行政管理行政SOP经典版

行政管理制度

北京奥力泰格科技有限公司

第一章目录 (01)

第二章组织机构构图 (02)

第三章职位说明书 (03)

第四章行政管理制度总则 (09)

第五章办公环境管理与礼仪规范 (11)

第六章印章管理 (15)

第七章办公自动化管理 (17)

第八章行文管理 (20)

第九章档案管理 (27)

第十章列册与书籍管理 (31)

第十一章办公资产管理 (34)

第十二章固定资产管理 (37)

第十三章会议管理 (41)

第十四章公司大纪事管理 (45)

第十五章提案管理 (47)

第十六章保密制度 (49)

第十七章考勤管理 (52)

第十八章节假日值班管理 (54)

第十九章车辆管理 (55)

第二十章宿舍管理 (58)

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一、目的

1.1 行政管理是为实现管理目标而进行的动作、控制、授权、反馈等企业内

部管理行为的总和，是区别于业务管理的企业基础管理。

1.2 行政管理有责任对公司上下、各部门之间管理活动进行协调。

1.3 本制度旨在规范公司各级管理机构的行政管理，建立统一、科学、严格

的行政管理体制，为进一步提升整体管理水平奠定基础。

二、适用范围

2.1本制度规范公司的行政管理工作，是公司整体管理制度的重要组分，公

司所属职能部门和所有员工，在行政作业事项中除国家有关规定外，

皆按本制度办理。

三、内容

3.1 本制度涵盖行政管理、文书管理、办公管理、会议管理等内容。

3.2 行政管理原则：

3.2.1服从指挥：对上级合乎法律和制度的指令都要服从,不得无故拖延

上级布置的任务。

3.2.2逐级管理：上级对下级指挥和下级对上级的请示都要逐级进行，不

得越级。上级可越级检查不可以越级指挥，下级可以越级申诉不可

以越级请示。申诉用书面形式表达。

3.2.3一人负责：不论什么工作，上级应使最终负责任的人只有一个。

3.2.4连续工作：任何人任何形式的离岗，都要做好工作交接，不得使工

作间断。

3.2.5及时复命：任何指令不管能否完成，必须在限定的短时间内向下

达指令者回复。

3.2.6一致性：任何人无权改变公司制度规则，制度的改变必须按程序进

行。

3.2.7指挥：在管理结构图或岗位设置图上有指挥线直接连接的上下级岗

位之间有指挥与被指挥的关系。

3.2.8授权：包括常规性授权和临时性授权。授权时要把要求下级做什么，

达到什么效果，赋予下级什么权力，必须清楚，同时应当把这种授

权通知相关人员。授权应避免权力的交叉和重叠。临时性授权是指，任何管理者由于个人原因使自己的工作职责不能够亲自完成时，可

通过授权的方式让下属完成。

3.2.9检查监督：任何管理者都有检查监督的职责，主要是本部门负责范

围内的检查监督。

3.3 行政效能管理的五项行为规定“五定模式”：

3.3.1定位……“人”的功能及角色的扮演，必须设定，才能实施权责与

职责的机能。

3.3.2定点……内部实施与运用的各式表格、资料、文件等，必须设定固

定的“责任区”和“置放区”，以确保操作的流程化，做有条不紊。

各种文件资料必须分类列册管理。

3.2.3定向……依工作流程方法运转，在每一个环节，皆保持一定的操作

方向，才不致混乱。

3.2.4定人……将工作责任到人，实施“个人责任制度”，在每一个环节

流程中，无论是表格、资料、文件等，都必须落实到个人负责范

围，以便执行查核、推动及督导。

3.2.5定时……将上述所列的各式内容，在日作业、周作业、月作业或季

度作业中，无论是由上往下或由下往上，都必须设定“时间管制”

以便加强效率运转。

3.2.6员工须以书面方式取代口头方式、以记录方式取代记忆方式进行工

作流程，任何口头请示、承诺或批准均为无效；能够以表格反馈的

事项尽量不以文字描述，能够以图表描述的事项尽量不用表格。

一、目的

1.1为加强办公室管理，规范本公司全体同仁的仪态、举止；以及工作纪律，

营造一个舒适、良好的工作环境，特制定本规定。

二、适用范围

1.2本制度适用于本公司所有部门和全体员工。

三、内容

1.3办公环境管理

1.3.1公司所有员工必须注重创造办公室里良好的有形和无形的工作环

境。具体如下：

1.3.1.1爱护办公室环境，不随意变更办公室的布置和色调，不乱摆

放挂件和饰物。

1.3.1.2自觉维护办公室卫生，不乱丢垃圾纸屑；不随地吐痰，个人

自备水杯，茶水不乱到；如不慎将地面、台面弄脏，应随手

擦干净，便于他人使用。

1.3.1.3爱护公物，各类办公用品、设备须按操作方法使用；公用办

公设备，如传真机、复印机、打印机等由办公室安排专人

管理、使用。

1.3.1.4办公桌台面保持整洁、卫生，不摆放与工作无关的物品。

1.3.1.5每日工作完毕后，个人文件、资料、账簿要及时清理、整

理，并收入档案柜和抽屉内。

1.3.1.6禁止在办公室里吸烟。

1.3.1.7早餐不得带入办公室，不得在办公室吃零食、瓜果等。

1.3.1.8不得在工作时间闲聊、唱歌和大声喧闹，说话语调要放轻，

以免影响他人工作。

1.3.1.9工作时间不在办公室随意走动；不在办公室玩电脑游戏；不阅读与

工作无关的书籍（如小说、杂志等）。

1.3.1.10不得携带危险、违禁物品进入办公室。

1.3.2 营造和睦、团结、互助的工作氛围，提倡精神文明的建设。具体

要求如下：

1.3.

2.1对待同事的态度应是真诚有礼，工作中如果出错，不要推诿

卸责。“己所不欲，勿施于人。”是同事间相处的一条重要

原则。

1.3.

2.2伤人的话不要说，伤人的事不要做，更不要热衷于探听和传

播别人的隐私，不要讲不利于团结的话；做低级趣味的事。

1.3.

2.3言必行，行必果，对领导不要信口保证，对同事不要随便轻

易许诺。

1.3.

2.4当工作中产生分歧时，应注意将分歧控制在一定的范围内，

要就事论事，对事不对人。同事相处应和睦相处，不卑不亢，

注意尊重他人的人格。

1.3.

2.5下级应尊重上级，如果上级布置的任务和自己的想法相左，

如没有严重的失误，应按布置的去做，意见可事后交流。如

果上级确有失误，应注意提意见的方式方法，应避免越级。

1.3.

2.6下级对上级的态度不要唯唯诺诺，过分谦恭、阿谀奉承。也

不要目无领导，越级上报；

1.3.

2.7上级也应尊重下属，要有宽容之心，应善于与不同性格的下

属相处。

1.3.

2.8作为上级应知人善任，任人唯贤，不能任人唯亲。

1.3.

2.9公司配置的电脑属指定的使用部门和使用人管理，未经同

意，不得擅自使用他人的电脑，严禁私自调阅、删改、删除

他人的电脑文件。

1.3.

2.10未经允许，不得随意翻看同事的文件、资料等。

1.3.

2.11借用公司或他人的东西，使用后及时归还。

1.3.

2.12非因公务，不得私自动用公款、公物。

1.4礼仪规范

1.4.1办公室员工必须注意仪表仪容，讲究礼仪风范。具体要求如下：

1.4.1.1 穿着整洁、高雅，讲究品位和内涵。

1.4.1.2 11月份——5月份之间，每周一至周五的工作时间内，男

性员工上班必须着西装打领带。女性员工上班着装须淡雅得

体，不透、露，不过分华丽，上班不得穿超短裙。

1.4.1.3夏季、周末（星期五），员工可着便装上班，但必须大方、

得体，具有积极向上的精神面貌。

1.4.1.4皮鞋应每日清洁，不得穿带钉子的鞋上班；女性员工不得穿

鞋跟过高的皮鞋。

1.4.1.5女性员工上班应化淡妆，保持清秀、健康、靓丽的形象，不

宜用香味浓烈的香水。

1.4.2办公室员工必须注意日常办公礼仪，养成文明办公的职业习惯。

具体要求如下：

1.4.

2.1公司内以职务称呼上司；同事间以职务、名字等相称。

1.4.

2.2办公室员工在工作时应保持优雅的坐姿和站姿，不得乱坐乱

靠，注意个人风度。

1.4.

2.3进入领导房间请示汇报工作，须先敲门，听到应答后再进

入并随手关门。

1.4.

2.4接听电话要迅速、正确，要求在第三声铃响前取下话筒，回

话时要首先问候，通报公司名称，并认真做重要事项记录；

结束时礼貌道别，待对方切断电话后再放电话。

1.4.

2.5工作时间内，不得打私人电话，不得在电话里聊天。上班时，

在通道、走廊、电梯走动，要放轻脚步，不要行色匆忙；不

能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨。

1.4.

2.6在通道、走廊、电梯里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。

1.4.

2.7在外与公司同仁相遇应点头行礼表示致意。

1.4.3办公室员工在办公室接待来访客户（客人），应按下述要求做好接

待工作：

1.4.3.1对约定的接待，事先做好各项准备。

1.4.3.2有客户（客人）来访，马上站起来接待，引坐、让坐，倒水

或砌茶。

1.4.3.3接待客户（客人）时应主动、热情、大方、微笑服务，要首

先表示欢迎。

1.4.3.4对需要向领导和同事介绍、引荐的客户（客人），在接待后

要及时介绍、引荐。

1.4.3.5客户（客人）离去，要热情相送，表示感谢，欢迎再次惠顾。

一、目的

1.1本制度规定了印章和介绍信保管及管理内容要求。

二、适用范围

2.1本制度适用于本公司所有部门和全体员工。

三、内容

3.1印章的种类：

3.1.1印鉴：指公司向政府主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公

司印章。

3.1.2 职衔章：刻有公司负责人职衔的印章。

3.1.3 部门章：刻有公司部门名称的印章。

3.1.4职衔签字章：指刻有公司负责人职衔及签名的印章。

3.2印章和介绍信的保管

3.2.1 公司印章和介绍信由行政部保管，通常情况下，总经理不可直接保

管公章。

3.2.2合同专用章由总经理保管；合同专用章仅用于产品销售的业务合同，

公司的其他重要合同必须使用公章。

3.2.3 财务专用章及公司负责人名章等预留银行印鉴由公司财务负责人

和总经理分别保管，与银行支票分开管理，支票及其他有价证券由

出纳保管。

3.2.4 各职能部门的部门章由部门负责人指定专人保管。

3.2.5 印鉴为公司的贵重物品，各印章保管人须妥善保管好公司印章，不

得私自用章，并把好用印关。有遗失印鉴或用印违规失职者，公司

将视情节严重程度予以处分。

3.3用印、用信规定及手续：

3.3.1 任何部门或任何人要盖公章，必须填写《公章用印登记表》，并经

公司负责人同意后方可用印，并由总经办盖章。在公文上盖印是公

文合法的标志。因此，必须正确无误，认真对待。凡经领导签发

的公文，不得漏盖印章或模糊不清。盖章的位置放在公文年月日

的中间。

3.3.2 任何部门或任何人要盖合同专用章，必须填写《合同专用章用印登

记表》并经公司负责人审核同意后方可用印，并由总经理盖章。

3.3.3 财务专用章及法人章必须根据已经由公司各级领导审核批准的财

务凭证用印。

3.3.4 用部门章也须填写《××章用印登记表》，并经部门负责人或其指

定职务代理人签字同意后方可用印。

3.3.5 凡因公事须介绍信，均由公司负责人签字同意，由行政部登记后，

出具介绍信，并加盖公章。介绍信必须写明具体事由。

3.3.6 公司员工因个人私事要该公章，必须经公司负责人审核同意后，总

经办予以登记，再行盖章。

3.4拒绝用印：

3.4.1 禁止在空白纸上盖印。

3.4.2 非公事不能开具介绍信

3.4.3 禁止开具空白介绍信。

3.4.4 对事由含糊不清或模棱两可的不予办理。

3.5工作程序

3.5.1《印鉴管理流程图》

3.6相关记录表格

3.6.1《用印审批表》

3.6.2《公章用印登记表》

3.6.3《××章用印登记表》

3.6.4《合同专用章用印登记表》

一、目的

1.1电话和传真已经成为现代信息沟通的主要工具，本制度所指电话传真管

理是从接收到最后处理的全部环节的完整程序化管理。

二、适用范围

1.2本制度适用于本公司所有部门和全体员工。

三、内容

1.3电话、传真操作管理：

1.3.1 接听电话时，标准用语为：“您好，奥力泰格”。

1.3.2 接听电话要迅速、准确，用语简练、清晰、耐心。应在铃响2－3

声之间就拿起话筒。

1.3.3 接听电话时要做好记录准备，主要是六大要素：何人、何地、何

因、何事、何时、何果。

1.3.4 各部门必须有电话记录本，并定期归档，作为信息传递的重要基

础资料。

1.4传真的接收：

1.4.1 接收传真时注意几个要素：来电人姓名、单位、传真页数，重要程

度，送交时间，送交部门，送交何人。

1.4.2 传真不清晰时，必须及时要求重传，直至清晰为止，对于重要数字

要进行核定。

1.4.3 收到传真后要立即登记在《传真记录簿》，将相关要素记录清楚，

作好签收工作。

1.5电话与传真的传递与处理：

1.5.1接听电话、传真后应立即填写《传真、电话处理单》，将有关信息

及时反馈到相关部门或相关领导，具体要求是：

1.5.1.1 公司、部门负责人的重要电话、传真，必须在电话结束后分

钟内与有关人员取得联系并及时准确地传达电话内容。

1.5.1.2 当无法与相关人员取得联系时，必须根据事件急缓，在尽可

能短的时间内给来电者回复，并继续与相关人员联系。

1.5.1.3 重要传真件必须复印后立册归档。

1.5.1.4 任何有实质内容的传真与电话都必须记录在登记簿上。

1.5.1.5 重要传真、与电话必须按照传递、送审、处理、反馈的程序

进行。

1.6电脑及网络管理：

1.6.1电脑设备作为我们工作必不可少的重要工具，计算机网是指利用网

络设备、通信介质和适宜的组网技术与协议，以及各类系统管理

软件和应用软件，将公司计算机和各种终端设备有机地集成在一

起，用于培训、公司管理、信息资源共享等方面工作的计算机局域

网络系统。各部门、各地区分部必须按本规定落实电脑及网络管理

实施细则，并严格执行。

1.6.2 公司所有计算机由办公室负责。未经办公室许可，任何人不得更换、

损毁；不得改变其物理的位置、性能；不得改变其连接关系、运行

状态、系统配置。

1.6.3 办公室负责电脑及外设、备件的计划、采购，同一单位使用的电脑

尽量购买同一个品牌，以便于维护和硬件资源共享。各部门如确需

配置电脑，需向公司负责人提出申请。

1.6.4 各部门应该及时在局域网提供本部门制定的规章制度、公司使用各

类表格等（已经各部门确认的）必须设定共享。

1.6.5 办公室要切实加强对员工上网的管理和引导。为避免网上不良信息

对计算机侵袭和影响，使用者必须一星期至少进行3次电脑杀毒措

施；为优化电脑内存，每月进行一次内存空间整理。

1.6.6 电脑如在操作过程中发现异常情况，须立即报本部门负责人，仍

不能解决，由办公室作相应处理。

1.6.7 公司网所有使用者应在其上网过程中应该遵守网络礼仪和道德规

范，不得从事危害公司利益、影响公司形象、窃取或泄露他人秘密

以及其他不良行为。

1.6.8 违反本办法及人为造成网络故障、系统异常使公司遭受经济损失

的，其责任由本人自负外，公司给予相应处罚。

1.7信息管理

1.7.1本着一人负责的原则，每台电脑必须确定一人负责。用户对系统和

办公室所分配的电脑在在职期内享有专用权，为了防止数据被盗、

丢失、系统错乱等现象，须进行必要的密码设置。任何人未经许可，

不得使用。

1.7.2者必须经过专业培训，未经培训者不得单独上机。

1.7.3时不准吸烟或进行其他与操作电脑无关的事情。

1.7.4软件必须经过电脑管理部门的同意方可进行。

1.7.5信息资料的复制必须经过本部主管领导的同意方可进行。

1.8工作程序

1.8.1《通讯管理程序》

1.9相关记录表格

1.9.1《电话记录簿》

1.9.2《传真记录簿》

1.9.3《传真、电话处理单》

1.9.4《传真样本》

一、目的

1.1为了规范本公司公文处理的标准和要求及文收、分、传、办以及行文的基本内容、要求、程序特制定本规定。

二、适用范围

1.2本制度适用于本公司所有部门和全体员工。

三、内容

1.3文件种类：

1.3.1 请示：请上级指示和批准，用“请示”。

1.3.2 报告：向上级汇报工作，反映情况，用“报告”。

1.3.3 批复：答复请示事项，用“批复”。

1.3.4 通知：传达上级指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下

级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。

1.3.5 通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属单位

知道的事项，用“通报”。

1.3.6 决定：对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”。

1.3.7 函：平行或不相隶属单位之间互相商洽工作，向有关主管部门询问

和答复问题，用“函”。

1.3.8 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守

执行的，用“会议纪要”。

1.3.9 简报：上下左右之间反映工作情况，交流工作经验，主要限于内部

使用的，用“简报”。

1.3.10 调查报告：为了解决实际问题，掌握客观规律，进行调查，获得

对事物本质和规律性认识，用“调查报告”。

1.4公司行政文件分为三类：

1.4.1 A类文件：制度、规定、规范、补充规定、规章制度的解释说明等；