管做最後評價,要確認事實,互讚成功互,相 反省,互勉未來 稱讚要比斥責有效,主管要把成績歸於部屬 不要只消除員工的不滿意,更要培養期望的滿意 不要只重視物質的獎勵,更需要精神的獎勵
激勵的原則（一）：目標設定過程
以
上司表達期望
合作
取代 命令
員工積極參與
主管就企業受環境影響的情況,向員工表達目標的方向和深 度,但不逐點指示 鼓勵引導員工參與目標的設定,參與能引發幹勁,創意,負責 注意員工目標和組織目標的平衡,要考慮員工的動機和滿足 主管要排除權力意識作祟,將權力意識和權力行使分開,以 尊重代替蔑視
管理者的重要信念與修為
接受挑戰,以主動積極的態度去解決問題,突 破困境並勇於負責 尊重並信任部屬 沒有抱怨 沒有藉口 沒有意外 沒有抱怨,沒有藉口 沒有藉口,沒有意外 誠信與正直 (TSMC 與MC的差異造就不今日的種種 的差異造就不今日的種種) 的差異造就不今日的種種 獎勵自己,讓自己有充足的動力與活力 持續學習與保持自省的習慣
提出回饋意見
使用以”我”開頭明確且不具威脅性的話來描述 說明該行為的影響 給予澄清解釋的機會 感謝其合作並導引回正軌 以正向回饋給予認可有效率的行為
接收回饋意見
主動的傾聽意見不要急於回應或評估該意見 將心比心以他人的立場來看事情 確認團隊的意見與您的意圖是一致的
管理您的主管
和主管維持良好關係對工作效能大有助益 主管也是人！他的智慧和成熟度未必高過 部屬 發展與主管之間的良好但對公司有益 但對公司有益互動 但對公司有益 是工作的一部份！ 找出符合雙方需求及各自風格的平衡點,必 需投資一些時間與精力
What?
狀況,問題,目標是什麼？有何限制？可能障礙為何？事先應 給予什麼資訊？
Why? 為何？時間性？重要性？共識形成？行動任務明確？ Who? 誰是關係人?誰是決策者?誰有資訊?誰有資源?誰需執行?需
事前溝通嗎?可由他人替代嗎?誰能協助?
Where?
嗎?
合適的場地?設備需求?對參與者出席方便嗎?有特殊目的
沒有互信基礎 阻礙雙方倾聽的情境 引起先入為主的反應
打開部屬的心
尊重不同的想法和個性並能彼此信任 具有存在的功能價值 能自我察覺,自我反省 多用”我们”代替”你”或”我” 引用同仁的觀點再加以延伸以激勵參與及 成長 功勞歸歸同仁, 功勞歸歸同仁,責任主任擔 當”充電器”而非”耗電器”
溝通協調前之準備-5W2H
溝通協調的技巧
1. 2. 3. 4. 非口語的溝通 傾聽及眼神接觸 面部表情及點頭動作 聲調 距離及姿態
達成任務分派的七步驟
帶頭開始
定義工作目標及內容 建議進行工作的程序或方法 提供一個會議的架構
尋求資訊及意見
尋求更多的事實 收集資料 尋求各人的意見想法與建議
提出資訊及意見
提供事實與資料 提出其他相關的意見想法與建議 貢獻與分享您的意見
什麼是管理
Gets thing done through others to a high standards The output of a manager is a result achieved by a group either under his supervision or under his influence 在明確目標下以增進具有進取心與創造 力的環境下讓個人發揮最大的自由行動力 完成使命
基層主管的任務
未 來
組織願景
改造,再造,創新
暢通人事 培育部屬 協調綜效
現 在
企業目標 職責,績效
人際關係
互信,互賴
事
人
基層主管的核心角色
一. 中介者＿承上啟下(不要成為應聲蟲與傳聲筒）
準確傳達資訊,讓同仁共享,凝具共識 以身作則,並要求同仁遵循規範
二. 企業文化的實踐者,熱情的散播者
最前線的指揮官＿紀律執行力和戰鬥力的時現
多用以”我”開頭的句子表示負責 例如：我認為…我的想法是…我寧願…. ˇ我認為應該考率改變這個程序 ㄨ大家都覺得這個程序有問題 區別事實與意見 ˇ這種方式我的經驗用起來很順手 ㄨ聰明人都嘛會用這種方式 提出對事不對人的建設批評 ˇ老王你的年度計劃報告沒在上星期準時交出來 ㄨ老王你老是不遵手規定做事總是拖拖拉拉
When?日期,時間,長短,彈性?對與會者是否方便?通知及確認時間? How?如何安排議程?如何達成目標和任務?如何維繫及增進參與者
的關係?如何控制時間?如何確定結論及執行成效?
How much?
預算有多少?時限有多少?該達到何種程度的目標? 資源如何最佳化？
溝通協調的技巧
聆聽
（同理心/積極回應） 同理心/積極回應）
領導是什麼？
Leader V.S. Manager Leader 管理領先指標 Manager 管理落後指標 管理行為 計劃與預算規劃 組織與聘僱 控制與解決問題 領導行為 建構目的及願景 聯結員工與任務 激勵與鼓舞
溝通是什麼?
溝通是將自己的感情,想法,意見和感受轉 換為語言或非語言行為的過程,這個行為傳 達了一些訓息給他人,當雙方獲得互相的了 解,那就是成功的溝通 溝通協調障礙
維持秩序
詢問每個人之意見與看法 對非語言之想參與信號要有相當敏銳度 當有人壟斷討論時,請其他人能參予討論
積極倾聽
在適當間隔複述訊息的隱義 利用非言語的點頭,臉部表情…等表達了解或不清楚對方的話
鼓勵參予
對有貢獻的團員給予認可 對團隊指出團隊的成就
維繫人際和諧的七步驟
創造和諧
詢問大家可共同同意的事項 清處說明不同觀點中之共通因素 詢問要如何方能得到大家或某團員的支持
陳述/ 陳述/回饋
(敘述性/明確性/及時的 敘述性/明確性/ 負責的) /負責的)
發問
(目的及問法) 目的及問法)
溝通協調的技巧
聆聽〔挑戰〕 --想得比聽得快,預設立場,對人心存偏見 聆聽〔好習慣〕 --善用”spare time -spare time”專注於了解對方 --讓氣氛和環境是可以溝通流暢的 --主動聆聽,用同理心,積極回應 --表達對說話者及其訊息的興趣
激勵的原則（二）：目標執行過程
上司表現支持
以
協助
取代
員工自我控制
控制
以信任、協助、鼓勵等支持的態度取代控制 以民主領導方式代替專制領導或放任領導 授權是相互信賴的表徵也是培養員工能力的方式,但也要注意由於能力 或性格的關係,授權未必受其歡迎 授權須冒風險,所以主管要作追蹤考核,以確保員工切實行使所授之權 情報共有化,把主管控制員工的看法,改為共同接收情報,一起檢討,控制 在不侵犯到對方的自由裁決下提出問題,引發反思考的刺激,在交互盤 問應達下,培養出活絡的工作氣氛