公司公文管理规定(暂行)

**********有限公司

公文管理规定（暂行）

为了规范公司公文行文、程序及版式，使公文既统一、美观，又大方、得体，很好的体现**企业文化，彰显企业形象。根据集团相关文件规定，结合实际制订本规定：

一、适用范围：

本规定适用于**********有限公司与******总公司之间、集团公司***之间、其他外单位之间及公司内部各部门（项目部）、科室之间各类公文的起草、审核、传递、存档等管理。

二、公文的类别：

（一）按级别可将公文可分为：

1、一级公文

以公司名义起草、下发或上报的各类文件、会议纪要、函、通报、通知、报告、报表等，用以规范或代表全公司或跨多个部门利益行为的公文。

2、二级公文

以部门名义起草、下发或上报的各类文件、会议纪要、函、通报、通知、报告、报表等，仅用以规范或代表某一个单一部门或某一特定范围利益行为的公文。

（二）按类别可将公文可分为：

1、函类（会知函或工作联系函）

适用于不相隶属部门之间互相商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。其中会知函常用于*****与涉外公司之间商洽及答复问题所用，工作联系函常用于*****与集团各委员会、****各部门、*****内部各部门之间询问、协调及答复问题所用。

2、文件制度类

（1）公司正式文件执行“**********有限公司”唯一红字格式。文件字号为“***（×××年）××号”签发人为总经理。职能部门需要面向全公司或某一方面行文时，由各职能部门起草文件初稿，经分管班子成员审核后，报总经理审定签发，以“**********有限公司文件”行文。不经签发人签字一律不得下发、发放。

注：因工作需要，公司涉外与政府、行政事业单位之间的行文也执行

××号”签发人为总经理，不经签发人或授权专人签字一律不得对外传递、报送。

（2）部门或车间对内部人员的管理条例、细则，经部门或车间负责人签字后下发执行。

3、会议纪要类

以“***（×××年）第×期”下发的公司纪要，仅限班子会议、月度生产经营总结会、总经理主持召开各类专题会议、主管班子成员主持召开的跨系统专题会议，不包括单个部门内部的部门会议。主管班子成员主持召开本系统的会议纪要以“**系统（×××年）第×期”形式下发。所有会议纪要必须要经会议主持人员（总经理或主管班子成员）签发后才能行文，同时必须报综合管理部统一编号下发。

4、通报、通知类

（1）各部门为了表彰先进，批评错误，传达重要情况和上级有关重要精神，公布阶段性工作进展情况等，都可以起草“通报”、“简报”，但必须有主管班子成员签发。若通报、简报有奖励内容的，经主管班子成员签批同意后仍须报总经理签批同意后，报综合管理部统一编号下发。

（2）由总经理或主管班子成员安排的紧急工作，虽涉及面较小，但仍需各相关单位配合、执行时，或者各职能部门开展的涉及整个公司范围的工作时，均可以公司名义发文，由起草单位起草，经主管班子成员或总经理签字同意后，报综合管理部统一编号下发。

5、报告申请类

申请、报告或请示上级领导或职能部门帮助、协调解决困难或批准事项的公文，原则上属于某个部门需要协调或管辖范围内的问题就署名该部门，但申请、报告或请示事项涉及整个公司，则可以以*****公司名义行文，逐级签批，但此类公文不以文件形式办理。

6、合同报表类

此类公文字体统一为宋体字，字号不做硬性要求，但必须严格按照商务合同或相关报表格式统一行文，但必须确保整体美观、大方、得体。

7、其他类等

参照公文通用格式要求行文。

三、公文的要求

1、发放形式及范围

（1）*****公司文件、会议纪要、系统纪要、内容涉及人事、处罚、考核、决定、奖励的通报，以纸质和OA形式发送至*****总经理、*****班子成员、各部门（项目部）、科室（车间），必要时以OA形式发送至董事长、副董事长和相关委员会。下发后在公示栏内公示一周（如情况特殊按要求时间公示）。

（2）属正常工作安排的系统纪要，仅以OA形式发至相关单位。

（3）非公司文件字头的通知类公文，根据涉及内容情况，确定用纸质或OA 形式发放。

（4）申请、汇报、报告类公文，根据内容要求送至相关单位。

备注：以上公文中的文件、纪要、通报在公文的下面注明主题词和发送范围：

主题词要求：突出体现公文核心的词语。如：《劳动纪律管理规定》文件的主题词就可以写为“纪律”、“规定”。

发送范围包含：“报送、抄报和发至”，报送是指：发文单位的上级主管部门、领导；抄报是指：发文单位的平级部门、相关领导；发至是指公文涉及的主要规范或要求的部门。

如：报送：*****领导班子成员

抄报：******领导班子成员

发至：各单位、各车间、各科室

2、拟稿、审核及编发

（1）坚持“谁管理、谁负责”的原则，即根据公司各单位职责分工，哪项业务由哪个单位管理，该公文就由哪个单位负责起草。

（2）文件的起草、审批、下发流程：

授权人授权起草人起草文件，文件起草人据此进行深入调研，在获得足够信息后开始起草文件，在文件初稿起草完毕后报授权人审核，授权人审核同意后，开始公开征求相关部门意见，相关部门根据各自情况反馈意见，起草部门的起草人根据反馈意见进行修改、完善，修改完善后再次报授权人审核，审核通过后报制度管理部门对格式、语法结构、文字进行审核、把关，通过后报主管班子成员审核，经主管班子成员审核通报后报总经理审批，审批通过后根据

意见修改、完善，修改完毕后由制度管理部门盖章、编发。

（3）涉及专业性强、技术含量高的公文由拟发单位对公文的总体质量把关负责。制度管理部门仅对公文的格式、语法结构等常识性文字把关。

（4）凡需以公司名义上报的各种公文，拟稿单位在送总经理之前，先经把关、初审，符合要求的再报总经理审批、盖章、上报等。

3、公文档案管理

（1）以*****公司各类一级公文由综合管理部存档，存档时注意所有公文须留存最终电子档永久保存，同时定期做好备份和保密工作，如文件制度类、会议纪要类、请示报告类、其他特殊签批事项类等公文必须留存纸质最终版（签字）。每年出台的文件制度，由综合管理部制度管理科室在次年的元月31日前汇编成册并发至公司领导及各部门负责人。各单位根据管理需要，每年将自主制（修）订出台的各项规章制度，由本单位在次年元月31日前汇编成册，便于对照和查询。

（2）所有*****以公司名义或内部各部门之间传递纸质公文时必须实行“签收登记制度”，也即公文发放部门在发放时必须同时携带《公文发放、签收登记本》见附件一，接收部门在接到本文件时必须进行登记。

（3）必须加强档案的保密工作。档案室、资料室属于保密区域，非*****（或**集团）正式员工一律禁止进入；公司内部员工需要进入档案室、资料室查阅资料的必须有档案管理人员陪同，并经部门负责人及以上人员签字方可允许进入，且档案室管理人员必须有《档案资料借、查阅登记记录本》；需要借阅档案室、资料室资料时，必须经主管班子成员及以上人员签字同意方可借阅，但借阅人必须登记且不得带离公司范围之外，若因工作需要必须带离公司范围之外则必须经总经理签字同意，否则一律按泄密行为处理。

四、相关要求及考核

1、公文起草时应简洁明了、浅显易懂，严谨具体、操作性强，系统实用、便