高效会议五项修炼培训课件.pptx

1
对会议主题有深入 研究或对情况较为
熟悉的人
2
对会议目标达成起 关键性作业的人
3
能够客观、积极发 表自己见解，不受
外界干扰的人
（五）确定会议程序
主要往前
01
次要往后
紧迫往前
02
不紧往后
03
高度集中往前
（六）安排会议时间
1、确定会议召开 时间需要考虑与 会人员是否能够
出席
2、会议时间不宜 过长也不宜过 短
四 会议纪要
案例分析：2016年半年会议纪要
• 1.阅读案例单页后每个人先在纸上写出答案 • 2.小组逐一发表个人看法 • 3.小组组长汇总并代表小组发言 • 4.最佳答案小组给予奖品激励 • 5.活动时间：8分钟
（一）会议纪要种类
01 办公会议纪要 02 工作会议纪要 03 协调会议纪要 04 研讨会议纪要
本模块内容回顾：三国杀
• 1. 三人一组回顾课程要点 • 2.规定时间内，依次每人说一点，不得与其他人重复 • 3.时间到后，仍能说出学习要点的学员获胜 • 4.时间到后，学员握手表示感谢 • 5.活动时间：5分钟
大纲
一 会前准备 二 会议主持 三 有效控制 四 会议纪要 五 会后跟踪
三 有效控制
现场测试：高效会议该如何控制
• 1.小组讨论在流程卡片上写下自己的了解的内容 • 2.各小组针对卡片进行排序 • 3.各小组在听取讲师讲解后重新排序，并写下每
个流程的收获 • 4.活动时间：5分钟
（一）明确议题目标
1
书面列明
2
切合实际
3
具体可衡量
（二）澄清误解错误
1 目的过多 无关联性
2 目的描述 不清晰
（七）安排会议地点
1、确定会议的地点要考 虑会议的规模大小和人数
2、还要交通是否便利、 是否有必要的会议设备等
（八）撰写会议通知
时间地点
会议名称
联络信息
会议通知
会议主持
会议内容、 材料
参加人员
会议议题
会议通知范例
会议通知 致：各部门经理 发至：总经理办公室 徐丽 日期：2015年6月20日 主题：各部门经理季度工作会议 参会人员：各部门经理
（一）会议主持人应有的良好素质
善于表达
1
5
耐性
思维清晰
2
6
公正
对事不对人
3
7
灵活应对
分析能力
4
8
自我约束
（二）设计会议开场白
讲故事 做推测 激发兴趣
01
提疑问 设悬念 启迪思考
02
04
释题目 讲背景 揭示主旨
03
展挂图 放录音 活跃气氛
（三）掌握会议节奏
1
2
3
4
5
6
（四）有效控制会议
即时赞美 有创见的 发言者
本模块内容回顾：转身交流
• 1. 每位学员写下本模块学习的最大三个收获 • 2.邻座互相分享所获 • 3.分享握手表示感谢 • 4.活动时间：3分钟
大纲
一 会前准备 二 会议主持 三 有效控制 四 会议纪要 五 会后跟踪
二 会议主持
小组讨论：会议主持人在会议中的作用
• 1.小组成员逐一发表个人看法 • 2.小组组长汇总并代表小组发言 • 3.最佳答案小组给予奖品激励 • 4.活动时间：8分钟
本模块内容回顾：拉伸回顾
• 1. 同组相邻的两位学员组成一组 • 2. 一个学员边说出一个知识点边做动作，另外一个
学员也要模仿相应动作 • 3.在规定时间内交换说出本模块知识点 • 4.分享握手表示感谢 • 5.活动时间：3分钟
大纲
一 会前准备 二 会议主持 三 有效控制 四 会议纪要 五 会后跟踪
立刻阻止 人身攻击Байду номын сангаас
不要试图 控制整个 会议局面
对与会者发 言给予即时 反馈和肯定
1
2
3
4
体验操练：角色扮演
• 1. 背景介绍：老师介绍训练背景 • 2.发放角色卡，学员熟悉训练中的三个角色：会议主持人、
参会人员、观察员 • 3.三人小组现场按角色卡练习（每个角色做一次） • 4.选取代表上台展示 • 5.全场观察并点评 • 6.培训师做总评，进行奖励 • 7.三人小组继续练习，直到正确演示
向低效会议说！ — 高效会议五项 修炼主讲： 会议管理组
问题与收益：
• 1.把所有学员分成A、B两组 • 2组讨论提高会议效率的好处，B组讨论低效会议
的坏处，各说出7点以上 • 3.两小组排代表上台发言，其他组员补充 • 4.活动时间：8分钟
学习目标
• 1.描述会前准备的要点 • 2.描述会议主持的技巧 • 3.描述有效控制的方法 • 4.运用会议记录模版模拟一份会议记录 • 5.描述出会后跟踪反馈方法
2015年6月27日上午9：00，在上海松山宾馆一楼会议室召开三 季度工作安排会议，要求所有部门经理参加本次会议。如您不能参
加，请6月25日前提前与***联系告知。 附上一份议事日程，参加会议的地图和停车场，中午提供自助餐。
附件： 1、议事日程 2、 松山宾馆和停车场地图
知识竞赛：
• 1. 每位学员在手边纸上写出10选择道题目的答案 • 2.公布答案 • 3.对全部答对的学员给予奖励 • 4.活动时间：7分钟
（二）会议纪要特点
内容 纪实性
表达 提要性
称谓 特殊性
（三）会议纪要基本写法
集中 概述法
01
分项 叙述法
02
发言 提要法
03
（四）会议纪要内容结构
3
大纲
一 会前准备 二 会议主持 三 有效控制 四 会议纪要 五 会后跟踪
大纲
一 会前准备 二 会议主持 三 有效控制 四 会议纪要 五 会后跟踪
一 会前准备
案例分析：糟糕的会议准备
• 1.阅读案例单页后每个人先在纸上写出答案 • 2.小组逐一发表个人看法 • 3.小组组长汇总并代表小组发言 • 4.最佳答案小组给予奖品激励 • 5.活动时间：8分钟
（三） 控制讨论进程
1
2 3 4
拉回主题
中断其发言 鼓励积极发言 消除冲突
（四）处理意见分歧
合作/解决
妥协/调解
缓和/包容
撤退/回避
强迫/命令
（五）控制会议时间
1 时钟控制法
2 主持人提醒法
3 打铃控制法
4 平均时间控制法
知识竞赛：
• 1. 每位学员在手边纸上写出10选择道题目的答案 • 2.公布答案 • 3.对全部答对的学员给予奖励 • 4.活动时间：7分钟
（一）设立会议目标
（二）遵循目标的会议类型
1
咨讯会
组织者做大量的准 备工作，参与者只 需要参加
2
讨论会
组织者做好引导工 作，并适时推动议 题的发展，参会者 需要参加讨论
3
研讨会
参会者需要事先 准备，有很高的 参与度，需要集 思广益
（三）确定会议议题
紧扣会议目标
议题数量适中
议题间的联系
（四）选择参会人员