第5章采购与付款业务循环控制
我国企业采购与付款业务循环的内部控制
浅析我国企业采购与付款业务循环的内部控制摘要：采购，是指企业在一定条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。
付款，则是指付款人依据票据文义支付票据金额，以消灭票据关系的行为。
付款和采购作为企业经营管理中两个重要的环节，它们通过资金收支直接影响企业的资产负债情况，由于数量庞大，交易频繁，与销售生产的关系也很密切，所以在管理中容易出现纰漏。
这就要求我们要建立一个良好地内部控制系统，保证会计信息的及时有效性、真实合理性、杜绝徇私舞弊现象的发生，将分工明确化，明确职责和权力，各部门互相监督，互相牵制，让采购与付款业务可以良好的进行有效的循环下去，在这个环节不存在不必要的损失，是经济利益最大化。
关键词：企业采购；付款业务；内部控制1 企业中在采购环节出现的问题1.1 不合规定的验收由于采购人员道德素质不高，可能在验收入库时徇私舞弊，“睁一只眼闭一只眼”，对货物入库的质量和数量不能严格把关，造成伪劣品泛滥，进而对影响企业的利益，严重来讲，如果将此产品生产后通向市场，会影响消费者的权益。
1.2 没有计划的进行采购一些采购部门对企业材料物资并没有进行分析，不知道什么时候该采购，采购多少，无目的无计划的采购会造成企业供应链的断裂，采购多了会造成物资积压的情况。
1.3 结算进行违规操作一般情况下，会计在收到采购的发票后才对出入金额进行记载，审核通过后才会对收支进行一定的划拨。
如果会计审核不严格，有可能会使一笔金额重复记载，造成误期现象，延迟交款造成信誉丧失。
1.4 不合理的选择供应商应招聘高素质的采购人员，因为现如今，很多采购人员因为私人利益损害公司利益，在采购时不进行投标或者询价比价活动，直接指定一个和其关系好的商家，而此商家一般是无回扣可谈的，这样就造成了采购回来的物资的质量和数量得不到良好地保证，有时甚至价格高于市场价格很多，从而影响公司利益。
1.5 对采购成本概念不清有些采购人员根本不清楚此构成本包括写什么，采购成本应该包括采购过程中发生的一切费用，而不仅仅是采购时的物价，此时还要包括采购回来的运输费，保险费等。
内部控制制度《采购及付款循环》
内部控制制度《采购及付款循环》文件管制等级：□管制文件□非管制文件文件履历纪要页1.总则1.1.制定目的为促使本公司「内部控制」（Internal Control）之「采购及付款循环」（Purchase）程序，能有所遵循，特订定本文件，俾利各相关单位遵循。
1.2.适用范围凡本公司有关「内部控制」之「采购及付款循环」作业程序与控制重点，悉依照本文件之规范办理。
1.3.权责单位资材、财会单位为本文件之权责单位，权责单位主管经承认单位授权，负责本文件之管制，并确保依据本文件之规范作业。
2.采购及付款循环2.1.循环图【见】（数据1）「采购及付款循环图」。
2.2.循环作业本循环之各项作业：1)请购作业（CP101），另订之。
2)采购作业（CP102），另订之。
3)进口作业（CP103），另订之。
4)验收作业（CP104），另订之。
5)与合约不符作业（CP105），另订之。
6)付款作业（CP106），另订之。
7)差异分析作业（CP107），另订之。
3.附则3.1.制修废与颁布实施本文件属于管理文件，经『经营会』审议后，呈请董事长核准承认后，交由权责单位颁布公告实施；修订或废止时亦同。
3.2.编号、版本、日期、页次／页数本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页次／页数等项，见本文件之页首与页尾。
3.3.附件3.3.1.相关资料（数据1）「采购及付款循环图」（数据1）「采购及付款循环图」预算------→| ├--- -------- ---┐ || | || | ||| || ↓| 是否合格否| ------→ ------→| | | | ↓| 是 ||| | | ├--- -------- ---┐ | ↓ | 入库| || ||←------ ---┘第1节作业程序1.提出需求1.1.调节性采购依市场行情、用料变动等采购之原物料，由资材部单位视经济未来走向、市场状况及预计用量等因素，决定订购时机及数量种类，交由采购单位采购。
采购与付款循环的内部控制
采购与付款循环的内部控制一、引言采购与付款循环是企业日常运营过程中重要的一环。
有效管理采购与付款循环，能够确保企业资金的合理运用，防止欺诈和错误发生，同时减少财务风险。
本文将就采购与付款循环的内部控制进行全面、详细、完整的探讨。
二、采购与付款循环的内部控制一览采购与付款循环的内部控制包括以下方面：1. 采购流程的内部控制1.1 供应商选择和评估的内部控制 - 建立供应商资质审核程序，确保与企业价值观和道德规范一致的供应商关系。
- 设立供应商审核和评估的程序和标准，确保合规和高质量的供应商选择。
- 建立供应商档案，包括合同、交付性能和付款信息等，以便及时获取和管理供应商信息。
1.2 采购订单的内部控制 - 采购订单应由授权的员工提出，并且需要有合适的审批流程，以防止错误和欺诈行为。
- 采购订单应明确规定所需物品的规格、数量、价格和交付日期，以减少后续纠纷的发生。
1.3 采购发票的内部控制 - 采购发票需要与采购订单进行核对，以确保是否与订单一致。
- 采购发票需要被授权的员工签收，并将签收的信息与发票进行核对。
- 建立一个有效的发票审核程序，包括审查发票的合规性、准确性和完整性。
2. 付款流程的内部控制2.1 付款授权的内部控制 - 设立付款授权程序，明确授权的员工机构和额度限制。
- 付款授权程序应包括适当的审批流程，确保付款的准确性和可靠性。
2.2 付款凭证的内部控制 - 设立可靠的付款凭证制度，记录支付的目的、金额、日期等重要信息。
- 内部人员应对付款凭证进行核对，确保付款的合规性和准确性。
- 建立一个付款凭证的审计跟踪机制，以便后续审计和审查。
2.3 财务账务的内部控制 - 建立付款记录的账务系统，确保支付的及时性和准确性。
- 制定适当的财务报告和分析机制，以检查和识别异常的付款行为。
- 为审计和内部控制目的设立相应的账务和财务流程。
三、采购与付款循环的内部控制的重要性和挑战采购与付款循环的内部控制对企业的稳定运营和财务健康至关重要。
采购及付款循环内部控制制度
05
采购及付款循环内部控制 制度评估与监督
制度评估方法与标准
01
02
03
风险评估
识别采购及付款循环中的 潜在风险，评估其可能性 和影响程度，为制定应对 措施提供依据。
关键控制措施评估
针对关键控制措施，如供 应商选择、合同签订、验 收等环节，制定评估标准 和方法，确保其有效性。
内部控制自我评价
收到供应商提供的发票后，财 务部门进行核对并安排付款。
关键控制点
采购申请审批
确保采购申请经过适当审批，避免不合理 或未经批准的采购。
发票核对与付款管理
确保发票信息准确无误，避免付款错误或 延迟。
供应商选择与评估
确保选择具备良好信誉和资质的供应商， 并定期对其进行评估，以保证货物质量和 交货期。
货物验收与质量检查
3
与内部其他部门协同合作
加强与其他部门的沟通和协作，共同推进采购 及付款循环内部控制制度的实施和完善。
06
案例分析与实践
案例一：某公司采购舞弊案例解析
总结词：采购舞弊
详细描述：某公司采购经理与供应商相互勾结，通过高价采购获取回扣。为避免此类舞弊，应加强对采购经理的监督和审计， 定期轮岗，与供应商签订阳光协议等措施。
采购及付款循环内部控制制 度
2023-11-06
目 录
• 引言 • 采购及付款循环概述 • 采购及付款循环内部控制制度设计 • 采购及付款循环内部控制制度实施 • 采购及付款循环内部控制制度评估与监督 • 案例分析与实践 • 总结与展望
01
引言
背景介绍
采购及付款循环是企业运营的重要环节，涉及资金流出和外部供应商的交往，因 此需要建立完善的内部控制制度来规范采购及付款行为，确保企业资金安全和合 规。
采购与付款循环的内部控制及其测试
采购与付款循环审计 • 采购与付款循环的内部控制及其测试
一、采购交易的内部控制测试
1．采购与付款循环内部控制的主要内容
（1）采购、验收、储存、财务部门在人员安排及职责分工等方面应相互独立，偿还债务应经 上述部门进行确认或批准。
（2）采购部门按批准的请购单填写订货单，签章批准后订货单副本应及时提交财务部门。 （3）编制按顺序编号的验收单，副本送交采购、财务等部门。 （4）应付凭单部门将购货发票、订货单及验收单进行比较，再填制应付凭单，支付货款。 （5）应付账款总分类账和明细分类账应按月结账，并相互核对。 （6）供货方取得对账单，与应付账款明细分类账和未付凭单明细表相互调节。 （7）采用总价法记录现金折扣，并制定严格的复核制度以审查是否发生折扣损失。
采购与付款循环审计 • 采购与付款循环的内部控制及其测试
二、付款交易的内部控制测试
内部控制目标
关键内部控制
常用的控制测试
常用的交易实质性程序
采购交易按正确的 日期记录（截止）
① 检查工作手册并观 ① 要求一收到商品或接受
察有无未记录的卖方 劳务后及时记录采购交易。
发票存在。② 检查内 ② 内部核查。
部核查的标记。
将验收单和卖方发票上的日 期与采购明细账中的日期进 行比较。
采购交易被正确记 入应付账款和存货 等明细账中，并正 确汇总（准确性、 计价和分摊）
应付账款明细账内容的内 部核查。
通过加计采购明细账，追查 过入采购总账和应付账款、 检查内部核查的标记。 存货明细账的数额是否正确， 用以测试过账和汇总的正确 性。
• （3）检查与购货业务相关的记账凭证及有关明细账的登记是否 正确。
一、采购交易的内部控制测试
采购与付款循环审计 • 采购与付款循环的内部控制及其测试
采购与付款循环的主要业务活动和相关控制
采购与付款循环的主要业务活动和相关控制采购与付款循环的主要业务活动和相关控制一、简介在现代企业管理中，采购与付款循环是一个非常重要的环节。
它直接关系到企业的资金流动、供应链管理和财务风险控制。
了解采购与付款循环的主要业务活动及相关控制是非常关键的。
二、采购循环的主要业务活动如何确保企业的采购活动能够顺畅进行，从而保证生产和运营的持续性呢？以下是采购循环的主要业务活动：1. 识别需求：企业的采购活动始于对原材料、设备或劳务的需求识别。
这需要与生产、运营和销售部门进行充分沟通，以确定具体的采购需求。
2. 供应商选择与评估：在确定采购需求后，企业需要选择合适的供应商，并进行供应商的信用评估和供应能力评估。
3. 采购订单的下达：一旦确定了供应商，企业就需要向供应商下达采购订单。
这一步通常需要严格控制，以确保采购行为的合规性和合理性。
4. 收货与验收：当供应商提供货物或劳务时，企业需要进行货物或劳务的收货与验收。
这一步是确保所购买物品的质量和数量与采购订单相符的重要环节。
5. 付款：最后一个环节即为付款。
企业需要按照采购订单和验收情况进行付款，以完成整个采购循环。
三、采购循环的相关控制在采购循环中，为了确保采购活动的合规性和风险控制，企业需要实施相关的控制措施：1. 采购计划和预算控制：企业需要建立严格的采购计划和预算控制机制，以控制采购活动的规模和成本。
2. 供应商管理控制：建立供应商评估和管理制度，定期对供应商的信用和供应能力进行评估，降低与供应商相关的风险。
3. 采购审批控制：采购订单的下达需要经过严格的审批程序，确保采购行为的合规性和合理性。
4. 收货与验收控制：建立严格的收货和验收程序，确保所购买物品的质量和数量与采购订单相符。
5. 付款控制：对付款行为进行严格的控制和监控，防止采购活动中出现的财务风险。
四、付款循环的主要业务活动除了采购循环，付款循环也是企业财务管理中的重要环节。
其主要业务活动包括：1. 应付账款凭证的审核：企业在进行付款前，需要对应付账款凭证进行审核，确保付款的合理性和准确性。
第五章 采购与付款循环审计案例分析
主讲：陈 翠 经济系审计教研室
• 案例5-1 美国巨人零售公司审计案
• 案例资料：教材P187
• 思考： • 1、讨论罗斯会计师事务所对美国巨人零售公司年报审计 中无效的审计程序有哪些？ • 2、结合本案例讨论如何查找未入账的应付账款。 • 3、结合本案例，讨论在审计中如果遇到客户临时增加凭 证记录、大量退货、仅提供复印件等特殊事项，应如何处 理？
• 教学难点：固定资产的审计
• 教学时数：6学时
第五章 采购与付款循环审计案例分析
1 2 3 4
采购与付款循环内部控制测试
应付账款审计案例分析 固定资产及累积折旧审计案例
在建工程审计案例分析
第五章 采购与付款循环审计案例分析
• 相关知识点：
• 1、主要业务活动及单证
请购商品和劳务 采购——编制订购单 验收商品 储存已验收的商品存货 编制付款凭单 确认已记录负债 采购 验收 复核与记录 仓储 付款
仓库、请购部门 存在或发生
应付凭单部门
保管与采购职责分离
存在或发生、估价 预先编号，并经过适当批 或分摊、完整性 准
记录现金收支的人员不得 应付账款部门、 存在或发生、完整 经手现金、有价证券和其 性、估价或分摊 他资产，独立检查入账及 会计部门 时性及金额正确性 应付凭单部门、 存在或发生、完整 支票预先编号，已签署的 性、估价或分摊 支票的相关凭证要注销 财务部门 存在或发生、估价 独立编制银行存款调节表 或分摊 、完整性
对应的凭证和记录 请购单 订购单
相关的主要部门 仓库、有关部门 采购部门
相关的认定
字批准 订购单预先编号，送至供 应商及有关部门，独立检 查处理
审计实务与案例_中央财经大学_4 第5章采购与付款循环审计_(4.1.1) 5.1采购与付款循环内部控制及
采购与付款循环内部控制及其控制测试主讲老师：李晓慧学习目的通过学习，我们要掌握以下三个问题：◆一、采购与付款循环的关键控制点及其控制缺陷。
◆二、如何应对采购与付款循环的控制风险？◆三、针对识别出采购与付款循环中的控制风险会考虑加强对哪些认定实施更针对性的实质性测试？今明会计师事务所承接了华兴公司2018年度财务报表审计业务,2018年11月派审计组进行年报预审,项目组在对华兴公司与1—10月报表相关的内部控制进行控制测试时,了解到华兴公司采购与付款循环中的控制活动有:1.公司规定采购物资须由请购部门编制请购单,经请购部门经理批准后,送采购部门。
但审计组发现,生产车间主管张晓根据车间需要填制了一式三联购买机器配件的订购单,直接向供货方订购机器配件,第一联交供货方,第二联生产车间留存,第三联交验收部门。
2.公司规定采购金额在10万元以下的,由采购部经理批准,采购金额超过10万元的,由总经理批准。
由于总经理出差而生产车间又急需采购设备配件,采购部经理多次批准了单笔金额超过10万元的采购申请。
3.采购完成后,由采购部门指定采购部业务人员进行验收,并随机编制一式多联的验收单。
4.配件验收后,由验收部门通知加工车间主管张晓,将机器配件转运到生产车间的物资存放点,车间物资管理员王鑫清点后在库存配件账上直接登记所收到的配件数量,并根据工人报出的更换配件需求直接发出配件。
5.应付凭单部门核对供应商发票、验收单和采购订单,编制预先连续编号的付款凭单。
财务部门在接到经应付凭单部门审核的上述单证和付款凭单后,由财务人员黄英负责登记备件采购业务,黄英根据验收部门送交的验收单和卖方发票,分别登记配件明细账和应付账款明细账,并据以填制付款凭单,交现金出纳员付款。
6.月末,在核对连续编号的验收单和采购订单后,应付凭单部门对相关配件数量和采购成本进行汇总。
应付凭单部门对已经验收但尚未收到供应商发票的配件编制清单,财务部门据此将相关配件暂估入账。
采购与付款业务循环控制课件
采购过程控制
03
采购计划制定
总结词
合理制定，确保需求，及时准确
详细描述
采购计划是整个采购过程的基础，必须根据企业的实际需求、市场状况和供应商能力等因素进行合理制定。确保 采购的物品、数量、时间等与企业的需求相匹配，同时考虑到交货时间和供应商的可靠性。在制定采购计划时， 还需考虑到库存水平和经济批量等因素，以降低成本和提高效益。
发票的审核与验证
对发票进行审核，确保发票的真 实性、合法性和有效性。
发票的存档与保管
将发票进行存档，以备后续审计 和查验。
付款申请审批
付款申请的提交
由相关责任人提交付款申 请，并确保申请信息的准 确性和完整性。
付款申请的审核
对付款申请进行审核，包 括对申请内容的合规性、 合理性进行审查。
审批流程的监控
供应商关系维护
沟通与协调
与供应商保持良好沟通，及时了 解供应商的生产和供货情况，协 调解决采购过程中出现的问题。
合作与信任
建立长期合作关系，相互支持、 互利共赢，增进双方信任，提高
采购效率和质量。
评价与改进
定期对供应商进行评价，分析合 作过程中的问题和不足之处，提 出改进措施和建议，促进供应商
持续改进。
对审批流程进行实时监控 ，确保审批流程的顺畅进 行。
付款执行与记录
付款计划的制定
根据实际业务需求，制定合理的付款计划。
付款计划的执行
按照计划进行付款，并确保付款操作的及时性和 准确性。
付款记录的管理
对每笔付款进行记录，确保记录信息的准确性和 可追溯性。
内部控制与审计
05
采购与付款应商支 付货款。
采购与付款业务循环的风险
采购与付款业务循环中存在诸多风险 ，如供应商选择不当、合同条款不明 确、验收不严格等，这些风险可能导 致企业遭受损失。
采购与付款循环内部控制要点
采购与付款循环内部控制要点huangmenzhongr 4级被浏览468次 2013.02.25grayleo采纳率：42% 4级 2013.02.25（一）编制需求计划和采购计划采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。
企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。
该环节的主要风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。
主要管控措施：第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。
需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。
对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。
第二，采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。
第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。
（二）请购请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。
该环节的主要风险是：缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。
主要管控措施：第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。
企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。
第二，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。
对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。
采购与付款循环的内部控制
采购与付款循环的内部控制一、概述在企业的日常运营过程中，采购和付款循环是非常重要的环节。
采购和付款循环的内部控制是保障企业资金安全、防止财务风险的重要手段。
本文将从采购与付款循环内部控制的目标和原则、采购与付款循环内部控制的具体内容、采购与付款循环内部控制实施中需要注意的问题等方面进行详细介绍。
二、目标和原则1. 目标（1）确保采购行为符合公司政策和法规；（2）确保公司支付给供应商的货款准确无误；（3）防止采购欺诈行为；（4）确保所有采购都经过审批，并且符合预算计划；（5）避免重复支付。
2. 原则（1）责任分离原则：在采购和付款过程中，不同职能之间应该有明确的职责分工，以避免职责混淆或者利益冲突。
（2）审批原则：所有采购单据都需要经过审批程序，以确保符合公司政策和法规。
（3）记录原则：对于每一笔交易都需要有详细的记录，以方便日后审计。
（4）核对原则：在付款前需要核对采购单据、发票等相关信息，以确保准确无误。
（5）限制原则：采购人员的权限需要受到限制，以避免滥用职权。
三、具体内容1. 采购循环内部控制（1）采购流程：公司应该建立完善的采购流程，包括申请、审批、订购、收货和入库等环节。
在整个流程中需要有明确的责任分工和审批程序。
（2）供应商管理：公司应该建立供应商管理制度，并且对供应商进行评估。
在选择供应商时需要考虑价格、质量、信誉等因素，并且签订合同。
（3）采购单据管理：公司应该建立完善的采购单据管理制度，包括采购申请单、采购订单、收货通知单等。
所有单据都需要经过审批程序，并且有详细的记录。
（4）库存管理：公司应该建立库存管理制度，包括物料分类、入库审核等。
所有入库物品都需要经过审核，并且有详细的记录。
2. 付款循环内部控制（1）付款流程：公司应该建立完善的付款流程，包括审批、支付、记账等环节。
在整个流程中需要有明确的责任分工和审批程序。
（2）发票管理：公司应该建立发票管理制度，包括发票审核、登记等。
采购及付款循环内部控制制度
采购及付款循环内部控制制度采购及付款循环是企业运营中非常重要的部分，也是容易出现风险和错误的环节。
为了保证采购及付款流程的合规性和有效性，企业需要建立一套完善的内部控制制度。
下面将详细阐述一个1200字以上的采购及付款循环内部控制制度。
一、采购及付款循环概述采购及付款循环指的是企业发起采购需求、选定供应商、与供应商签订合同、采购物品或服务、验收并核对采购物品或服务的合格性、发起付款申请、审批付款、付款操作并记录相关信息的一系列流程。
它是企业与供应商之间进行交易的重要环节，也是企业现金流的关键节点。
二、采购及付款循环的内部控制目标1.合规性：确保采购活动符合公司的采购政策，以及国家和地方政府的法律、法规和规章制度。
2.有效性：确保采购和付款过程能够高效地完成，满足企业业务需求，并最大程度地降低风险。
3.审计追溯性：确保采购和付款过程能够被正确记录和追溯，便于内外部审计的进行。
4.资源管理：确保采购和付款过程中的资源（包括资金、物品、人员等）能够得到适当的管理和控制。
三、采购及付款循环的内部控制具体措施1.建立采购政策和程序-确定采购的权限和责任，明确各部门的采购权限和采购程序。
-制定采购流程和采购订单的审批制度，确保采购活动的合规性和有效性。
-规定采购合同的签署和付款的权限和流程。
2.供应商管理-建立供应商资质审查制度，对供应商进行评估，确保供应商的信誉和能力能够满足企业的需求。
-建立供应商管理制度，明确供应商的评估、选择、验货、物品回收等流程，确保采购过程的规范性和合规性。
3.采购审批-建立采购申请审批制度，明确采购的需求和采购预算，并进行合理的审批流程。
-采购订单的审批流程应该明确、完整，确保采购的合规性和有效性。
4.验收和付款申请-建立良好的验收机制，确保采购物品或服务的合格性和数量的准确性。
-确立严格的付款申请程序，明确付款申请的内容和流程，防止错误或非法的付款申请。
5.付款审批和操作-建立付款审批制度，设定明确的付款审批流程和权限，防止未经授权的付款操作。
案例分析采购与付款业务循环内部控制.doc
[优质文档]案例分析_采购与付款业务循环内部控制1采购与付款循环业务环节案例分析B公司主要经营中小型机电类产品的生产和销售，目前主要采用手工会计系统。
通过对B公司内部控制的了解，记录了所了解的和购货与付款循环的内部控制程序，部分内容摘录如下：（1）对需要购买的已经列入材料清单基础上的由仓库负责填写请购单，对未列入存货清单基础上的由相关需求部门填写请购单。
每张请购单须由对该类采购支出预算负责的主管人员签字批准。
（2）采购部收到经批准的请购单后，由其职员E进行询价并确定供应商，再由其职员F负责编制和发出预先连续编号的订购单。
订购单一式四联，经被授权的采购人员签字后，分别送交供应商、负责验收的部门、提交请购单的部门和负责采购业务结算的应付凭单部门。
（3）采购人员F根据请购单向公司的长期供应商C公司发出订购单，采购人员F长年以来一直负责向C公司采购材料。
（4）根据仓库部门记录，C公司虽然经常出现交货不及时、数量不符等问题，但由于从C公司采购的材料的价格相对较低，因此财务部门指定C公司为B公司材料的主要供应商。
（5）验收部门根据订购单上的要求对所采购的材料进行验收，完成验收后，将原材料交由仓库人员存入库房，并编制预先未连续编号的验收单交仓库人员签字确认。
验收单一式三联，其中两联分送应付凭单部门和仓库，一联留存验收部门。
（6）对于验收部门发现的存在质量问题的材料，B公司要求采购部门与C公司进行谈判并确定适当的折让金额，并授权财务经理审批折让金额，折让金额一经确定，财务部门即应编制贷项凭单，调整应收账款。
（7）应付凭单部门核对供应商发票、验收单和订购单，并编制预先连续编号的付款凭单。
在付款凭单经被授权人员批准后，应付凭单部门将付款凭单连同供应商发票及时送交会计部门，并将未付款凭单副联保存在未付款凭单档案中。
会计部门收到附供应商发票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证，并登记原材料和应付账款账簿。
（8）应付凭单部门负责确定尚未付款凭单在到期日付款，并将留存的未付款凭单及其附件根据授权审批权限送交审批人审批。
采购与付款循环的管理及控制
控制措施
1.由董事会或类似决策机构来决定采购与付 款审批人、审批范围和审批权限 2.董事会或类似决策机构来决定采购与付款 审批人不在时委托代理人的权限 3.超越审批应做无效处理 4.相关岗位人员向董事会或相关权利人报告 越权审批业务
请购关键控制点
1.常规物料应根据库存及使用状况做请购计划，避 免急件采购造成的不必要的成本 2.根据预算合理的签发请购申请单，请购单的签核 必须在相应的权限范围内 3.请购人在请购时，请购单项目必须填写清楚，如 名称、规格数量、送货地点等,必要时得另附样品 或图案,若涉及材质者,应将材质注明清楚；
1.与生产、项目和销售等其他经营活动联系 密切。 2.业务发生频繁，分类复杂、零星急件多、 工作量大
3.运行环节多，容易产生管理漏洞
控制目标
1.使得存货、生产加工、项目需求保持一致 2.货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优 良的库存或物资为前提，保持货款支付和负债的 增加真实性与合理性 3.合理的揭示企业应该享有的购货折扣与折让 4.防止采购环节违法乱纪侵吞企业利益等不法行为 的发生 5.保证采购业务在内部外部各环节的运行畅通和高 效率，并能及时准确地提供存货采购的会计信息
2.明确不相容职务岗位
3.制定采购付款业务流程
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
采购与付款授权批准关键控制点
1.明确审批人对请购、采购与付款业务的授权批准 方式、权限程序、责任和相关控制措施 2.明确经办人的职责范围和工作要求 3.严禁为取得授权的部门或人员办理采购与付款业 务 4.必要项目实行会签决策和审批 5.采购与付款业务核对
采购管制措施
1.建立完善的供应商管理体系 2.制定价格审批程序，如有大型采购采用招 投标方式时应明确招标范围、标准、实施程 序和评标规则 3.制定报价制度（涉及供应商管理及选折，转下次课做详细讲解）
采购和付款循环的内部控制
采购和付款循环的内部控制第一篇：采购和付款循环的内部控制会计考试育龙网:1.合理的职责分工企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
1.合理的职责分工企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
企业不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。
企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：（1）请购与审批；（2）询价与确定供应商；（3）采购合同的订立与审核；（4）采购与验收；采购、验收与相关会计记录；（5）付款的申请、审批与执行。
2.完善的授权审批和审核制度企业应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。
审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。
经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。
企业应按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单(或采购合同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。
3.请购与审批制度企业应当建立采购申请制度，依据购置商品或劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。
企业应当建立严格的请购审批制度。
对于超预算和预算外采购项目，应当明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及企业实际需要对请购申请进行审批。
4.采购与验收制度（1）采购企业应当根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。
一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式。
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加强对货品验收的控 制
仓储部门的再复核与 盘点
2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁 9)存货失窃
10)进货发票错 误
风险 存货财产损失 记录错误 无法如期出货
记录不正确 付款金额不正 确 账务处理成本 增加
控制程序
定期盘点存货 加强保全、投保财产 险
做好内部控制、职能 分工
付款时，要与订购单 及验收单进行确认
2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁 11)对未收到货 品支付货款
12)未及时取得 进货折扣
风险 现金损失
控制程序
核对发票及验收单的 数量 确定货物收到再付款
造成多付款， 编制付款期限分析表
成本增加
付款方式采用净额法
作现金流量预算
• 1）盲目采购，导致物品超储积压或供应脱节 • 2）不相容职务未予分离 • 3）收受回扣、中饱私囊 • 4）虚报损耗、中途转移 • 5）混淆采购成本 • 6）验收不严、以少报多、以次充好 • 7）违规结算、资金流失 • 8）采购与付款业务凭证流转不畅，存在随意性 • 9）往来结算账户记录不全、账目不清
同的拟定、审核与审批；采购、验收与相关记录； 付款的申请、审批与执行；往来款项的核算与付 款执行。
• 2、岗位轮换 • 应根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进
行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利 收受贿赂，损害企业利益。
XY公司的采购控制
• XY公司是医药制品公司，对生产所需的原材料除考虑价 格因素外，还要注重对原材料的质量要求。 XY公司原材 料采购主要是通过招投标方式进行。采购部门首先从建立 的供应商档案中确定参加招投标会议的供应商，通过比较 产品性价比确定几家供应商，由XY公司的检验部门对待 选供应商的原材料样本进行检验，经检验后，采购部门从 中确定质优价廉的供应商。然后采购部门与供应商签订购 买合同；购买的原材料到达后再经检验部门进行抽检，出 具检验单；仓库保管部门对数量品种进行检验并出具入库 单；财务部门审核及核对检验单、入库单、购货发票后等 级明细账。
• 问题：XY公司的采购预付款内部控制是否有漏洞？
二 授权审批
• 1、建立严格地授权批准制度，明确审批人的授权批准方 式、权限、程序责任和相关控制措施，规定经办人办理采 购与付款业务的职责范围与工作要求。
• 2、审批人应根据采购与付款业务授权批准制度的规定， 在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。
3、采购与付款循环内部控制关键点
• （1）采购与付款循环的职责分工 • （2）采购与付款循环的授权批准 • （3）请购与审批控制 • （4）采购与验收控制 • （5）退货和折让的控制 • （6）付款控制 • （7）监督检查
一 采购与付款业务循环的职责分工
• 1、主要的不相容岗位 • 请购与审批；询价、供应商选择与审批；采购合
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2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁 1)缺货
风险
生产延滞丧失 销售机会 生产设备闲置 订购成本增加
控制程序
存货控制系統 采用永续盘存制 建立供应商供货与绩 效报告分析 重估安全存量
2)采购不需要的 货品或采购过 多
存货成本增加
积压现金，无 法有效利用
存货净变现价 值降低
基本途径
1、增加销售额1千万 2、人工成本降低1百万 3、物料成本降低1百万
现状改变幅度
1千万/1亿=10% 1百万/1千5百万=7% 1百万/6千万=2%
采购与收款循环内部控制
• 1、采购循环常见弊端 • 2、采购循环的威胁、风险与控制程序 • 3、采购循环内部控制关键点
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1、采购循环常见弊端
内部控制分析
1、朋友——中国式供应关系
• 造成这次事件最大的问题在于玩具所使用的有毒油漆的采 购上。此次向利达公司提供不达标油漆的企业，是与利达 公司仅有一墙之隔的东兴公司，该公司老板恰恰是张树鸿 多年的好友梁仪彬。
• 梁仪彬是东兴新能源公司法人代表，“东兴”的前身为南 海市平洲东兴印刷包装实业有限公司，2001年投产，经 营范围：塑料制品制造、包装装潢印刷品印刷，销售塑料、 油墨丝印材料。2002年，增加了油墨、涂料和丝印材料 产销。2004年12月28日，增加了新能源节能产品生产、 加工、安装、销售，并更名为南海区东兴新能源有限公司。 自从“东兴”增加了油墨、涂料和丝印材料产销之后，就 成为“利达”的油漆主要供应商。梁仪彬也成为张树鸿最 好的朋友之一。
• 3、经办人在自己的职责范围内，按照审批人的批准意见 办理采购与付款业务，未经审批的采购与付款业务不得办 理。
• 4、经办人有权拒绝办理审批人超越授权范围审批的业务。 • 5、对于重要和技术性较强的采购业务，应组织专家进行
论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严 重损失。
案例：某机械厂的采购控制
• 然而，从利达员工的描述是，为方便合作，利达和东兴两 家企业选择相邻建厂。合作4年多，两家工厂就如同一家， 使用的油漆都是通过两家企业的内部通道运入利达公司， 根本不用走工厂大门，都没出现过问题。
• 让人们不能理解的是，一般都是提前几天就进货的，真的 缺货这么严重吗？买到也不化验吗？利达用了三个月的含 铅量超标的色粉，为什么一直不检验呢？东兴从网上找到 “众鑫”，又是人家送货，所以东兴连这个企业是怎样的 都不知道，第一次拿货为什么就那么信任别人呢？
2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁
风险
控制程序
5)向不合格供应 商订购
品质与价格不 确定性
退货与售后服 务不确定性
无法建立长久 合作关系
订购单先经批准
限制供应商名单须有 经正式授权，如有变动 须经批准
加强采购部门内控
6)收取回扣
可能买到次品 高价购入商品 影响公司利益
采购人员轮岗、定期 休假
• 主要问题： • 供应商的选择与评价 • 采购的验收环节
采购控制的意义
• 一、材料采购成本在企业经营中占很大 比重，且在很多行业有上升趋势。
•◆极端例子：源自• ①石油精炼业，原材料成本占销售价格的80%；
• ②制药业，原材料成本还不到30%。
• 二、降低原材料成本是增加利润的基本途径。
• 如：某企业今年的销售额为1亿元，其中物料成本占60%， 人工成本占15%，税前利润为10%。该企业希望明年的税 前利润能增加1百万，即从现有的1千万增加到1千1百万。 有以下三种途径：
• 2、验收—— 一次疏忽还是习惯性遗忘
• 利达属于来样加工型企业，即为美泰公司生产并供应玩具。为了保证 玩具质量，美泰公司给利达提出两种选择油漆供应商的办法：一是由 美泰自行指定，二是由美泰提供质量标准后，由利达自行决定。利达 选择了后者，于是，东兴成了他的油漆供应商。
• 合作数年来，一直没有问题，但8月2日，美泰公司的下属费雪公司紧 急宣布，回收“利达”生产的96.7万件塑料制学龄前儿童玩具，原因 是含铅量超标，如果被儿童吞下，可能发生铅中毒。
• 而利达向佛山市出入境检验检疫局汇报称，这次含铅超标色粉的使用， 是东兴为了尽快给利达公司供货，就省略了检测的环节。但没料到这 批色粉含铅量超标，众鑫提供的认证资料都是假的。
• 2007年4月初，东兴生产油漆的黄色色粉短缺，为尽快采购，东兴在 网上查找到东莞众鑫色粉厂。该厂向东兴提供了无铅色粉证书、认证 资料、相关执照等，“东兴”便于4月10日进货。按规定，采购的色 粉要到检测机构认定，但佛山没有相关的检测机构，只有到广州检验， 并需要5－10个工作日才能做出检测结果。东兴为了尽快给利达公司 供货，就省略了检测的环节。但没料到的正是这批色粉含铅量超标， 众鑫当初提供的无铅色粉证书、认证资料等都是假的。
• 要求： • 说明机械厂在采购控制中存在的问题，以及正确的做法。
案例：某机械厂的采购控制
• 某机械厂供应部设立两个小组，第一组负责决定请购、审批、询价并 确定供应商，第二组负责采购、验收；财务部负责付款并进行会计处 理。企业发生如下情况：
• 由于长期的业务关系，第一组收到关系户(此时出现产品库存超标， 因此要求机械厂采购)的采购邀请，考虑到平时关系不错，因此第一 组决定采购100吨钢材。第二组采购员发现第一组人员可能获得个人 私利，因此心里不平衡，在采购途中将购人的20吨钢材私自低价转卖 2吨。获利3000元,并以其他地方钢材便宜为由从其他供应商购人30 吨，采购过程中有一供销商宣称,可以向机械厂提供特殊材料合金， 50吨钢材的价钱可以购人该合金40吨,而40吨合金可以充当80吨钢材 使用。采购员信以为真，就用准备购买50吨钢材的款项购入40吨合 金,然后办理正常验收入库手续。后来在使用中发现，该合金根本只 能相当于45吨钢材的用途。
请购、订购、出纳人 员充分分工
明文禁止收取回扣
2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁 7)收到未订购的 货品
8)清点进货时发 生错误
风险 增加存货成本
存货记录不正 确 所收货品与订 购量不符 缺货成本或持
有成本增加
控制程序
验收部门在接收产品 时，要亲自点算检查数 量
订购部门以订单副本 知会验收部门
2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁 13)重复付款
14)采购及付款 记录与过账发生 错误
风险 造成现金损失 高估采购成本
财务报表不正 确 存货成本计算 错误 错误决策
控制程序
做好审核与审查工 作
定期核对发票金额和 订单与验收单，并做 付款备注
适当的资料与程序控 制
定期核对总账与应付 账款明细账
2、采购循环的威胁、风险与控制程序
威胁
风险
15)付款给虚假 资产损失
供应商及票据被 现金减少
篡改
信用不佳
16)电子转账现 资金被盗
金遭窃
机密外泄
控制程序
所有购货以支票给付 、支票编号、存取控