【课件】机读目录著录标准及档案管理软件应用PPT课件
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档案管理软件的数据备份操作 软件本身的两种备份方式： 数据备份 数据移交 其它手段：数据库备份
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28
第三部分：目标
通过学习能够掌握： 纸质档案数字化相关参数定义 扫描仪的基本调整 根据对象不同情况如何选择扫描参数 扫描图像的处理 扫描图像的合并及存储 最终文件的上传挂接
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29
选录项目 掌握录入项目的定义及著录标准
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4
第一部分：内容
必录项目：应用数据库管理软件录入档案目录时，必 须录入的项目
选录项目：应用数据库管理软件录入档案目录时，可 根据档案的实际情况来决定是否录入的项目
.
5
百度文库一部分：内容
案卷级机读目录录入项目 必录项目：全宗号、目录号、案卷号、案卷题
名、起止年月、卷内页数、保管期限、档案馆 代码 选录项目：全宗名称、件数、类目名称、所在 柜号、利用形式等项目。
.
11
第一部分：内容
文件级机读目录录入项目案卷级机读目录必录 项目著录要求
必录项目：文件题名、责任者、时间、页号、 全宗号、目录号、案卷号、文件顺序号、保管 期限、档案馆代码
选录项目：文件字号、密级、附件、主题词、 分类号、缩微号、文本项、利用形式、摘要、 所在柜（架）号等
.
12
第一部分：内容
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6
第一部分：内容
案卷级机读目录必录项目著录要求 全宗号： 档案馆给立档单位编制的代号。录入时，全宗
号为4位,其中第一位用汉语拼音字母标识全宗 属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗 的顺序号，不足的在前面以“0”补齐。
.
7
第一部分：内容
案卷级机读目录必录项目著录要求 目录号： 是全宗内每一案卷目录的编号。录入时，目录
号为3位阿拉伯数字，不足的在前面以“0”补 齐。
.
8
第一部分：内容
案卷级机读目录必录项目著录要求 案卷号： 是每一案卷的编号。录入时，案卷号为3位阿
拉伯数字，不足的在前面以“0”补齐。
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9
第一部分：内容
案卷级机读目录必录项目著录要求 案卷题名：是一本案卷的标题，是对本卷文件
的主要制发机关、内容以及文种的准确概括。
全宗号、年度、机构（问题）、件号、保管期 限 选录项目：文件字号、密级、附件、主题词、 分类号、缩微号、文本项、载体形态、利用形 式、档案馆代码、摘要、所在柜（架）号等
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第一部分：内容
归档文件机读目录必录项目著录要求： 页数：每一份归档文件内的实有页数。
.
19
第一部分：内容
归档文件机读目录必录项目著录要求： 年度：是指归档文件的形成年度。录入时，年
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15
第一部分：内容
文件级机读目录必录项目著录要求： 页号：是指案卷内该件文件首页的编号。
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16
第一部分：内容
文件级机读目录必录项目著录要求： 全宗号，目录号，案卷号，保管期限，档案馆
代码要求同案卷级机读目录著录要求
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第一部分：内容
归档文件机读目录录入项目 必录项目：文件题名、责任者、时间、页数、
机读目录著录标准及档案管理 软件应用
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1
简介
掌握： 档案机读目录的著录格式要求（哈档发[2004]45号） 档案管理软件的一般性操作（以为例泰坦超越2000） 纸质档案数字化的要求及操作（哈档发[2007]51号）
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2
培训大纲
第一部分：档案机读目录的著录格式要求（哈档
发[2004]45号） 规范文书档案机读目录格式
文件级机读目录必录项目著录要求： 文件题名：是一份文件的名字，通常由文件责
任者（发文机关或单位）、事由（问题）、名 称（文种）三个基本部分组成。
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13
第一部分：内容
文件级机读目录必录项目著录要求： 责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件
的发文机关或署名者
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第一部分：内容
文件级机读目录必录项目著录要求： 时间：文件的形成时间。 著录要求： 在标准中规定：格式为YYYY.MM.DD。 更改为：YYYYMMDD
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10
第一部分：内容
案卷级机读目录必录项目著录要求 起止年月：是指案卷内最早和最迟的文件时间 著录要求： 在标准中规定：格式为YYYY.MM.DD-
YYYY.MM.DD 如2004.05.15-2005.01.05 更改为：YYYYMMDD-YYYYMMDD 如20040515-20050105
度为YYYY
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20
第一部分：内容
归档文件机读目录必录项目著录要求： 机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构
（问题）名称或规范化简称
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第一部分：内容
归档文件机读目录必录项目著录要求： 件号：是指归档文件的排列顺序号。录入时，
件号为2位阿拉伯数字，归档文件数量达到100 以上的，件号为3位阿拉伯数字，不足的在前 面以“0”补齐
文档进行记录
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第二部分：目标
通过学习能够： 掌握档案管理软件的著录，修改，删除，检索，
统计，打印等操作 掌握数据备份，移交等操作
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第二部分：内容
档案管理软件的数据管理操作 著录 修改 删除
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26
第二部分：内容
档案管理软件的数据利用操作 检索 统计 打印
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27
第二部分：内容
第二部分：档案管理软件的一般性操作（以泰坦
超越2000为例介绍档案管理软件的相关功能及操作）
第三部分：纸质档案数字化的要求及操作（哈档
发[2007]51号） 介绍纸质档案数字化过程中有关参数的选择、扫描仪操作方法及图
像处理及存储方法
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3
第一部分：目标
通过学习能够： 掌握案卷级、文件级、归档文件管理必录项目、
第三部分：内容
纸质档案数字化相关参数定义 黑白二值图像 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑和白两
种状态的文字稿、线条图等。 连续色调静态图像 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道
组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中， 通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
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第一部分：内容
文件题名、责任者、时间、全宗号、保管期限 等项目要求与文件级档案目录著录要求相同
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第一部分：内容
注意事项： 著录用半角/汉字输入法，标点的著录用英文
标点 文件字号的方括号“[]”使用英文标点 著录过程中0的问题：汉字输入用“〇”但不
能是字母“O” 如果需要在著录界面添加项目，应该留有相关
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第三部分：目标
通过学习能够掌握： 纸质档案数字化相关参数定义 扫描仪的基本调整 根据对象不同情况如何选择扫描参数 扫描图像的处理 扫描图像的合并及存储 最终文件的上传挂接
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29
选录项目 掌握录入项目的定义及著录标准
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第一部分：内容
必录项目：应用数据库管理软件录入档案目录时，必 须录入的项目
选录项目：应用数据库管理软件录入档案目录时，可 根据档案的实际情况来决定是否录入的项目
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5
百度文库一部分：内容
案卷级机读目录录入项目 必录项目：全宗号、目录号、案卷号、案卷题
名、起止年月、卷内页数、保管期限、档案馆 代码 选录项目：全宗名称、件数、类目名称、所在 柜号、利用形式等项目。
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第一部分：内容
文件级机读目录录入项目案卷级机读目录必录 项目著录要求
必录项目：文件题名、责任者、时间、页号、 全宗号、目录号、案卷号、文件顺序号、保管 期限、档案馆代码
选录项目：文件字号、密级、附件、主题词、 分类号、缩微号、文本项、利用形式、摘要、 所在柜（架）号等
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第一部分：内容
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第一部分：内容
案卷级机读目录必录项目著录要求 全宗号： 档案馆给立档单位编制的代号。录入时，全宗
号为4位,其中第一位用汉语拼音字母标识全宗 属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗 的顺序号，不足的在前面以“0”补齐。
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第一部分：内容
案卷级机读目录必录项目著录要求 目录号： 是全宗内每一案卷目录的编号。录入时，目录
号为3位阿拉伯数字，不足的在前面以“0”补 齐。
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第一部分：内容
案卷级机读目录必录项目著录要求 案卷号： 是每一案卷的编号。录入时，案卷号为3位阿
拉伯数字，不足的在前面以“0”补齐。
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第一部分：内容
案卷级机读目录必录项目著录要求 案卷题名：是一本案卷的标题，是对本卷文件
的主要制发机关、内容以及文种的准确概括。
全宗号、年度、机构（问题）、件号、保管期 限 选录项目：文件字号、密级、附件、主题词、 分类号、缩微号、文本项、载体形态、利用形 式、档案馆代码、摘要、所在柜（架）号等
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第一部分：内容
归档文件机读目录必录项目著录要求： 页数：每一份归档文件内的实有页数。
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第一部分：内容
归档文件机读目录必录项目著录要求： 年度：是指归档文件的形成年度。录入时，年
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第一部分：内容
文件级机读目录必录项目著录要求： 页号：是指案卷内该件文件首页的编号。
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第一部分：内容
文件级机读目录必录项目著录要求： 全宗号，目录号，案卷号，保管期限，档案馆
代码要求同案卷级机读目录著录要求
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第一部分：内容
归档文件机读目录录入项目 必录项目：文件题名、责任者、时间、页数、
机读目录著录标准及档案管理 软件应用
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1
简介
掌握： 档案机读目录的著录格式要求（哈档发[2004]45号） 档案管理软件的一般性操作（以为例泰坦超越2000） 纸质档案数字化的要求及操作（哈档发[2007]51号）
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培训大纲
第一部分：档案机读目录的著录格式要求（哈档
发[2004]45号） 规范文书档案机读目录格式
文件级机读目录必录项目著录要求： 文件题名：是一份文件的名字，通常由文件责
任者（发文机关或单位）、事由（问题）、名 称（文种）三个基本部分组成。
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第一部分：内容
文件级机读目录必录项目著录要求： 责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件
的发文机关或署名者
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第一部分：内容
文件级机读目录必录项目著录要求： 时间：文件的形成时间。 著录要求： 在标准中规定：格式为YYYY.MM.DD。 更改为：YYYYMMDD
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10
第一部分：内容
案卷级机读目录必录项目著录要求 起止年月：是指案卷内最早和最迟的文件时间 著录要求： 在标准中规定：格式为YYYY.MM.DD-
YYYY.MM.DD 如2004.05.15-2005.01.05 更改为：YYYYMMDD-YYYYMMDD 如20040515-20050105
度为YYYY
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第一部分：内容
归档文件机读目录必录项目著录要求： 机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构
（问题）名称或规范化简称
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第一部分：内容
归档文件机读目录必录项目著录要求： 件号：是指归档文件的排列顺序号。录入时，
件号为2位阿拉伯数字，归档文件数量达到100 以上的，件号为3位阿拉伯数字，不足的在前 面以“0”补齐
文档进行记录
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第二部分：目标
通过学习能够： 掌握档案管理软件的著录，修改，删除，检索，
统计，打印等操作 掌握数据备份，移交等操作
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第二部分：内容
档案管理软件的数据管理操作 著录 修改 删除
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第二部分：内容
档案管理软件的数据利用操作 检索 统计 打印
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第二部分：内容
第二部分：档案管理软件的一般性操作（以泰坦
超越2000为例介绍档案管理软件的相关功能及操作）
第三部分：纸质档案数字化的要求及操作（哈档
发[2007]51号） 介绍纸质档案数字化过程中有关参数的选择、扫描仪操作方法及图
像处理及存储方法
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3
第一部分：目标
通过学习能够： 掌握案卷级、文件级、归档文件管理必录项目、
第三部分：内容
纸质档案数字化相关参数定义 黑白二值图像 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑和白两
种状态的文字稿、线条图等。 连续色调静态图像 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道
组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中， 通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
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第一部分：内容
文件题名、责任者、时间、全宗号、保管期限 等项目要求与文件级档案目录著录要求相同
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23
第一部分：内容
注意事项： 著录用半角/汉字输入法，标点的著录用英文
标点 文件字号的方括号“[]”使用英文标点 著录过程中0的问题：汉字输入用“〇”但不
能是字母“O” 如果需要在著录界面添加项目，应该留有相关