跟单管理程序

1 目的

落实以客户为中心的原则,对客户有关的过程实施系统管理,确保公司产品质量要求与客

户的需求和期望一致,确保有能力满足客户的各项要求,以赢得客户满意。

2 范围

适用于所有与外部沟通,包括产品信息、问询、合同和订单的处理,产品出货及售后服务、

客户满意度、客户投诉、投诉问题的分析与改善方面的一系列过程。

3 权责

产品成本分析、报价、售后服务与客诉处理-----业务部

产品质量与出货检验-----品管课

样品制作-----样品组

4定义

(无)

5 作业内容：

5.1(1)客户要求

5.1.1收到客户要求报价的传真或E-mail或实物样品.

5.2(2)确认

5.2.1电话或E-mail回复客户收到相头资粒;

5.2.2整理相关资料呈主管批准;

5.2.3如本故不能生产的产品,则回复客户放弃;

5.2.4如能生产,则将相关资料交成本核算人员核算;

5.2.5如核算人员有任何不清楚之处,可自行向业务咨询清楚;

5.2.6核算人员将<<成本分析表>>交主管审核,特殊物料之询价表需附在初做成本分析表的后面;

5.2.7业务部审核后的<<成本分析表>>做出<<报价单>>;

5.2.8<<报价单>>经总经理核准后,传真或E-mail给客户;

5.2.9如果客户收到<<报价单>>之后,发现有问题, 需重新审核成本表,针对客户提出的问题进行修改<<报价单>>;

5.2.10<<报价单>>经主管核准后, 重新传真或E-mail给客户.

5.3(3)样品制作

5.3.1将客户最后确认的资料提供给样品组,由样品组负责制作;

5.3.2如有新资料,则业务须及时提供给样品组.

5.4(4)确认

5.4.1将客户的要求日期写在样品通知单上,请样品组回复;

5.4.2将样品完成日期用电话或传真及E-mail方式告诉客户;

5.4.3业务依确认的完成日期追踪样品进度;

5.4.4样品自身完成当天,样品组需将部件尺寸表、配件尺寸表及包装资料提供给成本核算人员;

5.4.5样品完成后,成本核算人员依实际样品做出<,成本分析表>>;

5.4.6如样品的成本与之前的报价相差较大,则调整报价并做出<<报价单>>;

5.4.7如此款样品之前没有报价,则依<<成本分析表>>,作<<报价单>.经审核后给客户.

5.5(5)订单处理

5.5.1接到客户的订单;

5.5.2审核订单的内容(产品尺寸/数量/主要配件的材质/单价/交期);

5.5.3如订单内容有问题,则将其传真给客户,请其修改订单;

5.5.4将正确订单与<<成本分析表>>一起呈副总审核;

5.5.5出货期以客户的为主。

5.5.6跟单业务在订单确认后的三天内做出<<生产通知单>.,并呈副总审核;

5.5.7将<<生产通知单>>发给各部门;

5.5.8将订单复印给船务、品管、资材及生产各部门;

5.5.9业务部将新订单加入到<<订单出货明细表>>;

5.5.10工程师客户特别要求,由跟单业务整理一张明细,交相关生产部门和品管课.

5.6(6)采购

5.6.1将打样时的<<成本分析表>>提供给业务部,以确保采购部分成本不超过预估成本;

5.6.2跟单业务追踪客户提供特殊物料图纸或原样,再提供给采购;

5.6.3彩盒、彩标、标签、纸箱的唛头及印刷要求由跟单业务提供给采购;

5.6.4由样品组处理打样并确认,若有疑问则由业务联络客人做确认;

5.6.5其它物料采购由业务部依<,采购管理程序>>处理.

5.7(7)生产

5.7.1生产部依<<生产管理等程序>>生产;

5.7.2跟单业务跟踪生产进度,了解生产状况;

5.7.3如生产部门在很赶货情况下无法按期完成,则生产部告知业务再次确定完成日期;

5.7.4跟单业务将最后确定的完成日期,书面联络函通知给客户;

5.7.5由跟单业务与客户协调出货日期,通知生产部;

5.7.6最生协调的出货日期则生产部必须全力配合,不得有任何变更.

5.8(8)品管

5.8.1生产制程中品管依<<品质管制程序>>、<<成品出货检验程序>>检验产品质量;

5.8.2若发现产品品质不良则由生产部门返工,及<<不合格品管制程序>>处理;

5.8.3若无质量问题则知会业务部门正常验货.

5.9(9)验货

5.9.1依业务部排定的出货日期,业务确定验货日期限,并完成包装数量80%;

5.9.2需提前14个工作日通知客户验货;

5.9.3客户来验货的时间给业务部/品管课,由生产部协助品管课全力配合客户验货,品管课负责提供书面文件资料;

5.9.4验货报告,由品管课负责留档;

5.9.5针对验货不通过的原因,彩取矫正措施,由生产部负责返工,品管监督返工效果,生产部须确保品盾通通过验货;

5.9.6验货未通过,由业务再次确认验货日期,业务再通知客户验货日期;

5.9.7验货通过之报告,由品管负责留档.

5.10(10)出货

5.10.1通知船务拉柜出货。品保部依据《成品出货检验程序》作业。

5.11(11)售后服务

5.11.1客户反应已出货产品有品质问题时,必须请客户传不良品的图片、数据资料给我司;

5.11.2跟单业务先跟客户协商处理对策,并报告总经理批示;

5.11.3跟单业务依据客户同意的处理方法进行处理.

5.12客诉处理

5.12.1客诉处理依据《客户投诉处理程序》处理。

5.13退货处理

5.13.1业务部接收到客户退货资料时,报总经理审批后,依总经理的批示对需退货产品进行处理。